論國企檔案管理工作中存在的問題及解決思路

摘 要：長期以來，檔案管理工作在國有企業中往往被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發展而進步，不僅不能為企業提供服務，有時甚至會成為企業發展的短板。因此，深入分析國有企業檔案管理中存在的問題并加強對國有企業檔案的管理具有重大的現實意義。

關鍵詞：國有企業;檔案管理;解決思路

檔案管理工作在國有企業中容易被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發展而進步，不僅不能為企業提供服務，有時甚至會成為企業發展的短板。特別是隨著計算機技術和網絡技術的普及和運用，在給檔案事業的發展帶來質的飛躍的同時，也帶來了新的挑戰。如何適應形勢，創新理念，推動檔案工作邁上新的臺階，是每一個檔案工作者面臨的問題。

在新形勢下，尤其是在這個“數據爆炸”的年代，要做好并發揮好檔案管理工作的作用和價值，需要檔案管理人員不斷的提高檔案管理服務意識，創新檔案管理方法，實現我國企業檔案管理的信息化和現代化管理，才能提高國企檔案的管理水平，促進國企檔案管理工作的發展。應用現代化的管理手段和服務方式，可以適應新的社會經濟環境中對國企檔案管理的要求，實現國企檔案管理的現代化發展。

一、國企檔案管理工作中存在的問題

結合筆者多年的工作經歷，認為目前國企檔案管理工作中主要存在如下幾個問題：

（一）企業內部結構的變化，阻礙了企業檔案管理的發展

隨著現代企業制度的建立，企業內部管理結構和管理方式發生了根本性的變化，絕大多數的檔案部門已經不再獨立存在。另外。企業內部各成員自身情況不同，檔案管理環境不同，導致各成員企業的檔案管理各自為政。產權變動使企業檔案管理陷入真空狀態。但是我國國有企業還沒有完全的產權，國有企業間的重組其實都沒有產生產權變動。隨著企業的改制，很多企業的檔案管理機構被撤銷或者被降格，導致檔案工作無人管理的局面形成。

（二）企業沒有健全的檔案管理體系

目前有很多國有企業將檔案管理機構進行合并，導致檔案管理職能被弱化，給檔案管理工作增加了難度。檔案管理人員專業知識不高、責任心不強，也沒有采取特殊的安全保護。因此檔案管理工作極不規范，具有很強的隨意性。檔案管理規章制度執行力差。造成這些現象的主要原因有：沒有將檔案工作納入業務部門職責范圍內;在日常活動中形成的大量檔案都是分散保存，從而使管理成本大大增加。

（三）檔案管理的手段不夠先進，信息化水平低

檔案管理手段的發展遠遠落后于新形勢的發展需要。造成一些企業利用檔案管理薄弱，進行一些違規經營，如披露假信息，存在抽單、埋單、原始資料不全、非正常交易、涂改等現象。

隨著計算機和網絡技術的引入，國有企業檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而不少國有企業檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴重影響了國有企業檔案查找利用的效率，大大的降低了檔案利用價值。

（四）國企內部的檔案管理的規章制度尚不完善

國企內部對檔案管理的規章制度還完善，企業內部沒有把工作直接放入到業務部門的職責范圍之內，而且在企業的日常業務活動中已經形成了檔案分散保存的形式，這就使得企業對員工檔案的管理費用大大提高。

此外，由于國有企業人員歸檔意識差，經常忽略檔案資料的收集和整理，缺乏檔案意識，導致材料的缺失，嚴重影響了企業檔案的完整性、系統性和準確性。

對于企業檔案管理來講，規范企業經營行為的有效手段就是維護檔案的嚴肅性。從根本上防范化解企業的經營風險的前提就是應該增強企業內部控制的能力而且對企業來說企業的風險防范的第一道防線就是內部控制。企業內控水平的好壞不僅能體現在企業檔案管理的好壞，也可以提高企業的管理水平。加強檔案管理，促進企業建立風險管理的“事前防范、事中控制、事后監督”的機制。

二、解決思路

基于以上分析，筆者認為可以從以下幾方面來提高檔案管理的工作水平。

（一）提高檔案管理意識

檔案管理人員必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規范管理工作，引起領導的關注，贏得社會各界的大力支持和監督，為檔案工作的順利推進創造良好的氛閘。

（二）開發和完善企業檔案信息資源

檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充并積極為咨詢、論證工作提供可靠依據。國企的檔案人員要確定檔案工作為企業發展服務的內容與方法，提高對信息資源的認識，同時企業高層領導要從戰略高度重視信息資源之開發、運用，加強信息資源管理，提高企業綜合競爭力。國企的檔案部門要對企業檔案進行整理編研工作，開拓“以檔養檔，有償服務”的新路子，要注重培養、任用具有經營頭腦和創新思維，有超強專業技術能力、良好信息素養和應變能力的復合型高級檔案管理人才。

（三）控制檔案流失

組建檔案資產評估機構，不僅要把檔案資產作為企業有形資產和無形資產價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產自身價值的評估，從而使企業和國家的權益不受影響，杜絕國有資產的流失。

（四）行政主管部門應加大監控力度

行政主管部門加大對檔案管理的監控主要從以下幾個方面進行：行政主管部門在對檔案管理進行監控時，要明確監管范圍，擺正檔案監管工作的位置;建立完善的監控制度，提高檔案管理效率;行政主管部門對檔案管理進行監控要隨著社會的發展而進行調整。

（五）實施“一體化管理”

現代化管理手段和服務方式的應用，需要企業在檔案管理過程中，樹立一體化意識。實現企業文檔一體化的實質，主要是融合現代的文秘制度和企業的檔案管理工作，加強對企業的文檔管理控制，保證企業檔案管理工作流程的科學化和合理化。企業檔案是企業在社會經濟發展過程中的一種歷史記錄，在企業的發展中占有重要的位置，發揮了重要的作用。實現企業檔案管理的文檔一體化，需要企業的檔案管理工作人員保持較強的檔案意識，在文檔流轉的過程中及時的做好不同文本的保存和上繳工作。

三、結語

如今的時代數據爆炸，如何把國有企業的檔案作為一種“數據”資源保管并利用好，并充分挖掘其潛在價值，優化生產和服務，發掘新的利潤增長點，具有非常重要的意義。

作者簡介：蔡舒也，國網上海長興供電公司，綜合專職。