學校檔案的利用與文化建設(shè)

張莉英

[摘 要]學校檔案與校園文化建設(shè)密切相關(guān)。倘若學校檔案管理不當，該校校園文化建設(shè)必然難以繼續(xù)。只有合理利用學校檔案，在其基礎(chǔ)上商討研究學校文化建設(shè)具體方針，才能事半功倍，為廣大師生營造良好的文化氛圍。本文就學校檔案與校園文化建設(shè)展開討論，針對現(xiàn)在存在的問題提出建議。

[關(guān)鍵詞]學校檔案；校園文化建設(shè)；電子檔案

前言

學校檔案是一個學校的根基，記載和傳承著學校的精神。如果說學校檔案是一個學校的過去與現(xiàn)在，那么校園文化建設(shè)就是學校的未來。在這個多元化的世界，校園文化也正展現(xiàn)其蓬勃的生命力，而這生命力的展現(xiàn)正是汲取學校檔案這一養(yǎng)料。通過學校檔案對過去的記載，能盡量避免制定方針時的方向性錯誤，使校園文化建設(shè)少走不必要的彎路，檔案累積的經(jīng)驗方法也能為后人提供發(fā)展方向。總之，檔案的合理管理為校園文化建設(shè)打下夯實的基礎(chǔ)。

1.關(guān)于學校檔案和校園文化的概念簡介

1.1學校檔案

檔案簡單層面上的理解即為歷史記錄。包括個人檔案、團體組織檔案、國家檔案等。此處僅簡介學校檔案。學校檔案是指學校在從事教育、教學及其有關(guān)的學校建設(shè)、財務(wù)管理等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2校園文化

校園內(nèi)安靜的自習教室、艷麗的奇花異草、幽靜的林間小巷皆屬校園文化。不只是這些物質(zhì)方面，校園文化還包括精神方面。淳樸的校風、濃厚的學風、和善的人際交往等。

2.現(xiàn)今學校檔案管理存在的問題

2.1沒有意識到檔案管理的重要性

現(xiàn)今學校可能著力于提高學生成績，一味嚴抓學習，或者更注重校園內(nèi)環(huán)境問題，很多人都不太在意學校檔案管理，甚至認為這些只是過時的文字或圖片，學校的文化建設(shè)與檔案無關(guān)。更有甚者，一些規(guī)模小的學校沒有規(guī)范系統(tǒng)的檔案，或是建校時間短，從建校初沒有學校檔案重要性的意識，一直沒有檔案室。檔案本應(yīng)該如實傳達歷史事件，但若長期得不到應(yīng)有的重視，日后必然造成資料來源不明、校史無從查起等問題。校園建設(shè)遇到難題時無法在檔案中找到相關(guān)經(jīng)驗，不利于之后的校園文化建設(shè)。

2.2檔案管理雜亂、信息混雜

檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用，并且保證檔案不丟失。以往的文件大多是紙質(zhì)版，因此對文件的存放環(huán)境也有一定要求，以免檔案受損。但由于有些人不能明確學校檔案的重要性，或是學校人員不足，只是任課老師利用課余時間管理檔案。檔案管理這方面還有所欠缺，使得學校檔案管理制度形同虛設(shè)，沒有真正發(fā)揮相應(yīng)的作用。不能讓他人通過學校檔案加強對學校的了解，也不能為校園文化建設(shè)提供憑據(jù)和資源。

3.解決檔案問題方法

3.1提高人們對學校檔案的重視

人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態(tài)度。如果不能從根本上轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，無論多強硬的手段都很難實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)采取一些措施來加強人們對學校檔案的重視程度。例如宣揚學校檔案的重要性，針對檔案保存完整且管理完善的學校給予精神上或物質(zhì)上的表揚；加強對學校檔案的重視程度，不吝金錢，為檔案的修繕投入資金，將檔案管理列為學校評選項目，各校自然會增加對學校檔案的重視程度；定期對學校的檔案進行查看，以此督促學校方面提高對檔案的管理。檔案查看要注重數(shù)據(jù)上的完整，更要注重核實內(nèi)容是否屬實，避免前些年出現(xiàn)的高校瞬間“變老”。不只是相關(guān)部門，學校本身也該針對檔案被忽視問題積極采取措施。例如對全校師生講解學校的發(fā)展史，就如同人不能忘本一樣，一個學校的發(fā)展史，蜿蜒前行的坎坷路也該被銘記；將校園的歷史以生動形象的演講、表演等方式展現(xiàn)在師生面前；舉辦校慶，學校誕生紀念日就該全校同慶，增加大家對學校的認識；改變檔案秘密這一觀念，但檔案真實性不可動搖。將檔案分享給全體師生，不僅能增加師生對學校的熱愛，更能使學校檔案更好地服務(wù)于校園文化建設(shè)，營造和諧的校園氛圍，創(chuàng)造豐富的校園文化。

3.2制定完備的檔案管理方針

檔案管理是校園文化建設(shè)中不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效益決定著校園文化體系的構(gòu)建水平。制備完善的檔案管理需要領(lǐng)導人根據(jù)本校實際情況制定相應(yīng)方針。以往檔案都是紙質(zhì)版，學校歷史悠久可能會有很多檔案因紙張破損而有所損失。學校或相關(guān)部門應(yīng)投入資金，將紙質(zhì)檔案做成電子版。請專業(yè)人士制作完善的一套系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化，還可以讓全校師生在網(wǎng)絡(luò)上了解學校的歷史，為校園文化建設(shè)打下群眾基礎(chǔ)。完備的檔案系統(tǒng)更有利于檔案檢索，大大縮短了查找時間，使檔案利用率提高。紙質(zhì)版與電子版檔案都應(yīng)注意更新速度，校園文化建設(shè)可直接利用電子版檔案查找相應(yīng)資料，這樣可以更便捷；招聘專業(yè)人士管理學校檔案，而不是只是老師課余時間兼職管理。以前檔案管理不受重視，管理人員大多業(yè)余，不能好好整理檔案。制作電子版檔案需要軟件方面的專業(yè)人士。檔案管理需要時間可能會長，所以應(yīng)招聘全職人員；聘請專業(yè)人士將學校檔案制作成圖片、甚至動漫形式，吸引更多的師生查閱。校園檔案系統(tǒng)不斷更新、升級，保證文件更新快速且內(nèi)容真實，不做虛假宣傳。

4.結(jié)語

學校檔案記載了學校發(fā)展歷程及曾經(jīng)面對坎坷的解決方案，為校園文化建設(shè)提供豐富的資源，為校園文化建設(shè)碰到類似問題提供解決方案。學校檔案是校園文化建設(shè)的基石，而文化建設(shè)必然發(fā)展學校檔案建設(shè)。文化建設(shè)在著力于物質(zhì)文化的同時更要注重精神文化建設(shè)，把學校檔案歸類于精神文化建設(shè)，通過學校檔案了解學校歷史，再以學校檔案豐富精神文化建設(shè)，二者相輔相成。

參考文獻：

[1]葉章英.利用學校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)[J].辦公自動化，2014，03：61-62.

[2]葉楠，趙清秀.如何發(fā)揮學校檔案管理在校園文化建設(shè)中的作用[J].黑龍江檔案，2014，03：133.