信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

楊威

【摘要】創(chuàng)新作為促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的重要力量源泉，也是信息時(shí)代下做好檔案管理工作的根本動(dòng)力。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，才能真正實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。本文從檔案管理信息化的相關(guān)概念談起，然后就檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容進(jìn)行說明，最后對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題和對(duì)策進(jìn)行剖析。依此來探討如何通過加快檔案信息化建設(shè)來促進(jìn)信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

創(chuàng)新已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的主題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，人類進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)代——信息時(shí)代。檔案管理工作要與時(shí)代同步發(fā)展必須開拓創(chuàng)新，而信息化建設(shè)是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創(chuàng)新需要，同時(shí)也是信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的必然要求。

一、檔案管理信息化概述

（一）檔案管理信息化的概念

根據(jù)檔案行政管理部門的工作指導(dǎo)范圍，我們通常所指的檔案管理信息化即在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個(gè)過程中，以對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。也就是說，檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式從以實(shí)體保管為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理向以現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。

（二）檔案管理信息化的特點(diǎn)

第一，檔案管理信息化工作所遵循的法規(guī)和政策由相關(guān)的檔案管理行政部門統(tǒng)一制定。

第二，檔案管理信息化作為電子檔案和重要電子文件的社會(huì)活動(dòng)信息化的表現(xiàn)形式，它是政府、企業(yè)等相關(guān)單位走向信息化管理的重要標(biāo)志。

第三，檔案管理信息化有效地發(fā)揮了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源管理中的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)提高檔案的管理效率發(fā)揮了重要作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容

（一）檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)是在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，與各相關(guān)單位的信息化管理建設(shè)有機(jī)結(jié)合，在各相關(guān)單位普遍推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并以現(xiàn)代化技術(shù)為載體，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷提高各單位檔案管理工作人員的信息化管理水平，從而不斷加快實(shí)現(xiàn)我國檔案管理信息化的建設(shè)步伐。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的重要前提條件就是要具備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障。為了能夠建設(shè)一個(gè)全國統(tǒng)一的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，要求在進(jìn)行檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，一定要保證各地的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一定要與國家相關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施共同建設(shè)，進(jìn)而最終能夠建設(shè)一個(gè)全國統(tǒng)一的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。

2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的根本就是要建設(shè)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各相關(guān)單位務(wù)必要在充分調(diào)研的實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)已有的通用規(guī)范，逐步推出適合我國國情的有關(guān)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)，同時(shí)它也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)賴以發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一。為了能夠更好地發(fā)揮檔案信息資源建設(shè)功效，檔案信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)與各單位的管理信息庫、數(shù)字檔案館以及公共檔案信息資源庫的建設(shè)相統(tǒng)一。

4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)是檔案信息化建設(shè)的重要技術(shù)支撐。一般而言，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)要求要滿足功能設(shè)計(jì)與標(biāo)準(zhǔn)兼容，盡量采用通用化和產(chǎn)品化而且實(shí)用的軟件系統(tǒng)。

5.人才隊(duì)伍建設(shè)

在人才隊(duì)伍建設(shè)上，要有針對(duì)性地進(jìn)行各種各樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員在計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，不斷提高各相關(guān)單位檔案管理人員的信息技術(shù)水平，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題和對(duì)策

（一）規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后

結(jié)合實(shí)際現(xiàn)象，筆者總結(jié)認(rèn)為，信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新中之所以出現(xiàn)規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后的問題是由如下原因所造成的。首先，檔案信息資源的生成和管理多是空間分割的，因?yàn)槭艿綑?quán)限、資金、規(guī)范的限制，很難制定出全國統(tǒng)一的規(guī)劃方案。其次，檔案信息化自身的變化導(dǎo)致檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)具有一定的不確定性。例如產(chǎn)生電子文件和電子檔案部門的信息化建設(shè)正在進(jìn)行，本身處在變化中，這樣便容易導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的不確定性，進(jìn)而就難以保證檔案信息化資源的真實(shí)性和完整性。其中，就該問題而言，解決問題的對(duì)策如下：

第一，檔案管理信息化可以整合處于分割狀態(tài)的歸檔數(shù)據(jù)，但對(duì)現(xiàn)行文件信息共享作用有限。

第二，地方將數(shù)字檔案館的建設(shè)一定要適應(yīng)地方相關(guān)行政管理部門體制的改革和職能轉(zhuǎn)變，使檔案信息化提前到電子文件產(chǎn)生之前，將現(xiàn)行文件的管理納入檔案信息化管理范圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的一體化管理。

（二）檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

盡管近些年來檔案管理信息化的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)從領(lǐng)導(dǎo)層擴(kuò)展到基層，從內(nèi)部擴(kuò)展到外部，服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)展速度非常迅速，但在涉及檔案信息化服務(wù)的保密和安全以及社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的獲取等諸多方面還存在著一系列的障礙。針對(duì)這些問題，可以采取如下的對(duì)策：

一是增強(qiáng)觀念意識(shí)，把檔案管理信息化工作作為國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。除了要求必須保密的部分檔案信息外，盡量拓寬當(dāng)前的檔案信息化服務(wù)領(lǐng)域，同時(shí)還要有效地把各地方的檔案信息化管理建設(shè)統(tǒng)一納入到國家的信息化建設(shè)規(guī)劃中來，進(jìn)而在資金、人力和服務(wù)規(guī)模上實(shí)現(xiàn)最大化。

二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)與各級(jí)相關(guān)行政部門電子政務(wù)的同步發(fā)展。

三是健全和完善相關(guān)的法律和法規(guī)。要求制定的相關(guān)法規(guī)一定能保證檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮作用。

（三）相關(guān)法規(guī)體系不完善

盡管我國具有一定的相關(guān)檔案法規(guī)，但是還不夠系統(tǒng)和完善。針對(duì)這一問題，還需要做到如下幾點(diǎn)：首先，基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)需采用國際或國家標(biāo)準(zhǔn)；其次，一般性的檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)要采用國家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案屬性較為明顯的信息技術(shù)要求制定相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；最后，要加快檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系的形成，不斷提高其標(biāo)準(zhǔn)化程度。

（四）檔案管理信息化存在信息共享壁壘

檔案管理信息化存在信息共享壁壘是當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的一個(gè)重要問題。解決此問題的方法就是將相關(guān)管理職能部門的工作模式由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，使原來那些針對(duì)管理對(duì)象的多個(gè)職能部門的順序?qū)徟兂赏瑫r(shí)進(jìn)行的協(xié)同服務(wù)。

創(chuàng)新是信息時(shí)代下檔案管理工作發(fā)展的必然要求。新形勢下對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新，在繁榮文化事業(yè)的大環(huán)境中不斷獲得發(fā)展。需要說明的是在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的同時(shí)，還要做好維護(hù)公眾權(quán)益以及滿足各類使用者順利獲取檔案信息資源的工作，解決好復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下綜合性檔案資源信息庫的數(shù)據(jù)安全問題，同時(shí)要確保檔案管理的信息化建設(shè)一定要與社會(huì)信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合在一起，促進(jìn)檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施的建立，進(jìn)而加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐，真正實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下，檔案管理工作的創(chuàng)新。