試論高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

周玉華

摘 要：高校檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，是高校辦公自動(dòng)化的必然要求，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門(mén)及公司帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。提出推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物。進(jìn)入20世紀(jì)90年代，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國(guó)家從發(fā)展戰(zhàn)略的高度，明確提出了“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，國(guó)家檔案局隨之提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。同時(shí)，高校檔案信息化也是高校辦公自動(dòng)化的必然要求。目前，很多高校都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的出現(xiàn)也使檔案的生成方式發(fā)生了變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這就形成了大量的電子文件，電子文件的保管必須依托信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件保管和以磁盤(pán)、光盤(pán)等為載體的硬件保管?？傊?，高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的必由之路，是高校檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，只有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，才能達(dá)到檔案信息資源共享的目標(biāo)，才能為人們提供更加高效、便捷的服務(wù)。但是，高校檔案在其信息化、數(shù)字化的實(shí)踐過(guò)程中，遇到了種種客觀的、現(xiàn)實(shí)的困境，致使檔案信息化建設(shè)總是停滯于單機(jī)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存階段，不能達(dá)到質(zhì)的飛躍，實(shí)現(xiàn)真正的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

信息化，是指通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善檔案信息資源庫(kù)，依據(jù)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)的活動(dòng)和過(guò)程。

關(guān)于高校檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把握以下幾點(diǎn)：

一、大力加強(qiáng)定標(biāo)工作

從現(xiàn)狀看，制約高校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標(biāo)準(zhǔn)不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，形成配套的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系已十分緊迫。標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在加快制定基礎(chǔ)性的管理標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)分三個(gè)層面積極研制應(yīng)用性的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一是基本條件層面，即檔案信息化建設(shè)相關(guān)方面的軟、硬件設(shè)施的配置及建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在科學(xué)創(chuàng)建檔案信息化運(yùn)行必需的平臺(tái)條件;二是信息資源建設(shè)層面，主要針對(duì)檔案信息資源的形成、保護(hù)和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)交換格式等標(biāo)準(zhǔn)等;三是安全保障層面，主要是為了加強(qiáng)檔案信息保管利用中的安全防范，達(dá)到維護(hù)真實(shí)、永久保存、保障秘密的目的，如數(shù)字加密、電子簽名、權(quán)限設(shè)置等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

二、提高認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，在提高信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。從目前高校檔案人員學(xué)歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況，比較簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

三、加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。加快更新改造的步伐。使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。繼續(xù)推進(jìn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，逐步提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平。開(kāi)展檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和電子文檔管理工作。逐步增加配備郵件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、備份服務(wù)器、多媒體視頻服務(wù)器，滿足海量數(shù)據(jù)存貯以及紙質(zhì)載體檔案掃描、數(shù)字檔案信息存貯、音視頻轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)設(shè)備。

四、數(shù)字化檔案資源建設(shè)

采用信息化手段，整合不同系統(tǒng)、不同機(jī)構(gòu)的檔案資源，構(gòu)建專題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。建立檔案信息中心，在實(shí)現(xiàn)部門(mén)檔案信息目錄共享的基礎(chǔ)上，形成集中和分布相結(jié)合的、覆蓋各類檔案目錄和全文信息的、包括多媒體檔案在內(nèi)的檔案信息資源總庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置、安全存儲(chǔ)、集成管理和遠(yuǎn)程利用。逐步建立完善多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。全面實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化。構(gòu)建檔案專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)。積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案的數(shù)字化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)重要、易損和利用頻率高的檔案和現(xiàn)行公開(kāi)文件的數(shù)字化劃控和轉(zhuǎn)換工作。逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫(kù)。

五、引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)

隨著檔案管理工作由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型，對(duì)檔案管理人員的要求也發(fā)生了變化。加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育是順利推進(jìn)高校傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案館轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。檔案管理人員不僅要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，了解和掌握檔案立卷、歸檔的基本知識(shí)，更重要的是要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，具備現(xiàn)代化技術(shù)操作水平。所以，檔案部門(mén)一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)外學(xué)習(xí)交流、檔案專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)培訓(xùn)等方式拓寬知識(shí)面、掌握新技術(shù)。同時(shí)，嚴(yán)格考察新增人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)能力，盡量招聘一些有專業(yè)理論知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、技能的綜合素質(zhì)的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

[1]論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，2009.05.

[2]孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)宏觀思考，2011.08.