關于檔案開發和信息安全的分析

摘 要：檔案是一類包含重要信息的文件，尤其是人事檔案等，包含了許多重要的個人信息，如果發生泄漏，將會給個人甚至群體帶來不可預估的風險。但是，由于檔案包含了多種重要信息，具有深層開發的巨大潛力，也是信息時代對檔案管理轉型的基本要求，如何在檔案開發和信息安全之間取得平衡，確保檔案開發能夠符合信息安全要求，是需要進行深入研究的。本文對檔案開發和信息安全做了簡單介紹，深入分析了在信息安全下進行檔案開發的策略。

關鍵詞：檔案開發;信息安全;策略

檔案開發已經成為檔案管理的一項重要工作內容，如何充分挖掘利用檔案自身攜帶信息的價值，已經成為擺在相關人員面前的一個問題。在信息安全的基本要求下，通過科學合理的手段進行檔案開發已經成為檔案管理的新思路。

一、檔案開發和信息安全

（一）檔案開發

檔案開發就是通過科學合理的手段，對檔案信息進行充分利用，使其在其他方面發揮出應有的價值。比如，可以通過對全國高校的學籍檔案進行統計，用以研究普通高校生源分布特點、農村大學生變化趨勢，進而指導高校招生政策進行改進優化。此外，還可以將人事檔案和銀行系統進行對接，對每個人的財務狀況進行全面評估，在個人需要辦理銀行的各類金融業務時，銀行可以根據其基本檔案資料，提供科學合理的服務，避免給個人帶來較大的經濟壓力，比如購房貸款。這些只是檔案開發的一些較為基本的應用，可以使原本存放在檔案室的信息發揮其實際的功能。

檔案開發是檔案管理工作的新思路，其不再局限與傳統的管理模式，將檔案管理從“管”逐步轉向“用”。這不僅可以使檔案管理的工作變得靈活起來，更可以提升檔案管理的工作成效。

（二）信息安全

目前，信息時代已經到來，信息的價值已經體現得淋漓盡致。與此同時，信息安全的問題也逐漸凸顯，已經得到各行各業的高度重視。

信息安全主要是指信息的真實性、完整性、保密性、未授權拷貝以及寄生系統安全性。信息安全的覆蓋范圍很廣，上至國家機密，下至個人吃喝拉撒，都屬于信息安全的范疇。同時，信息安全具有針對性，即指信息對于某一具體對象來說才存在安全隱患，對其他對象而言是不存在安全隱患的。比如網絡中的一些不適宜青少年的信息，其對于青少年群體而言，就是不安全的信息，對于成人而言，就不存在這一問題。

二、信息安全下的檔案開發

（一）強化檔案質量

檔案之中記錄了人類社會的各種信息，也綜合反映了社會個人的成長、發展歷程，比如學習經歷、工作經歷等。想要對檔案信息進行開發利用，需要做好三個方面的基本工作。

第一，加強檔案信息的采集、整合和處理工作。采集、整合和處理是檔案信息開發的基本前提。檔案信息采集應該盡可能地通過檔案本人親自進行，確保每一項信息真實可靠，而且唯一，確保各類檔案信息資料的一致性，比如姓名、學習經歷等。檔案信息整合主要是指對同一個人的各類檔案信息進行整合，補充缺失的地方，確保檔案信息完整，能夠從各個角度對檔案本人進行分析。檔案處理主要指對檔案中重復、多余的信息進行刪除，優化檔案信息的排列順序，突出關鍵信息的顯示位置。

第二，科學編制檔案信息檢索。檔案信息檢索就是查找需要檔案資料的關鍵手段。通常情況下，檔案的數量是十分龐大的，想要快速精準的定位一份檔案，就需要使用特別的代碼標識這份檔案，然后通過該標識快速準確的查找到該檔案。該標識就是檔案信息檢索編制的實際體現。通常情況下，檔案信息檢索編制可以通過時間代碼和關鍵詞兩種方式來進行。時間代碼就是使用檔案入庫的時間作為檔案標識，用以查找具體時間節點的檔案。但是這種方法存在一定的缺陷，就是同時入庫的檔案不止一份，或者相關人員不知道檔案入庫時間，就會給查找帶來一定困難。所以目前最常用的還是關鍵詞檢索，即通過一些關鍵詞語快速定位某份檔案，比如人名、地區、年齡、性別等，通過這些關鍵詞就可以快速綜合定位一份檔案。

第三，強化檔案信息編制研究。檔案信息編制研究就是通過一個具體的題目，將與該題目相符合的檔案進行整合和分析，以便可以生成新的文獻，用于指導相關工作。檔案信息編制研究，首先需要選擇合適的方向，即對社會發展進步具有積極影響的方向進行檔案信息編制研究，不可出于私利進行檔案信息編制。其次要通過科學合理的手段進行檔案信息編制研究，充分挖掘信息價值進行深度處理，使其發揮出最大效用。

（二）加強信息安全

在檔案開發的過程中，加強信息安全是不可缺少的關鍵環節。加強信息安全主要可以從以下幾個方面進行。

第一，提升檔案開發人員的基本素質。檔案開發人員是檔案信息的直接接觸者，只有提升檔案開發人員的基本素質，才能在工作中表現出高度的信息安全意識。一個方面是要加強檔案開發人員的職業素養，使其在檔案開發工作中能夠按照相關要求進行工作，不會出現違背職業道德的行為。另一個方面是要加強檔案開發人員的信息安全意識，使其在相關工作中，時刻不忘信息安全，每一項工作都在符合信息安全的基本要求下進行。

第二，加強檔案信息系統的管理。目前許多檔案都已經實現了電子化，因此，需要構建專業的安全防護體系來保證信息安全。這可以與信息安全廠商進行合作，對檔案信息系統的安全性進行評估，然后再進行針對性改進，全面提升檔案信息安全。

第三，加強檔案開發過程中的信息安全。在檔案開發過程中，不可避免的要與非檔案管理人員進行合作，在合作過程中檔案信息可能存在泄露風險。因此，就需要加強這一過程中的檔案信息管理。一是在合作過程中要制定詳細的保密協議，二是對檔案開發的合作對象進行嚴格甄選，確保檔案開發過程的信息安全。

三、結束語

檔案開發是檔案管理工作的新思路，也是檔案管理的未來發展方向。在檔案開發過程中，需要加強信息安全，在檔案開發的每一個環節落實信息安全措施，檔案開發既不會出現信息安全問題，又可以實現檔案信息價值最大化。

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作者簡介：許麗英（1963–），女，漢族，福建泉州，研究方向：檔案管理。