試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規范化

楊巍巍

摘要：近年來，現代化社會發展迅速，檔案管理工作自身的各方面功能及業務范圍也有著很大的變化。檔案管理工作應不斷的落實規范化管理，以促進其能夠有效的適應于新形勢下基本需求及要求，檔案管理工作的規范化對相關檔案管理工作人員自身意識及水平有著很高的要求，檔案管理規范化工作的實現與先進技術的引進有著極大的關系，在對檔案管理人員的自身素質提升的同時，對檔案管理相關策略進行創新。

關鍵詞：新形勢 檔案管理 規范化

職能性、原始性以及價值性是檔案最基本的特性，對單位或企業的持續發展有著很大的意義，不過檔案的管理工作總是復雜多樣的，并且很多的管理人員對其不夠注重，以導致其管理混亂，不能將其作用最大化發揮，這就會造成單位利益的損害。盡管日常工作中檔案管理總是被人們忽視，不過也應該跟得上時代的潮流，對其相關工作方式進行不斷的創新，有效的提升檔案管理規范化水平。

一、檔案管理人員自身意識水平提升

隨著市場經濟的不斷深化，檔案管理相關工作也發生了很大的變化。其對應的社會功能也逐漸的從政治領域進入經濟與科技領域的發展。檔案資源本就具備一定的時效性，在管理工作中不斷的提升總體管理規范化，能夠很好的呈現時效性各類需求。管理人員也應該本著嚴肅的態度，對相關的工作程序及體制不斷的健全，并合理的引進標準化的制定理念。檔案管理工作早期的歸整及收集，對應部門應該對自身的各種資料展開規范化的處理，并進行合理的匯總。檔案管理人員應對不相同的資料實行分類歸檔，再嚴格的依據規范化步驟對其進行著名。檔案管理人員還應該合理的結合自身的各類需求及檔案管理的趨向，編制規范化的管理體制。檔案管理體制應對相關的檔案管理程序以及不同環節進行規范化說明，再對不同的人員對應職責及工作的內容進行劃分，有效的落實不同崗位職責。同時，針對性的對相關部門的檔案管理工作忽視狀況，檔案管理人員應該積極的與各個部門的負責人進行聯系，并落實檔案工作積極配合，以便于確保檔案管理工作規范化標準程序的落實。

二、落實檔案工作規范化及標準化

對與檔案管理工作人員來講，其最關鍵的就是要不斷的強化管理工作的規范化，近年來信息化不斷的深入，各類現代化技術也已經融進人們的日常生活。這些相關的技術不止是可以有效的提升其工作效率，還可以將以往傳統式的工作模式所顛覆。把現代化技術合理的引進檔案管理中，是一種合理的、有效的選擇，這不僅僅是可以提升管理工作效率，也可以很好的確保檔案管理的質量。檔案管理工作的實行能夠更多的引入現代化信息技術，很多的管理軟件的實用性很好，能夠有效的提高檔案管理的工作效率，這不僅僅是檔案管理現代化表現，更可以很好的拓展檔案資料的范疇，促使更多的檔案資料得以保存。并且，對于檔案資料來講，引進現代化技術能夠有效的落實檔案資料的共享，更可以促使這些有效的價值得到良好的發揮。現代化技術不僅僅是能夠將以往傳統的管理模式顛覆，更是新形勢下檔案管理工作的發展趨勢。

三、檔案管理人員素質提升，有效的落實檔案工作規范化與標準化

檔案管理人員的專業化素質提升也是新形勢下檔案管理工作的關鍵要求，管理人員專業化水平的不斷提升，才能確保檔案管理規范化及高效化不斷推進，特別是各種現代化技術的持續運用，這就對管理人員的專業化水平提出了更高的需求及要求，其務必具備較好的信息化技術水平，特別是計算機以及互聯網、對應管理軟件的熟悉操作。現階段很多的檔案管理人員沒有足夠的專業化水平，這也就表現了大家對各類現代化技術應用并不熟練，很多的檔案管理人員專業化水平急需提升。應該針對性的對相關方面進行改善，應不斷的強化檔案管理人員的各項專業化培訓，其相關培訓內容不僅僅要集中在專業化素質的提升及操作技能，也應強化其對信息技術熟練程度，并在之后的人員引進上應較多的考慮具有良好專業素質，以及對現代化檔案管理模式有著較好的掌握，這對檔案管理工作的提升有著很大的意義。同時，國內的各大高校也應該進行檔案管理人才的有效培養，應不斷的強化該類人才的理論知識以及實踐操作持續豐富與深化。

四、轉化檔案管理思路，推進檔案工作規范化及標準化

（1）新形勢下不僅僅是要落實檔案資源管理工作，還應對相關的檔案資源開發運用效率進行一定程度的提升。被動的以及手動式檔案提供運用方法會逐漸的被主動式及現代化檔案服務方法所替代。并且，隨著信息技術的不斷發展，人類的各類知識及信息量也是在持續提高，并且對于繁雜的文獻情報來講，所有的文獻部門都不可能把全部知識及信息進行收集、整理以及加工、儲存、運用。所以，要不斷的強化橫向聯合，有效的呈現信息資源的共享。

（2）信息化下的檔案開放以及運用模式有很多種類，構建電子文件數據管理中心，就是非常好的一種選擇。檔案館以及相關的企業信息管理部門應該進行密切的配合，構建電子文件數據管理中心。此中心應設立在相關企業的檔案館，這也是企業各類信息資源庫的關鍵部分。電子文件數據管理中心是對網站內的各類歸檔電子文件進行集中化管理，并且在該網站上提供制約性以及非保密性的相關電子文件查詢以及運用服務，呈現電子文件的信息資源共享。該類檔案所應用的相關模式不僅僅是覆蓋范圍廣，并且檔案的內容是非常豐富的，利用率也較高。

五、結語

在新形勢下，檔案管理工作的規范化和高效開展，其最先就是需要促進檔案管理相關工作規范化及標準化，這也是檔案管理時效性的基礎提升。并且，要促進檔案管理工作的現代化進程，有效的提升的檔案管理人員的專業化素質，這樣不僅僅是可以合理提升檔案管理的質量以及管理水平，更能夠有效的落實檔案管理的規范化及高效化。同時，還應該健全并創新檔案開放工作，檔案資料是非常重要的社會資源，新形勢下檔案管理應該不斷的提升對應資料的開放化，這也能夠有效的推進檔案資料更好的發揮其社會效益。

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