新建本科院校系級教學檔案管理模式初探

王娟

【摘 要】 本文以陜西學前師范學院為例，分析了新建本科院校系級教學檔案管理的作用和存在的問題，提出了改進措施：加強宣傳，增強檔案管理意識;分級管理，落實責任;分類管理，查找方便;提高效率，實現信息化管理 。

【關鍵詞】 陜西學前師范學院;系級教學;檔案管理;問題;措施

陜西學前師范學院于2012年3月經改制后，由原先的成人本科院校升格為普通本科師范類院校。為了提升學院的教學管理水平，學校對教學檔案的管理在原先的基礎上也提出了更為嚴格的要求。教學檔案管理體制是否健全，直接影響到上級部門對學校評估的結果，而評估主要取決于教學檔案管理水平的高低。在評估過程中，主要是查閱系級教學檔案中的一些原始材料，它可以反映出系級教學工作的整體情況，衡量教學單位的教學質量和管理水平，衡量高校教學質量和學校的整體運轉情況，這也是當前新建本科院校急需做好的重要工作。

一、系級教學檔案在教學管理中的作用

教學檔案是學校廣大教職工在教學實踐和研究過程中形成和積累的有價值的一些原始材料，包括教師的個人檔案材料、教學檔案材料、專業建設材料、學生成績材料等等。它們能夠真實反映系級教學工作的基本情況，是評估系級教學管理水平和教學質量的重要依據，是學校教學工作的總結和縮影。

1、系級教學檔案為學校評估提供了大量的原始材料

如教師的教學成果、備課提要、教師的聽課記錄、教學進度等常規教學資料以及學生的成績、實習計劃、實習總結、分組名單等材料都為學校的評估奠定了一定基礎。

2、反映了學校系級的教學管理水平和教學質量

教學檔案是系上積累的一些有價值的原始材料，系上通過將這些材料進行分類、整理、歸檔，既方便廣大教職工的查閱，也對系上教學經驗的總結和教學改革起到了一定的參考作用，是衡量系上教學質量的重要指標。

3、為專家審閱提供了參考依據

在評估時，專家除了自己看到和領導匯報的情況之外，則主要是通過審閱各種檔案材料，而系上作為最基層的教學單位，專家則重點通過對教學檔案的查閱、分析、并給予一定的評價，這充分體現教學檔案管理的重要性。

二、系級教學檔案管理中存在的問題

1、檔案管理意識薄弱

新建本科院校，由于處于改制后的轉型階段，隨著學校招生規模的不斷擴大，學生人數的不斷增加，作為學校層面，只注重在師資隊伍的引進和科研水平的提高方面加大人力、物力的投資，但在教學檔案的規范化建設方面卻投入不足。就本校的實際情況來看，系級教學檔案管理人員基本上是由各系的教學秘書兼任，僅能應付一些常規性的教學資料的搜集、整理和歸檔工作，而系級教學檔案作為系上保存的具有一定實用價值的信息資源，為學院的專業建設發展和系上教學工作的順利開展提供了一定的參考依據。作為系級領導，在宏觀層面，只注重教學工作的順利開展，而忽視了微觀層面的教學檔案管理工作。作為系上的任課教師，他們認為只要備好課、上好課、搞好科研就是自己的本職工作，而對于自己一些教學檔案材料的保存與歸檔與否，認為似乎跟自己沒有直接的關系。在某些特殊情況下，為了應付學校或系上的檢查，只是臨時補充用來應付，整理出的東西既不真實也不具體。

2、教學檔案材料不規范

由于系級教學檔案涉及范圍廣，工作任務重，加之部分人員的檔案意識薄弱，因此在收集和整理方面就有很大的隨意性和任意性，如每學期的期中教學檢查，教務處及系上要求每位教師將自己的聽課記錄、作業批改、輔導答疑、教學進度等常規教學資料上交以備教務處檢查之后進行存檔，但每次僅有部分人上交，交上來的有的也是疲于應付，有的是打印出來的，有的是手寫的，沒有統一的標準和規范，這就為后期的檔案管理、存檔和查閱帶來不便。

3、教學檔案材料不齊全

對于處于改制后轉型階段的新建本科院校，可能由于某些制度還不太健全，對教學檔案管理的重要性還沒有一個清楚的認識，從而導致部分教學檔案材料不齊全。如每學期教務處和督評辦檢查的一些常規的教學資料，作為教師，完全可以利用平時上課之外抽取小部分時間將自己需要準備的一些材料提前準備好，以備檢查之后系上統一存檔，但是仍有部分人沒有及時將自己的材料上交歸檔，在迎接教育評估時，系上沒有相關材料，只能花費一定的人力、物力進行補充，既給自己的日常教學工作帶來一定的影響，也有悖于檔案材料的真實性。

4、教學檔案管理效率落后

作為新建本科院校，學校也引進了較為先進的教務網絡管理系統，可以對學生的學習成績、教學計劃、教學資源、課程安排等方面進行網絡化的管理。但在實際的應用中，有些管理系統卻沒有發揮其應有的功能和作用。作為轉制后的二本院校，學校整體規模也已上萬人，轉制之前排課都為人工手排，班少、學生少，操作起來也比較方便。轉制后，學校規模大，學生人數多，班級多，工作任務重，雖然有了排課系統，但是學校卻不提倡使用，認為系統排課缺乏人性化，不考慮人為因素，有時可能不會集中排課，因此，仍舊沿用以前的傳統模式，花費大量的人力、物力、時間，先人工手排，再輸入系統，這在一定程度上既不能合理利用教室資源，也不利于排課過程中的客觀、公平、公正。

5、教學檔案管理體制不健全

教學檔案的管理工作應該是一項專業性和技術性比較強的工作，應當有一定的規章制度來進行規范和約束。結合我系目前的實際情況，哪些材料該統一歸檔，哪些該統一上交，在歸檔過程中有什么樣的要求，基本上沒有統一的管理標準和規范化的要求，這在一定程度上將造成一部分教學檔案材料的缺失與重復保存。

三、新建本科院校加強系級教學檔案管理的措施

1、加強宣傳，增強檔案管理意識

教學檔案是系級檔案的重要組成部分，為系上的教學實踐和教學研究提供了重要的參考，也是迎接上級部門教育評估的重要參考依據。因此，作為系上領導，應高度重視并積極支持教學檔案的管理工作，制定相應的教學檔案管理制度和實施細則，使廣大教職工充分認識到教學檔案管理工作的重要性。從平時一些教學文件資料的積累做起，及時收集完善各種教學檔案材料，盡量做到保存完整，杜絕日后臨時補充，疲于應付的現象。

2、分級管理，落實責任

結合本院的實際情況，不管系上學生人數多少，每個系只配備一名教學秘書，工作內容雜，任務重，壓力大，除了處理好系上常規教學工作的運轉之外，還要兼任系上的教學檔案管理工作。在時間和精力有限的情況下，只能把表面工作做好，沒有更多的時間去做更細致化的管理。因此，各系可根據本系的實際情況，實行分級管理，教學秘書負責系上教學檔案材料的收集、整理與歸檔;教研室主任負責本教研室檔案資料的管理，如教研室活動計劃、教研室活動記錄等等;教師個人負責自己教學業務檔案的收集與管理，這樣層層把關，層層管理，既減少了原始檔案的遺失，也提高了廣大教職工的教學檔案管理意識。

3、分類管理，查找方便

為了使教學檔案更好的為廣大教職工服務，建議系級教學檔案根據學科建設和人才培養特點實行分類管理。如：師資隊伍建設，包括本系教師及外聘教師的一些基本情況;學科專業建設，包括學科建設規劃、人才培養方案、課程大綱等等;教學質量的評估與監控，包括系級教師的聽課記錄、學生評教、教學手冊與教學日志、教師的考勤等等;教學工作總結與制度，包括每年的工作計劃、工作總結、教學管理的各種規章制度;常規教學資料，包括課表，教材征訂、監考安排、補考安排、清考安排、學生成績等;教育實踐，包括教育實習和生產實習的實習計劃、實習總結、實習大綱、分組名單、指導教師;教學成果，包括教師的學歷證明、榮譽證書、科研成果的復印件以及教師個人的教案、提要、聽課記錄等材料。

4、提高效率，實現信息化管理

隨著電子信息技術的發展，教學檔案信息化管理日益成為高校教學檔案管理工作的主要方向。如成績管理、學籍管理、課程安排等都可以用計算機系統處理，既可以充分利用資源，又提高了工作效率。目前，一些新建本科院校在排課方面仍采用人工手排，工作效率低、人為因素多，不客觀，不公平、公正。為了適應新形勢的發展，提升教學檔案管理的服務功能，建議本科院校統一采取教務系統排課，既可以充分利用教室資源，也可以避免某些人為因素，做到公平、公正、客觀。

總之，教學檔案管理水平的高低，關系到新建本科院校教學質量和教學管理水平的提高，也是新建本科院校合格評估的重要依據，同時也在一定程度上有利于學校的教育改革和發展。

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【作者簡介】

王 娟（1985-）女，陜西渭南人，陜西學前師范學院中文系教師，主要從事語言學學及教學管理方面的研究.