對科研單位如何搞好檔案數(shù)字化建設(shè)的分析

馮美禎

[摘要]隨著信息數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，科研單位在各個項(xiàng)目上有了更多突破，但科研單位檔案管理建設(shè)卻相對滯后。在領(lǐng)導(dǎo)重視程度和經(jīng)費(fèi)限制的背景下，檔案數(shù)字化體系建設(shè)發(fā)展速度有待提高。基于此，科研單位要利用信息數(shù)字技術(shù)發(fā)展數(shù)字化檔案，本文從科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性入手，分析了科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的方法和建設(shè)水平提升措施。

[關(guān)鍵詞]科研單位;檔案數(shù)字化;重要性;方法;提升途徑

一、科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案管理在任何單位都具有十分重要的作用，對科研單位來說，尤其重要。科研單位在科研項(xiàng)目研究過程中會產(chǎn)生相當(dāng)多的資料檔案，這些資料在日后研究工作中還會被反復(fù)借閱使用。單純依靠人工對檔案進(jìn)行歸檔整理，在日后再次查詢或者增添資料時，會相當(dāng)費(fèi)時費(fèi)力。計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，推進(jìn)了檔案的數(shù)字化管理，解放了勞動力，提升了管理效率。相較于傳統(tǒng)純粹依靠人工管理檔案的方式，檔案數(shù)字化建設(shè)具有很大的優(yōu)勢性：一是，檔案數(shù)字化建設(shè)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，既延長了檔案的保存時間，方便了借閱，又避免了因一些不可抗的自然因素及人為因素造成的檔案損毀、丟失。二是，依靠計算機(jī)快速的搜索查詢技術(shù)，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠節(jié)約大量勞動力節(jié)勞動時間，降低檔案管理成本。三是，檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)了對檔案借閱程序的管理控制，從而有效保證了檔案的保密性。

二、科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的方法

檔案數(shù)字化建設(shè)主要工作流程包括：調(diào)取檔案——檔案目錄審核——拆卷——紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換——對轉(zhuǎn)換后的檔案進(jìn)行適當(dāng)處理——將數(shù)字檔案存入數(shù)據(jù)庫（或刻錄成光盤存儲）——檔案的整理歸還。

科研單位的檔案相對一般單位來說，包含的種類更為復(fù)雜，一些檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。為做好科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)，首先應(yīng)對已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)整統(tǒng)計，了解已有檔案的具體情況后，才能夠根據(jù)實(shí)際情況制定合理的方案，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的更好開展。其次，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案前，要先對紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的登記，對每個檔案進(jìn)行編碼，并根據(jù)編碼的順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換過程中，要注意拆一卷轉(zhuǎn)一卷，防止因同時打開多套檔案，造成檔案混亂或丟失。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換可以采用掃描、拍照、數(shù)據(jù)錄入等多種方式完成，具體操作時應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇最佳的方式。因紙質(zhì)檔案本身質(zhì)量及數(shù)字化錄入技術(shù)限制，一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案會存在缺損或者顯示不清楚等種種問題，應(yīng)當(dāng)注意檢查，針對這些問題，可以選用圖像處理工具進(jìn)行適當(dāng)處理，保證數(shù)字檔案的完整清晰。完成轉(zhuǎn)換的數(shù)字檔案應(yīng)當(dāng)及時歸入檔案數(shù)據(jù)庫中，或者刻錄成光盤存入光盤數(shù)據(jù)庫中。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換完成后，還應(yīng)及時對調(diào)出的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理歸檔。

三、科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)水平提升措施

1.建立數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理有很大的不同，不能生搬硬套，必須建立起符合數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。除基本的檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)外，數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)也具有十分重大的意義。數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)內(nèi)容主要包括對數(shù)字化檔案收集、歸檔、查詢、借閱流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理;對檔案生成時間、歸檔時間、主要內(nèi)容的登記管理。例如檔案名稱的變化：當(dāng)前投入使用的“南水北調(diào)工程”之前稱為“引漢灌渠工程”，這樣的檔案就要對數(shù)字化檔案建設(shè)中進(jìn)行統(tǒng)一命名;對數(shù)字化檔案借閱權(quán)限的管理等。數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，可以保證人力、物力的有效投入，最大限度的推進(jìn)檔案管理工作的有序開展，減少許多不必要的工作程序，提高檔案管理的工作效率，為科研單位工作人員檔案查詢借閱提供更好的服務(wù)。

在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案或新建電子檔案時要格外重視檔案標(biāo)引的的編制，嚴(yán)格按照《分類法》和《主題詞表》及標(biāo)引深度。檔案的主題詞要統(tǒng)一，對檔案內(nèi)部主題、次主題等做出明確的指引，保證數(shù)字檔案建設(shè)中的科學(xué)合理性，降低檔案管理難度和查詢難度。

2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫相當(dāng)于紙質(zhì)檔案的檔案室，是支撐數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，只有做好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，才能保證檔案管理工作的順利開展。傳統(tǒng)科研檔案編號一般用全宗號---年度號---分類號---卷案號---件冊號，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中仍要以這樣的編號進(jìn)行。

科研單位要建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是，對新生產(chǎn)的數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行及時歸檔，歸檔時對新檔案的類型、生成時間、具體內(nèi)容等要做詳細(xì)登記，并生成可供管理查詢的序列號。二是，對已建成的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫要進(jìn)行定期的檢查維護(hù)，查漏補(bǔ)缺，對遺漏的或者受損的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時補(bǔ)充修復(fù)，此外，還應(yīng)注意防護(hù)電腦病毒及黑客攻擊，保證數(shù)據(jù)庫安全，防止檔案丟失或泄露。三是，對已歸入數(shù)據(jù)庫的檔案進(jìn)行分類整理，編排目錄，以方便查詢。四是，根據(jù)科研單位實(shí)際需求，對重點(diǎn)檔案進(jìn)行重點(diǎn)加工，將其系統(tǒng)化、專題化。

3.完善數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)

上文中筆者已經(jīng)指出，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的安全維護(hù)。現(xiàn)如今，雖然計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)現(xiàn)進(jìn)步，但檔案管理人員的不規(guī)范操作，以及病毒入侵、黑客攻擊等帶來的安全問題，仍然難以避免。為保證檔案的完整性與保密性，做好數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)十分必要。

數(shù)字化檔案安全體系的建設(shè)應(yīng)當(dāng)從兩方面入手，一方面，應(yīng)不斷加強(qiáng)完善防火墻、殺毒軟件等技術(shù)建設(shè)，保護(hù)數(shù)據(jù)庫免造病毒、黑客侵?jǐn)_。另一方面，應(yīng)在制度層面加強(qiáng)對檔案管理及借閱人員的管理，防止人為因素造成的檔案損毀或泄露。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)備投入與人員培訓(xùn)

必要的基礎(chǔ)設(shè)備投入是做好數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。而這里的基礎(chǔ)設(shè)備既包括硬件的投入，也包括軟件的投入。就硬件方面來說，主要是指良好的辦公場所及檔案存放設(shè)備。就軟件方面來說，主要存儲量強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫、性能良好的管理軟件及防火墻、殺毒軟件等。只有將軟硬件結(jié)合起來，才能保證數(shù)字化檔案的有效推行。除此之外，科研單位還應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，打造出一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高，適應(yīng)數(shù)字化檔案發(fā)展需求的高質(zhì)量人才隊(duì)伍，從而提高檔案管理效果，更好的服務(wù)于科研單位研究需求。

四、小結(jié)

計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得數(shù)字化檔案成為不可避免的趨勢。科研單位檔案數(shù)字化既節(jié)約了檔案管理成本又提升了檔案管理效率，具有很多優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化檔案的建設(shè)也遭受著來自方方面面的挑戰(zhàn)，面對這些挑戰(zhàn)，如何趨利避害，需要檔案管理人員不斷轉(zhuǎn)變思想、解放思路，結(jié)合現(xiàn)代高科技技術(shù)，積極尋找解決對策，促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展前進(jìn)，更好的服務(wù)于科研單位。

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