信息時代下檔案管理工作的創新

楊威

【摘要】創新作為促進社會各項事業興旺發達的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設是信息時代檔案管理工作創新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現信息時代下創新檔案管理工作的目的。本文從檔案管理信息化的相關概念談起，然后就檔案管理信息化建設的任務和內容進行說明，最后對信息時代下檔案管理工作創新中所面臨的問題和對策進行剖析。依此來探討如何通過加快檔案信息化建設來促進信息時代下檔案管理工作的創新。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；創新；信息化建設

創新已成為知識經濟時代社會發展的主題，隨著計算機技術的快速發展和網絡信息技術的普遍應用，人類進入了一個嶄新的時代——信息時代。檔案管理工作要與時代同步發展必須開拓創新，而信息化建設是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創新需要，同時也是信息時代下實現檔案管理工作與時俱進的必然要求。

一、檔案管理信息化概述

（一）檔案管理信息化的概念

根據檔案行政管理部門的工作指導范圍，我們通常所指的檔案管理信息化即在有關檔案行政管理機構的統一組織和規劃下，將現代信息技術應用在檔案管理的整個過程中，以對檔案的信息資源進行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務。也就是說，檔案管理信息化的實質就是實現了檔案管理模式從以實體保管為重點的傳統檔案管理向以現代化、數字化檔案管理的轉變。

（二）檔案管理信息化的特點

第一，檔案管理信息化工作所遵循的法規和政策由相關的檔案管理行政部門統一制定。

第二，檔案管理信息化作為電子檔案和重要電子文件的社會活動信息化的表現形式，它是政府、企業等相關單位走向信息化管理的重要標志。

第三，檔案管理信息化有效地發揮了現代信息技術在檔案信息資源管理中的優勢，實現了檔案資源管理的數字化和網絡化，對提高檔案的管理效率發揮了重要作用。

二、檔案管理信息化建設的任務和內容

（一）檔案管理信息化建設的任務

檔案管理信息化建設的主要任務是在有關檔案行政管理機構的統一組織和規劃下，與各相關單位的信息化管理建設有機結合，在各相關單位普遍推廣應用現代信息技術，并以現代化技術為載體，充分開發和利用檔案信息資源，不斷提高各單位檔案管理工作人員的信息化管理水平，從而不斷加快實現我國檔案管理信息化的建設步伐。

（二）檔案管理信息化建設的內容

1.基礎設施建設

檔案管理信息化建設的重要前提條件就是要具備良好的軟硬件基礎設施條件，這也是實現檔案管理信息化的重要保障。為了能夠建設一個全國統一的檔案管理信息化基礎設施平臺，要求在進行檔案管理信息化基礎設施建設時，一定要保證各地的檔案管理信息化基礎設施建設一定要與國家相關檔案行政管理機構的基礎設施共同建設，進而最終能夠建設一個全國統一的檔案管理信息化基礎設施平臺。

2.標準規范建設

檔案管理信息化建設的根本就是要建設檔案信息化管理的標準規范，各相關單位務必要在充分調研的實際情況的基礎上，根據已有的通用規范，逐步推出適合我國國情的有關檔案信息化管理的標準規范。

3.檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的重要任務，同時它也是經濟社會賴以發展的重要戰略資源之一。為了能夠更好地發揮檔案信息資源建設功效，檔案信息資源建設應當與各單位的管理信息庫、數字檔案館以及公共檔案信息資源庫的建設相統一。

4.應用系統建設

應用系統的實現是檔案信息化建設的重要技術支撐。一般而言，應用系統的建設要求要滿足功能設計與標準兼容，盡量采用通用化和產品化而且實用的軟件系統。

5.人才隊伍建設

在人才隊伍建設上，要有針對性地進行各種各樣的業務培訓，尤其是要加強對相關管理人員在計算機應用等方面的培訓，不斷提高各相關單位檔案管理人員的信息技術水平，進而為實現檔案的信息化管理奠定堅實的基礎。

三、信息時代下檔案管理工作創新中所面臨的問題和對策

（一）規劃和設計滯后

結合實際現象，筆者總結認為，信息時代下檔案管理工作創新中之所以出現規劃和設計滯后的問題是由如下原因所造成的。首先，檔案信息資源的生成和管理多是空間分割的，因為受到權限、資金、規范的限制，很難制定出全國統一的規劃方案。其次，檔案信息化自身的變化導致檔案資源信息化管理系統的設計具有一定的不確定性。例如產生電子文件和電子檔案部門的信息化建設正在進行，本身處在變化中，這樣便容易導致檔案信息化管理系統設計的不確定性，進而就難以保證檔案信息化資源的真實性和完整性。其中，就該問題而言，解決問題的對策如下：

第一，檔案管理信息化可以整合處于分割狀態的歸檔數據，但對現行文件信息共享作用有限。

第二，地方將數字檔案館的建設一定要適應地方相關行政管理部門體制的改革和職能轉變，使檔案信息化提前到電子文件產生之前，將現行文件的管理納入檔案信息化管理范圍，進而實現檔案信息資源的一體化管理。

（二）檔案信息化的服務觀念和方式滯后

盡管近些年來檔案管理信息化的服務對象已經從領導層擴展到基層，從內部擴展到外部，服務對象的擴展速度非常迅速，但在涉及檔案信息化服務的保密和安全以及社會效益和經濟效益的獲取等諸多方面還存在著一系列的障礙。針對這些問題，可以采取如下的對策：

一是增強觀念意識，把檔案管理信息化工作作為國家信息基礎設施建設的一個重要組成部分。除了要求必須保密的部分檔案信息外，盡量拓寬當前的檔案信息化服務領域，同時還要有效地把各地方的檔案信息化管理建設統一納入到國家的信息化建設規劃中來，進而在資金、人力和服務規模上實現最大化。

二是加強對檔案信息化管理的指導，實現檔案信息化的建設與各級相關行政部門電子政務的同步發展。

三是健全和完善相關的法律和法規。要求制定的相關法規一定能保證檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發揮作用。

（三）相關法規體系不完善

盡管我國具有一定的相關檔案法規，但是還不夠系統和完善。針對這一問題，還需要做到如下幾點：首先，基于計算機和網絡等現代化的信息技術的標準需采用國際或國家標準；其次，一般性的檔案信息處理標準要采用國家標準，對于檔案屬性較為明顯的信息技術要求制定相關的行業標準；最后，要加快檔案信息化管理標準體系的形成，不斷提高其標準化程度。

（四）檔案管理信息化存在信息共享壁壘

檔案管理信息化存在信息共享壁壘是當前檔案管理工作創新中所面臨的一個重要問題。解決此問題的方法就是將相關管理職能部門的工作模式由管理型向服務型轉變，使原來那些針對管理對象的多個職能部門的順序審批，變成同時進行的協同服務。

創新是信息時代下檔案管理工作發展的必然要求。新形勢下對檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作要適應這個要求，必須要與時俱進，進行創新，在繁榮文化事業的大環境中不斷獲得發展。需要說明的是在進行檔案管理工作創新的同時，還要做好維護公眾權益以及滿足各類使用者順利獲取檔案信息資源的工作，解決好復雜網絡環境下綜合性檔案資源信息庫的數據安全問題，同時要確保檔案管理的信息化建設一定要與社會信息化建設有機結合在一起，促進檔案信息管理基礎設施的建立，進而加快檔案管理信息化的建設步伐，真正實現信息時代下，檔案管理工作的創新。