試論公司文書、保密、檔案工作之間的關系

馬鈺

摘 要：市場經濟體制的不斷改革，使得公司之間的競爭愈發激烈，在這樣嚴峻的形勢下，公司為了謀求可持續發展，必然要內外兼顧，統籌全局，將內部管理與經濟發展同時進行，實現公司綜合實力的全面提升。而文書、保密、檔案工作三者一同構成了辦公室工作的重要方面，我國相關法律對于辦公室工作的各個方面制訂了非常嚴格的要求，目的就是為了保障辦公室工作的法制化、規范化以及科學性。正確處理好文書、保密以及檔案三者之間的關系非常重要，本文針對這個問題近點論述。

關鍵詞：文書；保密；檔案

一、文書工作與保密工作的關系

公司文件處理過程中一直貫穿始終的就是保密工作，而對于文書來說，保密被視為一項最為基本的職能，由于黨政領導機關文件中大部分為保密內容，甚至有很多是絕密，因此，黨政機關文書部門必須要全面落實保密工作，如果文書處理沒有依照相關程序進行，那么就非常可能造成文件的丟失或者泄密，相同的道路，保密工作沒有做好，那么也會給文書工作帶來巨大的阻礙，因此穩住工作與保密工作的關系是相互聯系，彼此配合的。

為了實現文書與保密工作的相互協調，辦公室工作人員應該全面學習我國《中國共產黨機關處理條例》《中國人民共和國保守國家機密法》以及《保密守則》等，全面深入相關法律的貫徹與落實，積極開展保密教育，增強工作人員的保密意識。然后不管是文件材料的起草、發布、收發等各個環節，都必要全面考慮保密問題，將保密工作堅持貫穿于文書工作的始末。其次，制定更加完善的文書與保密工作的制度，必須要保障工作有章可循。再次，公司內部應該建有專門的文件閱覽室，保密性文件閱讀不可帶出閱覽室，最后，文書處理必須要及時進行，處理要精準，不可忽視大意。如果文件材料需要上繳，那么在年底硬挨一次性向保密部門清退。

二、文書與檔案工作的關系

檔案工作的范圍相對大一些，文書屬于檔案的工作的基本部分，檔案工作中很多內容延續了文書工作。從范圍上來看，兩者之間區別較大，但是從本質上來看，兩者確實密切不可分割，它們同屬于辦公室工作的重要部分，都是為公司服務的。檔案又眾多文件構成，而這些文件必然都是經過文書處理、修改、整合過的文件，文書工作直接影響著文件材料的質量，對于材料的可靠性、真實性有著非常關鍵的作用。從目前我國公司中文書工作與檔案之間的聯系來看，其中不乏有很多“脫鉤”、“兩層皮”的現象，辦公室人員沒有很好的將兩者結合起來，也沒有認識到兩者之間的區別與聯系，進而導致很多文件缺少公章、文件起草不規范、文件資料缺失、底稿保存不完整等眾多問題。甚至有很多文件材料在歸檔的時候將然會缺少十幾件，還有一些文書本身職業道德素質低，工作責任意識淡薄，對于文件質量不重視，工作及其松散，很多文件的收發都進行記錄，這樣一來，一旦問題出現，很多資料根本難以找到，這樣的后果就是給公司帶來巨大的損失。檔案工作的最終目的是實現文件的存放、分類、整合以及分享。通過檔案工作可以發現文書處理中的不足，如果材料質量不高，文書工作人員必須要針對這些文件從新進行處理，立卷歸檔不過不完整，文書工作人員則需要將缺失的文件補齊。在公司內部必須要建立嚴格的文書責任制，將責任落實到個人，避免問題出現之后，工作人員之間的互相推脫。所以說，在文書處理的時候，工作人員必須要時刻謹記文書與檔案之間的聯系，要確保文書、檔案的相互協調，促進其一體化發展。文件質量必須要得到保障，紙張的大小、格式、字體等等都需要嚴格依據規定進行。不可使用圓珠筆，紅色墨水以及復寫紙等等。

要健全《文書處理工作制度》、《檔案工作制度》和《文書人員崗位制》等各項規章制度。以制度來規范、約束文書工作人員。文書處理要及時、準確、收發文要及時登記。發現缺少，及時查找。特別是賬外文件材料，如領導的講話、領導外出開會帶回的材料等更應注意及時收集，保證文件材料的齊全完整。應推行設立預備卷，擬制好類目條款，文件材料辦理完畢后，對需要歸檔的文件材料，要及時歸入事先擬制好的類目條款和預備卷內，及時入室入柜，妥善保管，搞好平時的文書立卷。只有這樣，文書工作才能為檔案工作打下良好的基礎。

最后，文書人員應該在所有文件基尼系那個立卷歸檔的時候，全面做好文件的鑒定工作。哪些文件是需要保存的，可以利用的；哪些是需要作廢的；哪些是絕密的；哪些是保密的，這些都需要嚴格按照規范進行，避免出現紕漏，防止不必要的損失

出現。

結束語：辦公室工作與公司的發展有著密切的關系，辦公室工作人員要處理好利用與保密的辯證關系，盡量把握好利用檔案的“度”，這樣，才能處理好檔案與保密的關系。

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