信息化視角下的檔案管理探析

文/河北省滄州市檔案局　王洪宇

信息化視角下的檔案管理探析

文/河北省滄州市檔案局王洪宇

本文主要基于信息化的視角，分析了檔案管理方面存在的問題以及相關(guān)的解決對策，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供相關(guān)的建議以及參考。

信息化；檔案管理；對策

隨著現(xiàn)階段計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段人們的需要。然而，現(xiàn)階段的檔案管理工作必須符合信息化時代的建設(shè)以及發(fā)展。

一、信息化檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。人們普遍認為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作，不需要檔案管理人員有過高的專業(yè)技術(shù)知識，因此這些因素都導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提升，部分檔案管理人員沒有具體的工作目標，因此，在信息化迅速發(fā)展的今天，要想促進檔案管理的信息化發(fā)展，必須提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能提升檔案管理的信息化發(fā)展水平。

（二）檔案信息利用率過低。由于受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案，工作的主動性比較差，因此，造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負責(zé)接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經(jīng)過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機作為檔案管理工作的主要手段。

（三）檔案管理缺乏資金支持。由于現(xiàn)階段對檔案信息化管理不夠重視，使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設(shè)施嚴重不足并且十分落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息發(fā)展的需要。從信息化視角的角度出發(fā)，齊全的設(shè)備以及硬件和軟件設(shè)施是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。

（四）檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題比較突出。由于受計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響，對于檔案管理的信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)安全問題亟待人們的關(guān)注以及解決。由于信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的形式以及載體也在呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷，但是開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易帶來很多網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。

二、促進檔案管理信息化建設(shè)的手段

（一）加強對檔案管理人才的培養(yǎng)。專業(yè)的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一，只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平，才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此，必須加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，建立起檔案管理信息化建設(shè)的觀念，使其不斷掌握計算機操作以及數(shù)據(jù)錄入等基本的信息化計算機操作技術(shù)，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強化檔案管理人員的數(shù)據(jù)庫知識以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，并且在未來的培訓(xùn)工作中，要不斷對其進行專業(yè)技能的培養(yǎng)，用專業(yè)的技術(shù)知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標能夠逐漸落到實處。

（二）完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率。為了促進檔案管理工作的有序進行，必須建立科學(xué)資源數(shù)據(jù)庫，并且逐漸形成數(shù)據(jù)規(guī)模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化，通過用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來使得檔案管理的服務(wù)水平以及服務(wù)能力能夠有質(zhì)的提高與飛躍。并且在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息開發(fā)方面逐漸向高水平靠攏，提高網(wǎng)絡(luò)通信的標準以及計算機軟件系統(tǒng)的標準，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。

（三）加大對檔案管理工作的投入。在樹立起檔案管理信息化建設(shè)的目標之后，首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標準以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術(shù)迅速發(fā)展的今天，這種標準是遠遠不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標準。

（四）加強對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理。為了建立安全的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理信息的安全，必須加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理，建立以及完善檔案管理互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控機制，一旦出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)安全問題，能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，這些因素會嚴重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設(shè)施上保障檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)是必然的，因此，在21世紀發(fā)展的今天，必須用信息化的觀念武裝檔案管理人員的思想，使檔案管理的信息化水平能夠迅速提升，從多角度、全方位的角度來推進檔案管理的信息化發(fā)展與進步。

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