淺議檔案信息電子化存在的問題與對策

文/青島市城陽區海洋與漁業局　趙建火

淺議檔案信息電子化存在的問題與對策

文/青島市城陽區海洋與漁業局趙建火

【摘要】21世紀伴隨著信息技術的不斷發展，檔案信息電子化的應用也得到了快速提升，當今時代對于文件的起草、簽發等都是利用計算機來完成任務，檔案信息電子化在應用中也存在許多問題，本文對檔案信息電子化存在的主要問題進行分析，檔案信息電子化的解決對策做出論述。

【關鍵詞】電子化；問題；對策

檔案信息的存在形式是以計算機讀取文件，提高了檔案信息管理的效率，在單位應用越來越廣泛。

一、檔案信息電子化存在的問題

（一）檔案信息電子化缺乏通用性。雖然我國的計算機型號比較多，但是缺乏通用性，設備比較單一，導致各自開發的軟件不能互相協調利用，雖然計算機軟件系統在不斷地更新，但是功能卻比較少，管理系統不能滿足文件檢索和信息管理共用，檔案信息電子軟件不統一，出版信息編輯比較遲鈍，檔案系統在運用中和網絡建設不一致，對于中文所處的環境多種多樣，數據庫違背了一致性原則，由于數據在交換中比較復雜，限制了檔案信息電子化的發展進程。

（二）檔案信息電子化標準不統一。就目前而言，即使我國計算機發展水平比較先進，但是我國規范化的特征是檔案信息的基礎工作，在系統開發中違背了應該遵守的規范制度，導致計算機在移植中存在許多問題，在使用計算機過程，對于病毒問題不加以防范，計算機軟件的壽命會縮短，檔案信息系統的執行和網絡建設執行不規范，對用戶而言需求量比較大，在組織管理中比較困難，不能滿足檔案信息電子化的統一標準。

（三）計算機應用領域狹窄。我國部分經濟發展落后的地區，檔案部門沒有能力配備計算機，一些小的檔案管理機構還停留在紙質狀態，在使用紙質進行檔案管理中忽視了效率。

（四）檔案信息人員技術落后。紙質檔案向檔案信息電子化變革，檔案信息量相應增加，檔案信息電子化的程序比較復雜，造成檔案管理者沒有意識到社會發展狀況，信息處理人員技術比較落后，對于計算機的使用方法不了解，沒有能力去勝任計算機開發系統工作，對于檔案管理缺乏認識，限制了檔案收集效率，檔案管理人員對現代化檔案信息處理速度比較慢，因而對檔案信息電子化工作缺乏信心，甚至出現有些員工面對新技術的產生，對檔案信息電子化厭倦心理，不注重原始檔案管理，對于遺失的重要檔案不進行總結。

（五）檔案信息容易被篡改、丟失。有些工作人員會主動地篡改檔案，電子化的檔案被改，不會留下任何信息，有的人會故意刪除優盤上的重要信息，我們很難找到篡改證據，對于檔案信息電子化，檔案的保密性原則受到了嚴重的挑戰，大部分信息會遺留在計算機的網絡設備上，同一個計算機終端，對于其他網絡終端傳輸，數量不受限制，現在的辦公軟件，普遍使用計算機，許多重要的資料在網絡中都能找到，當計算機軟件被病毒所侵，保存在計算機的資料可能會丟失。

二、檔案信息電子化的解決對策

（一）提高電子化的標準。計算機提供有價值的檔案信息，必須要發揮計算機的功能，在利用中去除缺點，發揚優點，提高電子化服務，提高文字加工效率，檔案信息電子化被廣泛的應用到管理領域，檔案信息接近科學技術，實現了信息共享性，時間不再受制約，在注重電子軟件發展的同時，要注意軟硬件發展要相互結合，在電子檔案搜集中要注重規范性，檔案信息要保證安全，適應社會發展局面。

（二）減少檔案信息電子化投入。新的技術可以促進電子化的發展，在檔案信息電子化的投入中，可以選擇一次性的投入，減少信息加工費用，期望政府在檔案信息電子化有過多的投入不現實，對于較多的檔案信息可以選擇拷貝，在處理數據格式中采用統一性原理，達到數據交流中更加方便快捷的效果，政府應該出面，把檔案信息管理納入標準化管理理念的信息體系當中，開發部門組織要進行統一協調，減少重復開發軟件現象，鼓勵標準化管理，拓寬電子化的服務范圍，提高檔案信息電子化的地位，進行系統維護，延長系統軟件的使用壽命，實現計算機向數字化模式發展。

（三）擴大檔案信息電子化的使用范圍。對于發展落后的地區，政府應該重視檔案管理部門的發展，對檔案信息管理工作進一步加強，采用合理的方法投入資金使用，配備必用的設備工具，開發系統軟件，培養高素質人才，鼓勵使用檔案信息電子化，可以避免環境帶來的麻煩，減少工作時間，重視計算機的使用標準，政府對檔案管理部門領導開設定期的匯報、評語，運用最新科學技術成果，了解檔案信息電子化的真實情況，實現檔案信息電子化的推廣。

（四）提高檔案管理人員的素質。實現傳統檔案向檔案信息電子化發展，離不開現代化的高技術人才，從整體提高管理人員的素質，加強檔案管理人員的思想教育，有些檔案機密性比較強，檔案管理人員要嚴格遵守檔案管理原則，管理人員之間相互監督，把檔案信息管理工作落到實處，重視優秀人才的成長，培養競爭理念，掌握計算機的基本知識，建立一支師資力量強悍的隊伍，管理人員要熱愛本職工作，提高信息人員的技術水平，進行定期的培訓，檔案信息處理中出現的特殊情況，檔案管理工作者要積極地采取先進的方法處理，對檔案要及時保存，對保存的檔案做好標記，從多個領域進行優秀人才的聘用，提高檔案管理效率，降低紙質使用率，培養科學創新理念，在掌握文件管理方式以外，還要了解和自己工作相關的其他知識，充實自己的知識領域，把管理學掌握扎實，制定嚴格的管理制度，在工作中不拖拉，為檔案管理做出貢獻。

（五）減少電子檔案篡、改丟失的現象。為了減少檔案信息的篡改、丟失現象的發生，在保存檔案之前必須進行核對，建立法律法規體系，宣傳電子檔案的重要作用，檔案必須真實，管理人員要守法懂法，國家檔案管理部門在管理中要做到遵守合法性原則。

對于計算機文件數量的增加，文件保存系統要更加科學，定期的對系統進行維護，對于電子文件要精細分類，牢記檔案管理的規則，按照科學的方法進行保存。

三、結束語

檔案信息電子化比紙質檔案更加科學化，在檔案管理中擔任著重要的角色，提高了工作效率，適應了時代的發展，成了信息發展的必然趨勢。

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