加強新建本科院校教學(xué)檔案管理的思考

蔣娟

摘 要 教育部頒發(fā)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系》，每個指標(biāo)都需要教學(xué)檔案來支撐。新建本科院校升本5年后都要接受教學(xué)水平評估，可見教學(xué)檔案管理十分重要，只有加強教學(xué)檔案管理，才能確保教學(xué)水平評估的順利開展。

關(guān)鍵詞 新建本科院校 教學(xué)檔案 教學(xué)評估

中圖分類號：G652 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-7661（2015）22-0001-02

我校在2012成功轉(zhuǎn)制升本為普通本科院校后，隨著新建本科院校升本5年后進(jìn)行教學(xué)水平評估的緊箍咒，作為檔案室的一員，組織教務(wù)處管理教學(xué)檔案的老師、以及作為試點的二級院系學(xué)前教育學(xué)院分管教學(xué)的副主任、辦公室主任組建一個科研團(tuán)隊，成功申報了我院2014年教改項目，并立項為重慶市社會科學(xué)規(guī)劃項目《高校教學(xué)評估與教學(xué)檔案優(yōu)化管理研究》。按課題組工作計劃，我們對本市及西南地區(qū)部分新建本科院校的教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研、考察。通過調(diào)查問卷、實地考察等方式，找到新建本科院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題并提出了解決辦法。

一、新建本科院校教學(xué)檔案管理的重要性和必要性

2004年教育部印發(fā)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》的通知中提出了對高校本科教學(xué)工作水平進(jìn)行評估的指標(biāo)體系，其中一級指標(biāo)8項，二級指標(biāo)19項及44個觀測點，分別從學(xué)校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果和特色項目八個方面來考查學(xué)校的辦學(xué)水平。其中一級指標(biāo)“教學(xué)管理”的評估指標(biāo)和等級標(biāo)準(zhǔn)中，“A”級標(biāo)準(zhǔn)明確要求“管理制度健全，執(zhí)行嚴(yán)格，效果顯著”，這實質(zhì)上是對教學(xué)檔案管理提出了標(biāo)準(zhǔn)化的要求，要有各類齊全的教學(xué)文檔可查證。新建本科院校升本后5年評估以此為標(biāo)準(zhǔn)，貫徹“以評促改，以評促建，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”的原則，轉(zhuǎn)變角色，做好教學(xué)檔案管理。完整的教學(xué)檔案是高等學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范化的基本要求，科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，促進(jìn)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的作用。

高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)、科研以及教學(xué)管理實踐中形成的具有查考和保存價值并經(jīng)過歸檔整理的多種載體的文件資料。高校教學(xué)水平評估的支撐材料主要是以教學(xué)檔案材料為基礎(chǔ)凝煉而成，教學(xué)檔案是評估支撐材料的基礎(chǔ)、構(gòu)架。高校評估與教學(xué)檔案管理是密不可分的，離開教學(xué)檔案的評估是無源之水、無本之木。高校教學(xué)檔案管理的水平高低在教學(xué)評估中發(fā)揮著重要作用。

1999年，國家以師范院校為突破口，大力調(diào)整高校布局結(jié)構(gòu)，先后批準(zhǔn)設(shè)置了黃岡師范學(xué)院、臨沂師范學(xué)院、湖州師范學(xué)院等10所師范類新建本科院校，1999至今，新建本科院校達(dá)300多所。國家按照“一年中東部，一年西部，一年民辦院校”的審批程序，新建本科院校還在逐年增加。如何適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變，加強教學(xué)檔案的管理，服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生、服務(wù)于升本5年后的評估建設(shè)，這對我們檔案人是一個挑戰(zhàn)。

二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.高校教學(xué)檔案收集不全

由于諸多因素，新建本科院校教學(xué)檔案收集不全是一個普遍現(xiàn)象。我們與部分新建本科檔案館室交流，發(fā)現(xiàn)在實際教學(xué)管理工作中，一些學(xué)校只重視文書檔案整理和編研，忽視對教學(xué)檔案的收集、整理，致使教學(xué)檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能全面地反映教學(xué)話動和教學(xué)管理工作的全貌。大多不能及時收集、整理、歸檔的教學(xué)檔案隨著時間推移被遺失、遺忘。有的高校檔案館室只注重紙質(zhì)檔案的收集，忽視對電子教案、聲像檔案、實物檔案等檔案的收集。每到評比評估時，各高校檔案部門及涉及教學(xué)的部門臨時抱佛腳，匆忙整理、臨時補充，不但工作量大，也難免出現(xiàn)造假現(xiàn)象，這違背了高校教學(xué)工作水平評估的宗旨。

2.教學(xué)檔案重“藏”輕“用”

教學(xué)檔案的收集不全，導(dǎo)致教學(xué)檔案的編研、教學(xué)檔案的價值體現(xiàn)大打折扣。教學(xué)檔案二次開發(fā)不到位甚至沒有開發(fā)，導(dǎo)致不能充分發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)的功能。有的高校教學(xué)檔案大多靜態(tài)管理，束之高閣，動態(tài)管理如開發(fā)、利用、服務(wù)、編研的少。不少高校教學(xué)檔案管理的主要功能目前還是收集和保存資料，大多僅限于教師職務(wù)晉升、職稱評定的佐證材料，而對教學(xué)檔案的二次開發(fā)做得很少。

3.教學(xué)檔案管理系統(tǒng)對教學(xué)過程和學(xué)術(shù)交流中形成的隱性知識的收集與整理重視不夠

師者傳道授業(yè)解惑，知識具有傳承性，這對于高校教學(xué)檔案的收集就提出了更高的要求。高校教師隱性知識包括：教師教育教學(xué)理念；課堂教學(xué)的組織與教學(xué)方法、技巧；傳授知識與培養(yǎng)學(xué)生能力的組織技巧；課程體系、課程結(jié)構(gòu)的理解與把握；實訓(xùn)操作突發(fā)事件的應(yīng)對經(jīng)驗；畢業(yè)設(shè)計包括選題、查閱文獻(xiàn)、搜索資料、擬訂提綱、評審一系列指導(dǎo)方法與技能等?，F(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)對教師在教學(xué)過程中或在與學(xué)生的交流中瞬間產(chǎn)生的隱性知識收集不夠，有些因為不重視而根本沒有收集，導(dǎo)致許多名師或?qū)＜业慕虒W(xué)經(jīng)驗和技巧不能流傳下來。

三、做好新建本科院校教學(xué)檔案管理工作的對策

1.重視院系教學(xué)檔案信息資源建設(shè)，規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

結(jié)合高校教育教學(xué)實踐，制定和完善教學(xué)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，如《教學(xué)文件材料的歸檔范圍和保管期限》《教學(xué)檔案案卷格式》《教學(xué)檔案整理細(xì)則》等制度，明確教學(xué)檔案管理員的職責(zé)，讓教學(xué)檔案管理員樹立起強烈的責(zé)任心，調(diào)動其工作積極性。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由學(xué)校檔案館室具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹落實，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、規(guī)范化，并逐漸形成機(jī)制運行。

高校二級學(xué)院是從事教學(xué)活動的一線教學(xué)單位，是各類教學(xué)文件的主要產(chǎn)生者和保存者。各二級院系領(lǐng)導(dǎo)要切實重視教學(xué)檔案工作，要加強對教師、教學(xué)檔案員的檔案意識培養(yǎng)，使其學(xué)會有效利用檔案信息。讓教師和教學(xué)管理員明確每項教學(xué)活動的過程、結(jié)果都是應(yīng)該形成文字、實物及時歸入檔案的，而且他們也有義務(wù)把自己教學(xué)筆記、教案移交院系辦公室保存。對高校的評估，需要對教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析。所以，重視院系教學(xué)檔案的建設(shè)，可以為評估提供比較完整、系統(tǒng)、真實的信息數(shù)據(jù)，這是高校搞好教學(xué)評估工作的重要基礎(chǔ)。

2.努力提高教學(xué)檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)檔案不僅數(shù)量大，涉及面廣，同時還具有周期性和時代特色，特別是目前許多高校實行學(xué)分制，使得教學(xué)檔案的管理更加復(fù)雜，其管理模式逐漸從紙質(zhì)檔案向電子化管理過渡；另外，五年一次的教學(xué)評估，對教學(xué)檔案的管理也提出了更高要求，使得教學(xué)管理員必須緊跟時代步伐，在加強檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)的同時，還要不斷學(xué)習(xí)以信息技術(shù)為支撐的現(xiàn)代教學(xué)檔案管理方法，深入分析教學(xué)評估指標(biāo)體系，找出差距和努力的方向，積極探索教學(xué)檔案在質(zhì)量工程、精品課程、人才培養(yǎng)和教學(xué)評估等工作中發(fā)揮重要作用的新途徑，開發(fā)教學(xué)檔案，真正把教學(xué)檔案用好用活。

3.充分發(fā)揮教學(xué)檔案價值，樹立大局服務(wù)意識

做好新建本科院校教學(xué)檔案管理，還需要樹立大局服務(wù)意識，為學(xué)校人才培養(yǎng)和教學(xué)評估提供服務(wù)和支持。通過教學(xué)檔案網(wǎng)站建設(shè)，為學(xué)校教學(xué)管理部門提供動態(tài)教學(xué)管理和分析數(shù)據(jù)，讓每個相關(guān)人員通過網(wǎng)站能夠了解與其相關(guān)的教學(xué)信息，如教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)檔案規(guī)范等，以便他們能更好地展開工作。管理部門也可以通過此網(wǎng)站了解教師的教學(xué)情況、培養(yǎng)方案和質(zhì)量工程建設(shè)、精品課程建設(shè)情況等，從而為學(xué)校開展質(zhì)量工程建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

在教學(xué)檔案的學(xué)籍管理中，針對學(xué)歷認(rèn)證部門、用人單位、畢業(yè)生等社會各界對學(xué)生學(xué)歷材料的利用需求情況，我們應(yīng)充分利用現(xiàn)代化管理手段，建立教學(xué)檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)等，并將部分子系統(tǒng)向社會開放，逐步實現(xiàn)在線查詢，增加利用渠道，提高利用效率。如把畢業(yè)證和學(xué)位證號查詢系統(tǒng)向社會開放，利用者輸入畢業(yè)證號和學(xué)位證號就可以通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷地查詢到相關(guān)畢業(yè)信息。這樣既避免了在外地工作的畢業(yè)生舟車勞頓到就讀學(xué)校檔案館室查閱而造成的人力、財力的損失，也大大減輕了檔案管理員的工作量，從而騰出更多的時間精力去做教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作。

4.重視教學(xué)過程與學(xué)術(shù)交流中隱性知識的挖掘與整理，形成隱性知識檔案

引進(jìn)最新的Web2.0，Web3.0技術(shù)和通信技術(shù)，對教師和學(xué)生、教師與專家等在教學(xué)活動和學(xué)術(shù)交流中形成的隱性知識進(jìn)行挖掘、傳遞、收集、整理，建立隱性知識檔案。如利用個人、團(tuán)隊或協(xié)作式Blog（博客）實現(xiàn)教師、學(xué)生、檔案管理者之間的互動交流；應(yīng)用Wiki（百科）收集具有專題特色的教學(xué)檔案，創(chuàng)建各具特色的專題數(shù)據(jù)庫；用博客、RSS，虛擬學(xué)習(xí)社區(qū)、Mashup，QQ用戶群等工具收集、整理教學(xué)活動中形成的“頭腦風(fēng)暴”，形成更深層次的專題服務(wù)或?qū)W科服務(wù)檔案。

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（責(zé)任編輯 陳 利）