企業(yè)檔案信息化實(shí)踐體會(huì)

劉歡

大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景，科學(xué)技術(shù)手段的日新月異地發(fā)展，信息產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲(chǔ)的方式都已發(fā)生根本性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，這對(duì)整個(gè)社會(huì)體系已造成顛覆性的變革，這是一個(gè)信息化的時(shí)代。而檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，作為重要的基礎(chǔ)性工作，就更應(yīng)該貼合信息化時(shí)代的特征，必須以信息技術(shù)的利用為前提，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。正是因?yàn)闄n案信息化建設(shè)改革刻不容緩，國家陸續(xù)出臺(tái)了多項(xiàng)法律法規(guī)，從立法的角度出發(fā)，指導(dǎo)企業(yè)檔案信息化事業(yè)的規(guī)范、有序發(fā)展，并在不斷加大支持保障力度。在信息化的大潮里，我作為一名檔案從業(yè)者，有幸參與、并見證了我國檔案信息化進(jìn)程的不易與艱難，但我更堅(jiān)信，我們將直面挑戰(zhàn)，解決難題。

自本世紀(jì)初以來，我們加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的步伐從未停止過，并且已成為全國范圍內(nèi)所有檔案部門加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2002年11月，國家檔案局、中央檔案館發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出要“加快檔案資源數(shù)字化”。

2005年，國家檔案局、中央檔案館發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，強(qiáng)調(diào)“推進(jìn)各級(jí)基礎(chǔ)檔案信息資源庫建設(shè)”。

2005年9月，檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》出臺(tái)。

……

2014年，國家檔案局頒布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確提出“資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的根本。”數(shù)字檔案室應(yīng)以數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn)，一方面是傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字副本和數(shù)字資料備份、匯編，另一方面，及時(shí)將各門類新型電子檔案按照齊全完整、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行歸檔管理，當(dāng)然，這也對(duì)數(shù)字檔案室開展各門類電子檔案匯編規(guī)劃工作，指出需盡最大努力實(shí)現(xiàn)各階段工作成果的質(zhì)量嚴(yán)格達(dá)標(biāo)的要求。

最近，國家在作為檔案事業(yè)工作開展的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文件——《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中更加清晰地提出“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。”并鼓勵(lì)、提倡建立檔案室工作新格局，要求“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)黨委單位要大力支持檔案部門加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料符合要求;把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。”這些要求，強(qiáng)調(diào)了國家對(duì)檔案工作將以系統(tǒng)、宏觀的方式進(jìn)行把控，同時(shí)也具體明確了檔案工作所涉及的各級(jí)人員的職責(zé)。我作為一線檔案工作者，將認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《意見》指導(dǎo)精神，對(duì)這些新的工作職責(zé)將堅(jiān)定地落實(shí)在檔案信息化具體工作中。

從我國檔案數(shù)字化政策、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的發(fā)展進(jìn)程可以看出，資源建設(shè)在檔案信息化的核心地位無可動(dòng)搖，具有國家認(rèn)可、引導(dǎo)、支持保障的重要高度。我公司在進(jìn)行資源建設(shè)項(xiàng)目過程中，對(duì)數(shù)字化成果質(zhì)量的要求也十分嚴(yán)格，積極地制定和形成了較為完善的資源建設(shè)采集管理流程、制度、質(zhì)量保證體系和采集整理規(guī)范，為我司檔案信息化提供了系統(tǒng)的制度建設(shè)保障，也就為檔案事業(yè)工作的積極開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

現(xiàn)階段，分公司檔案系統(tǒng)按資源建設(shè)各項(xiàng)要求指標(biāo)，順利完成了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫與文檔庫的數(shù)據(jù)采集、屬性提取、結(jié)構(gòu)化和電子化數(shù)據(jù)入庫與上傳，更好地為公司的科研生產(chǎn)提供了高效、快捷、可靠的資源服務(wù)。我們?cè)趯?shí)踐工作中積極完善了勘探成果數(shù)據(jù)與資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館藏地質(zhì)資料的統(tǒng)一規(guī)范化管理。

勘探成果資料是公司最重要的資產(chǎn)之一，為了完成對(duì)勘探成果資料的統(tǒng)一管理，提高勘探成果資料的數(shù)字化程度和資料應(yīng)用能力，根據(jù)公司統(tǒng)一規(guī)劃部署，分公司勘探部和研究院組織了勘探成果資源建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施。作為一名檔案人員參與了整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過程，讓我對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)更多了一層。

具體來說，我們將目前檔案室館藏資料按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的指示，完成了資料收集、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、文檔電子化、成果資料入庫與上傳等工作，實(shí)現(xiàn)了館藏資料的數(shù)字化、規(guī)范化，逐一實(shí)現(xiàn)全面化。并完成清理資料時(shí)應(yīng)同步更新的電子化資料及時(shí)進(jìn)行上傳，遵從檔案信息化“安全保密”的根本原則，最大程度地覆蓋相關(guān)資源共享的范圍，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作能提供更加快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

而勘探成果資源建設(shè)工作的開展，不僅為逐步完善地質(zhì)資料的網(wǎng)絡(luò)管理、地質(zhì)資料制度建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也體現(xiàn)了我公司與時(shí)俱進(jìn)，不斷主動(dòng)優(yōu)化檔案服務(wù)水平，提升檔案利用效率的決心。

該項(xiàng)目先后分五期進(jìn)行實(shí)施，歷時(shí)近五年，構(gòu)建了管理和應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了勘探成果資料的統(tǒng)一管理，進(jìn)而促進(jìn)資料的應(yīng)用，提高檢索效率，為勘探增儲(chǔ)服務(wù)。勘探成果檔案資料在實(shí)踐應(yīng)用中，極大地方便研究項(xiàng)目資料的查詢，大大縮短了科研人員收集整理資料的時(shí)間。而以往，外委外協(xié)項(xiàng)目在收集資料后得自行復(fù)印歸檔，一般都得花費(fèi)2-3天時(shí)間復(fù)制準(zhǔn)備相關(guān)資料。現(xiàn)在查詢審批通過后，我們基本上半天就能完成資料的收集。另外，檔案信息化對(duì)檔案資料的保護(hù)起到了很好的作用。

我相信，對(duì)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程而言，這僅僅是一個(gè)開始。資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，由于管理對(duì)象發(fā)生了重大的變化，檔案管理手段也要做出相應(yīng)的調(diào)整，我們的工作理念也應(yīng)有轉(zhuǎn)折性的改變和突破，需要我們始終堅(jiān)持以創(chuàng)新式思維去積極應(yīng)對(duì)工作中的挑戰(zhàn)。