新形勢下事業單位檔案信息化建設的實踐與思考

文/中國交通通信信息中心　劉薇

新形勢下事業單位檔案信息化建設的實踐與思考

文/中國交通通信信息中心劉薇

【摘要】在新時期，我國事業單位檔案的數量和需求越來越大，傳統的檔案管理方法已經不能適應事業單位的進一步發展。與此同時，計算機網絡技術也得到了飛速的發展和迅速的普及，這推動了檔案管理的信息化建設。根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，檔案信息化是事業單位信息化建設的一個重要組成部分，事業單位必須對人力、物力、財力進行統籌規劃，推動檔案存儲數字化和利用網絡化。

【關鍵詞】事業單位；檔案信息化；檔案管理

在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確的指出了現在檔案管理工作中存在的一些不足，并且重點提出以下的整改方向，首先，必須對檔案工作體制機制進行完善；其次，必須提高檔案的利用率，擴大檔案的服務范圍。尤其提出了把檔案信息化列入本單位信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，統一部署，同步實施，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。隨著時代的發展，為了適應事業單位改革和發展的需求，事業單位的檔案管理方式也必須得到相應的改變，逐漸向信息化的檔案管理方式過渡。本文對事業單位檔案信息化建設過程中的主要任務進行了分析，立足于當前我國事業單位檔案信息化建設中暴露出的問題，提出了相應的解決措施。

一、我國事業單位檔案信息化建設的必要性

我國事業單位檔案信息化建設是事業單位發展的必然需求，通過檔案信息化建設能夠對事業單位的檔案信息資源進行充分的開發，提高信息資源的利用率，從而實現政務公開化、檔案信息傳輸的社會化和遠程化、檔案信息檢索的便利化，使事業單位的工作效率得到有效的提高，推動事業單位的改革。

事業單位具有社會公益性質，推動檔案信息化建設有利于實現檔案的公開發布，從而能夠向社會公開發布與百姓生活息息相關的檔案文件，方便公眾進行查詢，并進行政務處理的透明化，推行陽光、透明、公開的政務處理模式，通過電子政務來實現信息的公開，樹立良好的事業單位形象。

（二）挖掘和拓展事業單位檔案信息的價值。在事業單位發展的過程中檔案信息有著十分重要的作用。通過檔案信息化建設能夠在任意時間、任意地點對所需的檔案信息進行檢索和查詢，有效地提高檔案信息的利用率，對傳統檔案管理中出現的時空沖突進行解決。把檔案“信息庫”變成“思想庫”，服務單位事業發展。

（三）對傳統的檔案信息管理模式進行改進。通過事業單位的檔案信息化建設，能夠對傳統的檔案信息管理模式進行改進。改變傳統的人工錄入、紙質媒介的檔案管理模式，拓展檔案管理的職能。傳統的檔案管理只能實現檔案信息的運輸和保存，通過檔案信息化建設能夠實現檔案信息資源的管理、存儲和采集。

二、事業單位檔案信息化建設過程中的建設要點

（一）建設事業單位檔案數據庫。事業單位要提高管理部門的服務水平和工作水平，挖掘已有的檔案信息，就必須著力完善數據庫，使軟件系統更加實用。

在事業單位檔案信息化建設的前期階段，首先要對已有的資源進行有效的管理，做好相應的入庫和錄入工作，使檔案資源能夠實現日入檢驗。與此同時，對于一些特殊的檔案資源還要加強其信息化的步伐，例如使用頻率較高的、容易受損的、重要性強的檔案信息。具體分三步實現：第一步，完成當年入庫和當年查詢，使當年的工作檔案能夠進入相應的數據庫。第二步，進一步延長入庫檔案的年限。第三步，全面實現事業單位檔案的信息化建設，將全部檔案資源錄入數據庫。

（二）做好電子檔案的入檔和管理工作。很多事業單位都已經實現了電子辦公，產生了大量的電子文件。要對這些電子文件進行入檔，保障電子文件的規范性、有效性和完整性，對電子文件進行規范的鑒定、錄入、存儲、入檔等工作。

三、當前我國事業單位檔案信息化建設中存在的問題及其原因

隨著事業單位改革的不斷深入，我國的事業單位普遍進行了檔案信息化建設，然而信息化建設的過程中卻暴露出了一些問題，各單位在檔案信息化的建設質量與建設速度方面呈現出較大的差異。

（一）沒有深刻的認識到檔案管理工作的重要意義。事業單位上下從領導到員工都沒有深刻的認識到大管檔案管理工作對事業單位發展的重要性。特別是事業單位的領導沒有深入的了解檔案管理制度，對于檔案信息化建設的熱情不高，不愿意投入經費進行檔案信息化建設，甚至造成了檔案信息化建設的擱置，阻礙了事業單位的信息化建設的步伐。

物理學科是高中教學體系的重要組成部分，對于學生的學習、發展能夠產生深遠的影響。物理問題情境指的是在教學過程中，教師對教學環境進行設計，營造與課程相適應的教學氛圍，幫助學生更好的融入到物理課堂教學中，通過教師教學學習更多的物理知識。教育改革對高中物理課堂教學提出了新的要求，因此，高中物理教師需要注重對問題情境的設計與應用，提高自身教學質量，保證學生的物理學習。

（二）缺乏持續的資金投入保障。要完成事業單位的檔案信息化建設就必須配備良好的軟件設施和硬件設施，并對這些軟件和硬件設施進行定期的維護和保養，這就需要一定的資金投入。對于一些事業單位而言，由于各種原因，不能保障對檔案信息化建設的資金投入，使檔案信息化建設成了一紙空文。由于缺少設備支持，檔案工作人員只能停留在手工階段，阻礙了檔案信息化的建設步伐，極大的影響了檔案管理工作的效率。

（三）缺少高素質的檔案信息化管理人才。由于涉及到網絡計算機技術，檔案信息化建設對于檔案管理人員的各方面素質提出了更高的要求。當前一些事業單位的檔案管理人員由于年齡偏大、學習能力不強，難以跟上檔案信息化建設的步伐，缺乏相應的軟件和計算機知識，難以接受信息化技術的信息，不能夠專業的運用信息化管理的信息。這也造成了一些事業單位的信息化管理仍然停留在查找和錄入等基礎層面上，難以進行進一步的深入。

（四）配套應用軟件良莠不齊，兼容性差。事業單位的檔案信息化建設離不開一定的設備支持，然而當前我國還沒有開發出操作簡易、功能全面、能夠適應事業單位檔案信息管理工作需求的應用軟件。當前很多事業單位使用的檔案管理軟件要么功能較少，要么操作煩難，從一定程度上對事業單位的檔案信息化建設帶來了不利的影響，成為了事業單位信息化建設過程中的軟肋。檔案管理系統應用軟件廠商良莠不齊，國家檔案局尚未出臺統一的檔案管理系統建設標準，導致配套的應用軟件之間難以兼容。同行業的事業單位之間無法搭建起統一的檔案信息化平臺，難以做到互通有無，沒有體現出信息化、網絡化的優勢。

四、推動我國事業單位的信息化建設的有效對策

（一）建立一支高素質的事業單位信息化管理隊伍。事業單位要推動信息化的建設就必須打造一支懂信息技術、懂檔案、懂管理的信息化管理隊伍。事業單位要對檔案管理人員進行集中培訓，不斷提高檔案管理人員的信息化知識水平和電腦操作技術，使其能夠有效地應用信息化檔案管理設備，跟上時代發展的步伐。與此同時，還要注意提高檔案管理人員的綜合素質，包括思想道德水平、學習能力、工作責任心等等。必須保障管理人員的綜合素質和工作技能能夠滿足檔案信息化建設的要求。

（二）加快檔案信息化進程，了解檔案信息化建設的重要性。事業單位的領導要意識到檔案信息化建設的重要性。事業單位在發展的過程中，基本已經普及了電子辦公，工作范圍不斷擴展，檔案的數量和類別都在不斷增加。這也造成了檔案管理的難度不斷提高。要對數量繁多的電子文件進行檢索、分類就必須提高檔案管理的信息化。與此同時，在社會發展的過程中，事業單位與外界的交流更加活躍，必須打開窗口、面向群眾，加強與群眾的交流，而傳統的檔案管理方式已經不能適應事業單位的工作需要。因此必須加快檔案信息化建設的進程。

事業單位的領導要組織相關人員，制定本單位的檔案管理信息化近期目標和長遠目標，有步驟、有計劃地推動本單位的檔案信息化建設。

（三）保障事業單位檔案信息化建設的資金投入。事業單位要進行信息化建設就必須保障一定的資金投入，配置相應的軟件和硬件設備，并進行人員的培訓。事業單位領導要充分認識到檔案信息化建設的必要性，加強確保對檔案信息化建設的長期資金投入，對檔案管理技術所需要的軟件設備和硬件設備進行完善，保障事業單位檔案信息化建設的有效實施。

（四）進一步開展檔案管理應用軟件的開發工作。事業單位要認真甄別當前市場上的檔案管理應用軟件，或者自行開發檔案管理應用軟件，也可以根據實際需要進行檔案管理應用軟件的引進，并對其進行改造，使之更加符合本單位的實際情況。同時行業管理部門要統籌規劃本行業的檔案系統平臺，逐步實現檔案信息互通有無，體現信息化優勢。

（五）重視檔案管理的硬件設施建設。要實現事業單位的檔案信息化建設，就離不開相應的硬件設施的建設。簡單的“三鐵一柜”已經不能滿足新形勢的發展需要。事業單位要加大資金投入，配備完善的檔案信息化硬件設施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲環境。良好的硬件設施要能夠對檔案資料進行有效的保存，將電子存儲的優越性發揮出來，便于檔案資料的管理。與此同時，為了防止電子文件丟失，在信息存儲和錄入的過程中還要選擇儲量足夠大的備份硬件設備對所有檔案信息進行備份。

（六）制定本單位的檔案信息化建設規劃。由于每個單位的經濟基礎和實際需要有所不同，事業單位要將本單位的檔案信息化建設規劃制定出來，按部就班的進行檔案信息化建設。在檔案信息化建設的過程中要重視系統的靈活性和可擴展性，滿足長期發展的需要。為了滿足事業單位進一步發展和改革的需要，應該將信息化管理的網絡管理模式構建出來，有條件的事業單位可以建立一個檔案信息網站。

檔案信息網站主要是以網頁的形式，將相應的檔案信息服務提供給相關人員，從而實現電子文件的查找和咨詢，相關人員可以通過檔案信息網站對所需要的檔案信息進行查找、瀏覽和下載，從而提高檔案信息資源共享的程度，也可以使事業單位所有人員都享受到檔案信息化管理的便利，加深其對檔案信息化管理的認識和了解。

（七）有效的保證信息安全。如何保障檔案信息化建設過程中的檔案安全，是一個非常重要4的問題。在信息化的過程中，檔案信息的風險性主要體現在兩個方面。第一，來自網絡的風險。由于網絡的開放性的特點，如果檔案信息系統遭受黑客或病毒的攻擊，則會造成檔案的丟失和泄露。第二，來自硬件方面的風險，主要是由于計算機、硬件等的故障而造成檔案文件丟失和損壞。針對這種情況，首先必須對檔案系統設置嚴密的防火墻，并加裝其他防病毒軟件，嚴格遵守涉密檔案不上網的規定。與此同時還要對硬件設施進行嚴格的管理，做好相應的備份，防止由于硬件損壞而造成的檔案損壞。

五、結語

檔案信息化建設是時代發展和科技進步的必然產物，事業單位應該順應時代發展的步伐，加快檔案管理信息化建設的步伐，滿足新時代檔案管理的需要。事業單位必須重視檔案信息化建設，做好統籌規劃工作，通過檔案信息化來推動事業單位的信息公開、政務公開，提升事業單位的社會形象，使檔案管理工作能夠更好的為人民服務。

參考文獻：

[1]梅瓊,熊珊珊.高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].中國西部科技,2011(02).

[2]楊繼亮.醫療檔案管理信息化的優勢與實現途徑[J].生物技術世界, 2013(04).

[3]戈妍妍.小議高校檔案管理信息化建設[J].科技致富向導,2011(33).

[4]李春生.推進檔案管理信息化之我見[J].科技致富向導,2013(14).

[5]歐陽玉.探討檔案管理信息化的含義與發展趨勢[J].科技致富向導, 2013(29).

[6]房麗娜.新形勢下企業檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務,2013(03).