淺析E6檔案系統的應用與體會

封川川 李菁

摘 要：檔案是一種信息資源，是企業生產、技術、科研和經營等活動的一種真實記錄。新形勢下，檔案管理面臨新的機遇和挑戰，只有與時俱進、創新發展，企業檔案管理才能走出一條新路子。本文從當前使用的E6檔案系統，提高檔案人員業務素質等方面進行了探討，只有提高企業檔案管理水平才能更好地服務于企業的改革發展。

關鍵詞：E6系統;檔案管理

檔案是公司成長發展的真實記錄，是公司寶貴的數據庫、資源庫、經驗庫和謀略庫，是公司資產的重要組成部分。檔案工作已是各單位生產、經營和管理的基礎工作。隨著計算機在各領域的普及與應用，檔案管理也就自然進入紙質與電子并存，傳統與現代共榮，手工與系統并行，習慣和標準兼容的轉型時期。

企業檔案工作的理念是以對檔案的信息和知識屬性的高度認識為基礎，把檔案信息資源確定為企業發展的戰略性核心信息資源。構建核心信息資源管理理念，是當前企業信息化建設的需要，也是檔案工作管理創新的必然。在信息化迅馳發展中，企業檔案工作必須與時俱進、強化檔案服務理念、改變思路，利用各種新技術，新手段，大力開發和利用企業檔案信息資源，發揮企業檔案信息化工作的積極作用，實現為企業發展提供信息服務的根本任務和宗旨，突顯企業檔案工作在企業發展中的作用。

為了實現檔案管理現代化、檔案信息數字化、檔案利用網絡化，集團公司建設統一的檔案信息管理平臺《中國石油檔案管理系統項目（簡稱E6）》系統，單位應當適應集團公司信息化建設和檔案事業發展的要求，維護檔案管理與安全，堅持資源整合和資源開發，為各項工作提供有效服務，使檔案信息化建設與本單位信息化建設同步規劃、同步發展

一、E6檔案系統

E6系統具有功能強大、操作簡單、利用方便等特點。檔案員根據實際情況，可選擇不同的錄入方式。比如需要實時少量錄入的可用“在線手工錄入”;在無網環境單井資料、或大批量數據會計類、歷史數據遷移的均可選用“離線客戶端”，更好的提高工作效率。E6系統在檔案管理信息化工作中雖然取得了很大的成績，但還有一些問題有待進一步完善。

（一）檔案系統與辦公系統的無縫鏈接

目前，公司均采用辦公自動化系統，從運行至今共辦結收、發文等電子文件幾萬余件.且每年以約萬余件的速度遞增。辦結的電子文件都暫存于辦公自動化平臺的資料庫中。歷史文件數據和日常使用頻率快速增長.使得系統負載過重，底層平臺的資源空間占用過多，且文件歸檔時得先從辦公系統下載、整理，又上傳至檔案系統，工作量繁重，因此，盡快開發與公司辦公自動化系統相適應、相匹配，相銜接的檔案文件模塊已勢在必行。此模塊：一要可直接從辦公系統將辦結文件傳送至檔案系統，具備了良好的兼容性和完善的數據接口，提供多種數據轉換工具和靈活的接口方式，可滿足全局工作發展和辦公自動化系統更新、升級的需要。二要性能穩定、人性化設計、操作簡單快捷。

（二）電子文件的歸檔

新型文件材料的歸檔勢在必行，特別是產生的大量電子文件。利用：不是直觀可見的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀;且此資源是可共享的，不再受時間和距離的影響而異地傳遞。存儲：刻錄于光盤上的電子文件的保存，對保存場地的面積要求不高，但對環境的溫、濕度、防磁性等條件要求高。通過技術處理，將需歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，成為只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性;加強電子文檔不可復制技術研究，使電子文檔具有與紙質檔案相同的檔案唯一性特點，使其與紙質文件一樣發揮社會效用。

（三）單井類檔號的排序

油氣勘探開發類檔案，單井類文件材料隨時歸檔，即按時間先后順序歸檔。單井類檔號的基本機構由全宗號，一級類目代號、二級類目代號，井號，保管號組成，各要素之間使用符號“-”連接。在條目信息頁面，用戶可通過點擊相應的項目進行排序，如點擊檔號升序排列時，程序設置應按要素“保管號”升序排列，這樣無論井號這個要素中是否有“-”或者“/”等字符，都不會影響排序問題。

二、提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理是一門科學，特別是新形勢下檔案管理的技術更先進、內容更豐富、分工更專業，對檔案管理人員的能力素質提出了新挑戰、新要求。檔案管理人員不僅要有一定的政治理論水平、業務水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握現代化科技手段和先進操作管理技術，同時還要具有統籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創新的基本品質和良好作風。針對檔案工作形勢任務的新變化，可采取送外培訓、集中培訓、以干代訓等多種方式，達到了檔案信息流轉暢通，經驗共享，拓寬視野，更新觀念的效果，提升檔案管理人員的綜合素質。

三、結束語

檔案的最終目的是提供利用服務。不斷完善E6系統推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案利用創造條件。通過扎實有效的工作，檔案工作按照“收集齊全，整理科學，保管安全，利用滿意，整合信息”的工作方針，使檔案管理整體邁入了科學化、程序化、規范化的軌道，推動檔案資源的共建、共享、共用。

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