談電子檔案的產生及可理解性

王旭

[摘 要]電子檔案的恢復與顯示對利用來說是至關重要的。保證電子檔案的可用性和可存取性，在一般情況下，只能夠把那些能被正確表達和能被人理解的檔案，提供讀者利用。然而，對一份文件的內容來說，常常有不被人理解的情況。因此，為了使人們能夠完全理解一份文件，責任者不僅須熟悉其內容，而且還必須把內容的結構同其形成和利用聯系起來，也就是必須保證電子檔案的可理解性。本文就電子檔案的產生及可理解性進行分析。

[關鍵詞]電子檔案；產生；可理解性

為使一份電子檔案的內容可被完全理解，就需要保存與其內容相關的信息。這些信息應包括；相關的其它文件系列名稱、存儲位置及相互關系；對電子檔案內容中所引用其它未被存儲的參考資料出處；在自然語言中不常用的詞語解釋；必要的與電子檔案內容相關的背景信息注釋等。這些信息，要在電子文件的形成或維護階段通過著錄收集，并將這些信息組成相關文件系列加以保存，以便在利用電子檔案中查考。

一、電子檔案的產生

具有長期保存價值的電子文件必須要歸檔保存。電子文件的歸檔，就是通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。它與紙質檔案等有相同之處，如；它們都是國家機構、社會團體以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄；它們都應遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則。但它與紙質檔案等卻有很大不同之處。這些載體的檔案只要避開天災人禍，遵守管理和保護的有關要求，就能達到長期保存。我國保存的紙質檔案，有的已達千年。而任何電子檔案，當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。它不能離開這種生成的環境條件而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案內容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的內容。電子檔案內容和記錄它的載體隨時隨地都可分離，載體不是電子檔案重要的不可分割的組成部分。只要電子檔案的內容不變，其結構形式也可發生變化，這些變化都成為無關緊要，甚至到了無所謂的程度。電子檔案長期保存確實非常困難，需要有不斷更新的技術和措施作保障。由于電子文件歸檔及電子檔案管理都要靠技術條件實現，如電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性等。所以，應將電子檔案視為一項極其復雜的技術工程，亦可稱為“電子檔案技術工程。”只有認清電子檔案與紙質等載體檔案的共同點和不同點，才能做到對電子檔案管理提出正確的要求，既堅持檔案工作的基本原則，又不致將紙質等載體檔案的管理理論、方法、技術和標準強加工電子檔案，有利于電子檔案根據自身的特殊性，創建電子檔案的管理理論、方法、技術和標準；才能達到既強調電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會放松對紙質等載體檔案的管理、保護、開發利用，不盲目地將紙質等載體檔案制成電子的副本。造成不必要的浪費；才有可能真正做到在電子檔案大量涌現時，我們既重視電子檔案，又能正確對待紙質等載體的檔案，充分開發各類檔案信息資源為社會服務，使檔案事業在電子時代繼續得到全面發展。

二、電子檔案保存在電子文件階段的要求

（一）設計階段

電子文件在設計階段，必須根據電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求，提出計劃。這個計劃應明確保存電子文件所依靠的技術，規定歸檔的需求及保管的期限。以便所設計的電子文件與系統能夠被有效地保存，并使電子文件的內容，上下文關系和結構成為責任者活動的可靠性，還使具有檔案價值的電子文件得到確認與維護。在決定保存電子文件所依靠的技術時，應考慮在一定時期內軟硬件平臺的統一。要確定收集具有檔案價值電子文件的時間，這個時間不—定選在整個生命周期之末，只要系統中的電子文件已不再用于日常事務時，就可以進行收集。也就是說，具有檔案價值的電子文件。可在其生命周期內的任何適當時間進行收集。

（二）形成階段

在設計階段，只是對電子信息系統功能的設計，人們可以根據設計做出一個既滿足電子文件歸檔要求，又符合實際應用的信息系統。從而保證系統所收集到的電子文件可靠、完整，并可在較長的時間內恢復、利用和易被人理解。為了嚴格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應對電子文件形成進行監督，以落實在設計階段提出的要求。假如檔案部門沒有參于設計階段.則必須在形成階段對保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設計階段沒有預計到的保管問題時（如一些較特殊的電子文件類型），檔案人員應及時采取措施，確保具有檔案價值的電子文件得到保存，甚至為方便保存而對系統進行改進或變更。

（三）使用階段

使用階段是指電子文件形成后的整個使用期。在使用階段、已形成的電子文件多為現行文件.是電子文件的活動階段。利用者對電子文件的利用往往是出于現行活動與行政目的，并可能對電子文件進行必要的修改與維護。因而，電子文件需在現行系統中保存一段時間，當它完成了現行使命后，就應立即歸檔。所以，在電子文件活動階段的維護，應從現行利用和檔案價值兩個方面著想，在對電子文件進行修改或維護后，既利于它的維護和利用，又必須實行有效的監督和采取必要的措施，使在設計和形成階段所有保存計劃、規定繼續得到實行。在歸檔時，必須對歸檔系統進行有效的監督與控制、以便發現或預防可能影響電子文件的恢復、利用和可存取、可理解、可用性的變化。

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