學(xué)校檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化管理

文/山東省實(shí)驗(yàn)中學(xué)東校教導(dǎo)處　姜曉鳴

學(xué)校檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化管理

文/山東省實(shí)驗(yàn)中學(xué)東校教導(dǎo)處姜曉鳴

【摘要】我國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入到信息化，信息化社會(huì)的明顯標(biāo)志就是信息化技術(shù)對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域整體水平的提升。檔案管理引進(jìn)信息化管理方式是時(shí)代發(fā)展的要求，也是信息化改革在檔案工作的具體應(yīng)用。學(xué)校檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要從多方面進(jìn)行把握，既要求做好外在條件的補(bǔ)充，也要做好內(nèi)在管理的升級(jí)。學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的重點(diǎn)，做好檔案管理能夠給予學(xué)校發(fā)展更多的基礎(chǔ)性保障。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；方法

一、引言

科學(xué)技術(shù)的日新月異給社會(huì)生活帶來(lái)豐厚的回報(bào)。計(jì)算機(jī)自應(yīng)用以來(lái)，在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮出積極的作用。計(jì)算機(jī)引領(lǐng)了信息化社會(huì)的發(fā)展，信息化進(jìn)步豐富了計(jì)算機(jī)的使用功能。檔案管理是學(xué)校日常管理中的主要工作，檔案管理對(duì)于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有重要意義。信息化的檔案管理是檔案工作今后的發(fā)展方向。

二、學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息化有利于學(xué)校檔案信息的全面記錄。學(xué)校檔案受教學(xué)活動(dòng)的影響，檔案管理中，需要處理很多文字資料、圖片資料和視頻影響等材料。信息化管理中將紙質(zhì)材料與電子版材料統(tǒng)一起來(lái)，使查閱者在尋找資料時(shí)，能夠第一時(shí)間找到所需的資料。信息化系統(tǒng)存儲(chǔ)范圍大、處理迅速、保存時(shí)間長(zhǎng)，這樣就會(huì)給檔案資料更加穩(wěn)定的保存狀態(tài)。

（二）檔案信息化有利于培養(yǎng)學(xué)校檔案管理的專(zhuān)業(yè)性人才。學(xué)校檔案工作在當(dāng)前的很多學(xué)校中，都是由教師或者職工來(lái)?yè)?dān)任，檔案工作實(shí)際上是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)很強(qiáng)的工作。但是，在實(shí)際工作中，管理的不到位、不均衡，影響了檔案管理的質(zhì)量。檔案信息化管理模式的實(shí)施，使學(xué)校檔案管理人員必須要進(jìn)行一定的學(xué)習(xí)，才能夠掌握檔案管理的方法，這就會(huì)從專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)方面硬性的加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，提高學(xué)校檔案管理的整體水平。

（三）檔案管理信息化有利于學(xué)校快速建立檔案服務(wù)“綠色窗口”。學(xué)校檔案管理的傳統(tǒng)方法就是運(yùn)用信息檢索的方式，進(jìn)行資料查詢(xún)，這樣不僅不準(zhǔn)確，而且經(jīng)常會(huì)耽誤查閱者和工作者大量的時(shí)間，查閱效率很低。信息化管理能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案查詢(xún)系統(tǒng)，通過(guò)輸入一定的提示字母，就能夠按照系統(tǒng)中設(shè)置的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，迅速找到所要查找的信息。根據(jù)系統(tǒng)化的檔案管理，可以建立檔案查閱的綠色窗口，使學(xué)校內(nèi)部和學(xué)校外部，都能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享。

三、學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的方式

（一）增加基礎(chǔ)設(shè)備，提供信息化管理的硬件配備。學(xué)校檔案管理引入信息化管理理念，是檔案管理的升級(jí)，也是學(xué)校管理方式的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)信息化管理要從基礎(chǔ)做起，要以客觀和主觀條件的雙重進(jìn)步作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理不是單純的計(jì)算機(jī)管理，而是將學(xué)校檔案管理納入到現(xiàn)代化的管理模式中，從根本上更新檔案管理的方式和手段。檔案管理信息化是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)條件，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為操作平臺(tái)。這樣就要學(xué)校要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實(shí)，要投入必要的基礎(chǔ)設(shè)備，增加計(jì)算機(jī)設(shè)備的規(guī)模和層次，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)。設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)要以學(xué)校的實(shí)際工作為藍(lán)本，建立學(xué)校檔案管理的特殊化要求。

（二）建立規(guī)范的管理體制，強(qiáng)化檔案管理體系。信息化管理的管理機(jī)制尤為重要，學(xué)校要根據(jù)自身教學(xué)管理模式，建立符合需要的檔案管理辦法，制定檔案管理制度，完善檔案管理的流程和技術(shù)規(guī)范，制定一定的安全措施，對(duì)檔案的瀏覽權(quán)限要有明確的規(guī)定，防止檔案信息泄露，避免檔案工作方式不當(dāng)帶來(lái)的損害。檔案管理體系需要學(xué)校的各個(gè)部門(mén)都能給予協(xié)助，在檔案的使用過(guò)程和歸檔工作上，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保障檔案管理工作的程序，提高管理效率。檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化管理體系，規(guī)章制度的完整是重要條件。

（三）提高檔案人員管理技能，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)。檔案工作是為學(xué)校建設(shè)服務(wù)的，因此，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)就是能夠?yàn)閷W(xué)校提供更直接、更簡(jiǎn)捷的服務(wù)。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代化的技術(shù)，而檔案管理工作中，人為操作還是占據(jù)主導(dǎo)地位。提高檔案人員的管理技能，對(duì)于檔案管理工作非常重要。學(xué)校要定期或者不定期對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)水平，同時(shí)，提高檔案管理人員的責(zé)任心，保證檔案管理工作能夠維持在規(guī)范運(yùn)行的模式中。

四、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案信息化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要投入基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)行專(zhuān)業(yè)人員管理。信息化管理使檔案工作更加全面，更加符合檔案工作的要求。學(xué)校在信息化檔案管理工作上，要更新意識(shí)，提供必要的條件，使檔案工作與其他工作更加統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息化建設(shè)的新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)于教育教學(xué)工作的輔助作用。

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