新常態下學校檔案管理現狀及對策

摘要：本文從學校檔案管理工作普遍存在的問題并針對問題提出對策，以適應新常態下學校檔案管理的需要，進一步提升學校的管理水平，具有一定的指導意義。

關鍵詞：學校；檔案管理；現狀；對策

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現在，承載著未來的發展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存備查學校各種文字材料的總和，它是研究改進、提高教育事業的不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環節，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標尺之一。新常態下做好學校檔案的管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。

一、當前學校檔案管理工作普遍存在的問題

現階段，很多學校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：

（一）檔案管理工作不規范

雖然部分學校按照檔案法的要求，加強了對檔案的領導和管理，并且按照國家檔案館建設標準，建立了規范的檔案館，但是仍然有部分學校因各種原因，檔案管理工作還沒有完全規范，檔案管理沒有納入法制管理，科學管理軌道。檔案大多分散到校內各部門多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全。由于缺乏及時歸檔意識，導致一些基層單位檔案長期不整理，不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（二）硬件設施不達標，檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普遍存在如下的現象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象，也使得學校檔案管理工作的開展加大了難度。

（三）開發檔案信息滯后，利用效果不明顯

學校檔案工作的宗旨是為教育教學服務，為師生服務，為社會服務。但事實上許多學校特別是基層學校，教學及科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學校檔案人員兼做著文書工作，有的還兼做人事、信息、接待、會務等諸多工作，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學檔案那已經是很不錯的了，哪有時間從事信息開發，檔案編研工作。第二，許多學校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔任教學工作的人員，這些人對教育教學管理工作陌生，對檔案業務也知之甚少，通過培訓才能勉強上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學術水平不高，對教學、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。開發信息資源，主動提供利用水平有待于提高。

（四）檔案管理人員的服務態度欠缺

由于檔案管理人員的工作量相對較大，很多學校的檔案管理也有很多種類，例如，一些學校不僅僅具有學歷教育，還有非學歷教育。其中學歷教育主要分成成人教育以及全日制教育，還包括在校學生的材料、成績、名字等資料的管理。因此，學校的檔案管理工作非常繁重。然而，在這樣繁重的工作當中，檔案管理人員的待遇卻相對較低，這樣嚴重影響了基層學籍檔案管理人員的工作態度，過多的流動人口也不利于學籍檔案的管理工作。

二、做好學校檔案管理工作應采取的措施

（一）增強檔案意識健全各項制度

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出室及時真正實現資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

（二）實現管理現代化，拓寬服務領域

隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

（三）多點開花，豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作。首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理，全方位收集相關檔案資料，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的教育教學資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。

（四）不斷強化檔案管理人員的服務意識

檔案管理是一種管理和知識服務的工作。隨著社會的不斷發展，管理人員應該不斷加強這種服務意識。要提高檔案管理人員服務意識主要包括以下幾點：第一，檔案工作人員要建立不斷學習方針、政策，樹立正確的人生觀和價值觀。第二，要求檔案管理人員認真學習與檔案有關的法律法規，了解學校檔案的真實面貌。第三，一定要熟練掌握學籍檔案管理方面的工作，掌握專業技能，如計算機等管理工具。不斷優化自身的專業性。第四，要適當的提高學校檔案管理人員的待遇，激發他們工作的積極性。

（五）努力與校園文化建設相結合

學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

科學規范的檔案管理才能適應新形勢的需要，才可以提升學校的管理水平。做好檔案的保管和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且還可以為學校的發展和進步做出應有的貢獻。使檔案管理工作不斷邁上規范標準化的道路。

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作者簡介：劉盈（1970.3）女，壯族，廣西百色人，大學本科，百色市祈福高中從事辦公室、檔案管理工作，研究方向：檔案管理。