服務教學教育，構建高職院校檔案評價體系

蔡亞瓊

（湄洲灣職業技術學院，福建 莆田 351254）

服務教學教育，構建高職院校檔案評價體系

蔡亞瓊

（湄洲灣職業技術學院，福建 莆田 351254）

根據高職院校檔案工作的特點和重要性，圍繞“以評促建、以評促管、重在服務、突出利用” 為宗旨，提出了以“建設、管理、綜合利用與服務”為核心內容，構建樹狀檔案評價體系，指出其評價實施與運行中應該注意的問題，為加快高職院校檔案規范化建設、充分發揮檔案服務于教學教育功能起到重要的推動意義。

高職院校；檔案評價；指標體系

檔案管理是高職院校辦學的歷史記載和憑證，是高職院校管理的重要組成部分，在技術技能型人才培養中具有重要的地位。科學完善的檔案管理評價體系對于促進檔案規范化管理、加強檔案綜合利用、充分發揮檔案功能具有不可替代的推動意義。本文從構建高職院校檔案管理評價體系的必要性和原則著手，探討了高職院校檔案管理評價體系的核心內容和實施辦法。

1 高職院校檔案管理的現狀和職能是構建評價體系的必然需求

（1）構建檔案評價體系是檔案乃至院校規范化管理的需要。檔案管理水平一定程度反映了高職院校的管理水平，目前高職院校因其建設時間較短、檔案管理意識淡薄，在檔案建設、管理、專業化、綜合利用等方面均較為薄弱，不少院校還未建立起綜合檔案室，還未實現檔案的信息化管理，檔案資料缺失嚴重，與規范化檔案建設與管理的要求相距甚遠。因此，建立起一套完善的檔案管理評價體系是促進高職院校檔案管理規范化、提高檔案管理水平的必由之路。

（2）構建檔案評價體系是檔案服務于教學教育功能發揮的需要。高職院校由于檔案分散管理、多系統管理、服務意識弱等方面的問題，致使檔案在其服務教學、服務管理、服務師生等方面均未能發揮其應有的作用，建立檔案評價體系有利于促進檔案的綜合利用，提高檔案服務水平，實現檔案服務于教學與管理的需要。

（3）構建檔案評價體系是高職院校實現人才培養目標的需要。技術技能型人才是高職院校培養目標，檔案管理作為院校管理的一部分，最終必須實現為人才培養目標服務，建立并完善面向師生的教學檔案、學籍檔案、儀器設備等檔案及其運行與服務機制，對于人才培養目標的實現尤為重要。構建檔案評價體系是檔案服務人才培養目標的終極需求。

2 堅持“以評促建、以評促管、重在服務、突出利用” 宗旨，把握構建體系的“三大原則”

基于構建高職院校檔案管理評價體系必要性分析，高職院校宜建立起以“以評促建、以評促管、重在服務、突出利用”為宗旨的檔案管理評價體系，以此作為檔案建設與管理的指揮棒，促進檔案建設、管理與利用上一個大臺階。為此，在構建體系時應該把握以下幾個原則：

（1）實用性原則。檔案評價指標體系應具有較強的針對性，體系結構應清晰，實施可操作性強，評價內容應適合于高職院校檔案管理的特殊性要求。

（2）科學性原則。評價體系在評價主體、制度、內容、方法、指標以及各組成部分比例等方面應做到合理，評價的領域重點突出，觀測點明確，組成部分之間、各主觀測點與下級內容之間的邏輯關系合理，并形成有機有序的整體。

（3）服務性原則。評價體系應該在規范化檔案建設與管理基礎上，重點對檔案的服務師生、服務管理、服務教學、服務人才培養方面進行評價，起到檔案的綜合利用與服務功能充分發揮的導向作用。同時評價指標體系本身也應該做到最終服務于人才培養目標的檔案建設與管理，實現指標體系本身的服務性。

3 以“建設、管理、綜合利用與服務”為核心，構建樹狀檔案評價體系

構建合理的高職院校檔案管理指標體系的核心內容是決定其科學性和目標能否實現的關鍵。高職院校檔案管理評價指標體系的內容應該由檔案建設、檔案管理、檔案綜合利用與服務三大部分組成，并以此三大部分為主要觀測點展開構建樹狀框架結構（如圖1），具體如下：

（1）檔案建設。檔案建設是檔案工作的前提和基礎，高職院校檔案建設應該以體制機制建設、軟硬件建設、管理隊伍建設、建設的完整性和效率為主要內容進行評價。其中體制機制建設情況將對檔案建設與管理的格局、建設效率和管理質量產生直接影響，高職院校宜建立“校系”兩級檔案管理體系，建立健全檔案工作的組織機構，制定并完善相配套的制度建設，明晰兩級職責，確保檔案工作順利開展；檔案硬件建設評價主要是對檔案管理庫房、辦公條件、設備設施等方面進行考查，是檔案建設的基礎；檔案管理隊伍建設評價是對檔案建設與管理重要技術力量的建設情況進行評價，檔案人員的專業結構、職稱梯度、年齡結構、專兼結構人數及比例、檔案工作研究水平等都直接對檔案管理與服務水平產生影響，應該將檔案管理隊伍建設作為重要的內容進行考核與評價；在檔案建設中，檔案建設的完整性和建設效率是考核檔案建設成效的重要指標，在指標中可以明確對建設時效性、及時性等方面進行量化衡量。

（2）檔案管理。規范化、信息化、安全性是檔案管理的核心內容，是檔案管理水平的標志。規范化是檔案在收集、建檔入庫、使用運行等環節流程化、程序化的體現，是檔案管理良性循環的內在動力；信息化是檔案適應現代化技術發展進行高效管理的必經之路，是檔案管理手段與水平提升的必然要求，信息化檔案管理主要考核其信息化的應用范圍、各類檔案間的共享程度、檔案管理的網絡化進程等；檔案安全性是檔案管理評價必不可少的指標，離開了安全性檔案管理無從談起，同時安全性也是信息化檔案管理面臨的挑戰，如何做到檔案管理的信息化網絡化與安全性的有機結合是其考評的重點。

（3）服務與利用。檔案的服務與利用是檔案管理的終極目標，是檔案發揮功能的直接體現，應該將其作為重點進行考評，主要應考查檔案面向教學、管理、師生的服務與利用指標。檔案的服務與利用可以從檔案的檢索利用率、利用范圍、服務質量、檢索利用效率等方面進行評價。

圖1　高職院校檔案評價指標體系樹狀框架結構圖

4 把握“五結合”，做好評價體系的實施與運行

檔案評價指標體系的構建為高職院校檔案工作的全面評價提供了依據，其實施與運行是檔案工作前進的標志，是評價體系能否發揮作用的關鍵，在實施與運行過程中應該做到“五結合”。

（1）自評與查評相結合。根據檔案評價指標體系，高職院校可以組織檔案工作進行自評，通過自評查找自身問題，進行自我整改，自評過程是一個自我完善的過程；在自評的基礎上學校可以組織專家進行查評，查評學校宏觀檔案工作或學校各單位檔案工作的業績，在查評中相互交流、提出問題整改提高。自評和查評都是檔案工作評價的重要形式，兩者應該結合進行。

（2）內部評價與外部評價相結合。內部評價即檔案管理部門對檔案工作的評價，它是業務評價，其重點是對檔案的規范化、安全性、完整性、時效性等進行評價考核；外部評價就是通過檔案機構外部的各類組織和人員對檔案管理工作的評價，主要是檔案服務和利用、信息化建設等方面進行評價，可以通過調查問卷、訪談等形式進行評價。在實施中應該明確兩種評價方法的范圍，結合起來對檔案工作進行綜合評價。

（3）宏觀評價與微觀評價相結合。高職院校檔案工作涉及面廣、種類繁多、內容復雜，高職院校的檔案內容的復雜性和特殊性決定了檔案評價中應該做到單項評價和綜合評價相結合，在實際評價中可以從宏觀上對檔案工作總體評價，也可以對某一特定種類的檔案管理工作進行專項評價，如學校可以組織進行各類檔案工作進行全面評價，也可以就教學檔案、建筑檔案、文書檔案等某一專項進行檢查評價。宏觀與微觀相結合的評價做到了檔案工作“點”、“面”結合、以點帶面、全面提高的效果。

（4）定時與不定時相結合。應該根據不同檔案種類的工作性質采用定時與不定時相結合的辦法進行考評。常年完成的檔案宜采用定時考評，如學籍檔案由于其完成是以學年為界限進行整理歸檔，則宜采用學年末的定時考評辦法，而有些專項檔案宜進行不定時檢查，如建筑檔案、設備檔案等。

（5）定量與定性相結合。在檔案工作評價體系中，各指標內容中有的可以進行量化評定，可按照工作內容和完成的工作量進行定量衡量，如建設效率、目錄吻合率、利用率、年度建檔量等。有的指標內容無法量化衡量，只能定性按照“優、良、合格、不合格”進行評價。在具體實施中應該根據指標內容特點將兩種評價方法結合起來進行考核評價。

5 結束語

高職院校檔案工作現狀及其服務的特殊性決定了建立檔案評價體系的必然要求，在體系構建中，必須堅持“以評促建、以評促管、重在服務、突出利用” 宗旨，把握構建體系的“三大原則”，以“建設、管理、綜合利用與服務”為核心，構建檔案樹狀評價體系，并在評價體系實施與運行中把握“五結合”，保障檔案工作評價體系順利有效實施，最終實現高職院校檔案服務于技術技能型人才培養的最大功效。

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[3] 丁元.建立檔案專業人才評價體系的思考[J].蘭臺世界, 2004,(6):15-16.

Service teaching education, Vocational Evaluation System Construction of College Archives

According to the characteristics and the importance of archival work colleges, focus on "Assessing and evaluation to promote tube, focusing on service, outstanding use" for the purpose, put forward a "construction, management, utilization and service" as the core content, build tree-file evaluation system, pointing out its evaluation of the implementation and operation should pay attention to the issue, in order to accelerate the standardization of vocational colleges archives building, give full play to the educational function of teaching archives services in a major push to significance.

File evaluation;; technical colleges system

G27

A

1008-1151(2015)04-0194-02

2015-03-11

蔡亞瓊（1972-），女，福建莆田人，湄洲灣職業技術學院館員，從事檔案管理研究。