基于信息化平臺的電網建設合同管理

呂大娥+陳虹

摘 要：隨著電網建設速度的加快，對工程合同管理提出了更高的要求。合同管理工作應該結合實際進行管理創新，吸收傳統合同管理的精髓，借助信息化平臺提高合同管理水平。

關鍵詞：合同管理;信息化

一、基于信息化平臺的電網建設合同管理的實施背景

（一）電網建設任務繁重，合同管理日益復雜

隨著電網建設不斷發展，電網建設工程衍生的合同不斷增多，合同管理難度逐漸提高。在合同制作與管理上，隨著建設項目的增多，簽訂合同的數量也隨之劇增。傳統的合同管理模式已經不能適應企業發展的需要，基于信息化平臺的電網建設合同就顯得尤為重要。

（二）原有合同管理模式難易滿足各參建方的管理需求

在項目執行過程中，業主有義務將合同信息全面轉達給參建單位。但隨著合同簽訂數量的增加，參建方無法快速了解項目的合同進度情況;采用用手工或 EXCEL 匯總合同不僅需要大量時間而且準確率還無法保證;

二、基于信息化平臺的電網建設合同管理的主要做法

（一）建立以輸變電工程項目為對象的標準化項目合同管理機制

通過數據連接引入經法系統合同數據，利用系統智能識別合同所屬輸變電工程項目，并以輸變電工程項目為對象建立標準化合同管理機制，優化合同管理結構，增加合同管理維度多樣性，提高項目合同管控能力，提升標準化管理水平。合同管理系統中不同的角色賦予相應的操作權限。與合同管理相關的系統角色可以分為合同管理員、合同審批人員。

（二）通過合同類型智能識別實現合同分類管理。

通過數據連接引入經法系統合同數據，利用系統智能識別合同所屬類型，按照不同合同類型進行分類管理，提高合同管理業務規范性，提升合同管理業務精細化程度，保證合同類型劃分便捷性及準確性，為實現合同快速查詢業務提供管理基礎。

建立標準化合同命名規則，規范合同名稱。合同命名規則建立示例：“項目名稱”+“單項工程名稱”+“合同類別”+“合同時間”+“合同編號”。合同分類標準包括：供用電類合同、購售電輸電類合同、工程建設類合同、買賣類合同、運維檢修類合同、財務資產金融類、技術服務類合同、信息化建設合同、后勤服務類合同、運輸倉儲類合同，宣傳與公關關系類合同、咨詢委托類合同、勞務服務類合同、戰略合作類合同及其他合同。通過接口采集經法系統數據，系統對合同名稱智能解析，獲取項目名稱及合同類型信息。

（三）實現合同審批業務、合同會簽業務自動提示

對項目基礎信息進行人工維護，包括“輸變電工程類型”、“工程開工時間”與“工程投產時間”。依據“工程開工時間”自動進行項目合同會簽提示。新建立項目“輸變電工程類型”字段為“在建工程”，由合同承辦人員確認完工后，進入系統將“輸變電工程類型”字段改為“完工工程”。新建立項目“工程開工時間”與“工程投產時間”默認為空，由合同編制人員進入系統錄入“工程開工時間”與“工程投產時間”。

當用戶打開OA時，系統自動提取賬戶信息，根據當前賬戶信息，提示當前賬戶需要審批的合同名稱及合同會簽信息，提示以右下角小彈窗方式實現;通過同步OA系統用戶信息及權限，利用本系統合同審批提示對合同審批人提醒，有效提高合同審批業務流轉效率，避免因合同審批業務滯后引發項目周期風險，節省項目時間成本。同步OA系統用戶信息及權限，根據項目基礎數據中“工程開工時間”，提前三個月對項目相關用戶向合同起草人進行項目合同會簽提示，在當前的系統中，合同待辦事務的提醒僅僅是通過在系統界面中提供靈活多樣的提醒方式。比如說郵件方式，或者短信方式，這樣就能夠保證用戶更加及時的獲取自己待辦的相關事宜。即使用戶無法使用系統的情況下，在獲取待辦事宜后，可以委托部門內的其它合同管理人員來完成相關事務，帶來工作效率的提高。

（四）提供數據庫高級查詢功能，快速查詢各建設項目合同簽訂狀態

合同管理系統提供了合同的綜合查詢功能，可供合同管理人員和合同關注人員查詢自己關注的合同，或者利用查詢出的結果分析一段時間內合同執行的情況。提供不同維度的合同查詢功能，包括項目維度和合同類別維度;設置項目名稱、關鍵字、時間、輸變電工程狀態、合同類別、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結果按項目維度展現，并可查看合同內容。設置合同類別、關鍵字、時間、項目名稱、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結果按合同分類維度展現，并可查看合同內容;同時提供全數據庫高級查詢功能，提高合同查詢效率，強化合同管理水平。

三、基于信息化平臺的電網建設合同管理的實施效果

（一）有效提高合同審批業務流轉效率，節約項目時間成本

該系統開發前，每一份從起草開始到合同簽訂完成，至少需要花費2個月的時間。該系統開發后，每個合同平均節省工作時間10天以上，大大提高了信息傳遞的效率，也節約了合同管理員簽字、蓋章的時間和精力，大幅度節約了人工成本，同時辦公設備的消耗和紙張的浪費也得以控制。合同管理人員將有限的時間和精力投放到合同文本的研究、設計變更及現場簽證等專業工程中，合同管理者的工作質量和工作效率得到大幅度提高。

（二）合同管理規范化

通過信息化合同管理平臺的建設，簽訂合同按照年份自動匯總形成臺賬，提供合同查詢、統計和分析功能。合同編碼也按照企業內部編碼的規則統一生成。審批流程不僅規范而且較之前更高效。通過計算機技術和網絡技術為支撐，實現合同新建、審批、制作、歸檔等業務的程序化，合同管理工作進一步規范。