淺談現代企業(yè)秘書工作

蔡建玫

不論何種企業(yè)、何種行業(yè)都有相通之處，如都有領導機關和管理部門，而領導機關和管理部門都要按照高效的原則，力爭又好又快的開展方方面面的工作。其中企業(yè)領導機關的秘書工作就是很重要的一個方面工作，所謂秘書工作就是直接為機關或部門負責人提供綜合服務的輔助性管理活動。新時期，新的形勢要求企業(yè)經營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化、客觀上對秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作，就必須與時俱進，緊跟時代步伐，緊緊圍繞“一個中心三服務”，樹立“十種意識”，提高“四種素質”，不斷完善自己，掌握科學的方法，付出艱辛的勞動，做好領導的參謀和助手，高效率、快節(jié)奏地圓滿完成領導交辦的各項任務。

一、以領導活動為中心，做好三個服務

企業(yè)秘書工作者統(tǒng)稱企業(yè)秘書，按業(yè)務分工，又有行政秘書、文字秘書之分。秘書工作是掌管文書并協(xié)助機關領導或部門負責人處理重點和日常工作的人員，是為滿足領導活動的需要而產生和開展的。領導活動為主，秘書工作為輔，就決定了企業(yè)秘書工作始終要以領導活動為中心，否則，不是越位就是不到位。秘書工作要始終堅持“三服務”的宗旨，即為領導機關服務，為各部門服務，為基層服務。

秘書工作具有收錄整理、錄入打印、信息傳遞、會務服務、事務管理等多種服務手段，要做到上情下達，下情上報，督促檢查作用。現代科技的發(fā)展要求秘書工作不斷開拓創(chuàng)新，為其工作開辟更為廣闊的服務領地。因此，企業(yè)秘書就應該依據企業(yè)各個時期的工作性質和領導的重點活動安排自己的工作和生活，對領導的指示、交辦事項做到不打折扣，及時認真的執(zhí)行照辦；對領導安排的工作一旦接受，即應排除一切干擾，全身心的投入，高質量的完成任務，力求達到領導或主管部門和基層的滿意。

二、企業(yè)秘書必須具備并不斷提高“四種素質”

1.過硬的政治素質

秘書工作是一項政治性、政策性都很強的工作。秘書工作的性質、作用決定了秘書人員必須具備較高的政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學、正確的方法處理日常事務，在工作中不犯原則性、政策性的錯誤。因此，秘書人員必須認真學習馬列主義毛澤東思想、鄧小平理論和黨的“三個代表”的重要思想，學習科學發(fā)展觀，學習黨和國家的路線方針政策，注意觀察國際風云，不斷注意接受新信息，更新觀念，學會用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去分析問題，透過現象看本質，更好的發(fā)揮參謀助手作用。

2.扎實的文字素養(yǎng)

扎實的文字功底是秘書人員的必備素質。有一定文字功底是對秘書人員的基本要求，撰寫材料、起草文件和領導講話報告稿是秘書的基本職責。寫作本不是一件易事，寫好就更不容易了。一篇脈絡清晰，用語準確簡練的文稿，讓人看后一目了然，印象深刻，但是沒有一定的功底不能一蹴而就。公文作為一種特殊的文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，不像寫詩歌、散文那樣隨心所欲自由創(chuàng)作。寫作的功夫需要長期的工作實踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能，關鍵是要做到“三心”：一是留心。要務是勤、鉆、精，注意各種結構和格式的范文著作，要細讀、細品、細鉆、細研，取人之長，為我所用。二是潛心。秘書人員要有長期寫材料的準備和習慣，自加寫作壓力，隨時接受寫作材料的任務，有備不怠。三是用心。書寫材料要專心致志，一絲不茍，精心寫作。這樣才能練就扎實的文字功底，撰寫材料才能得心應手，一揮而就。

3.高超的技術素質

隨著現代化辦公機具的普及，企業(yè)秘書不能滿足于傳統(tǒng)陳舊的工作方式和習慣，試想一個現代企業(yè)秘書不精通電腦，不能熟練復印、傳真、接發(fā)電子郵件、查閱網上信息，那他是無論如何也干不好本職工作的。現代企業(yè)秘書必須主動去適應、掌握現代辦公技術，提高實際應用水平，做一名政治思想好，作風優(yōu)良，技術過硬高超的新時代企業(yè)秘書工作者。

4.高尚的從業(yè)道德素質

強化企業(yè)員工的道德素質，特別是企業(yè)高管身邊的秘書工作者的職業(yè)道德素質是企業(yè)的一個重要職責。培養(yǎng)企業(yè)秘書工作者具備高尚的從業(yè)道德素質，要使之樹立遵紀守法、依法秉公辦事的法律意識；樹立為領導、為群眾、為社會良好的服務意識；樹立為自己為企業(yè)爭得良好形象的社會意識；樹立準確定位、不越位、不錯位的自我約束意識。這四種意識的樹立，直觀的反射出企業(yè)秘書工作者的綜合素質涵養(yǎng)，這也是做一名合格的優(yōu)秀的企業(yè)秘書的必備條件之一。

三、具有精干的辦事能力

1.理解領悟和分析駕馭能力

日常工作中秘書一方面要接受領導的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預期目標，就必須準確、快速的領會領導交辦的意圖，同時也要準確無誤的聽懂，并弄清辦事對象的想法。面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務迅速歸納梳理出頭緒，分輕重緩急，駕輕就熟的把事情分別辦理的清楚順當，有條不紊。

2.應變能力和交際能力

企業(yè)秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預案和想象往往會出項情況大不相同，甚至把預案方案完全打亂。需要秘書臨陣沉著鎮(zhèn)定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置達到預期的目的。同時企業(yè)秘書要要處理好上下左右各方面的人際關系，善于交際，使人容易接近，容易被信賴。上傳下達、接待來客、洽談工作，要做到口齒伶俐清晰，達意準確，語言繁簡得當、態(tài)度誠懇，語氣禮貌溫和。還要注意說話的藝術、感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等。通過說話把事情辦得干凈利索。

隨著經濟社會各個方面的改革深化和強化，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務給新時代的企業(yè)秘書工作提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，增強責任感和使命感，樹立強烈的敬業(yè)精神，從我做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質，完善自我，做一名合格的企業(yè)秘書，把企業(yè)秘書工作做得更好，更好的為企業(yè)的改革發(fā)展不斷做出貢獻。