如何做好檔案管理工作

文/秦皇島市住房公積金管理中心　時虹云

如何做好檔案管理工作

文/秦皇島市住房公積金管理中心時虹云

【摘要】通過分析檔案管理工作的重要性，提出做好檔案管理工作的必要性和意義，分析目前檔案管理工作中存在的問題，提出做好檔案管理工作的主要措施。

【關鍵詞】檔案管理；問題；措施

檔案管理工作是立足于事業單位根本的管理工作，隨著現代科技的發展，檔案管理也融入了科學化的管理方式。但是，當前檔案管理工作還存在一些問題，需要提出強化檔案管理的措施來實現檔案管理的自我價值。

一、檔案管理工作的必要性和意義

檔案管理工作對企事業單位來說非常重要，是提高事業單位人員工作效率的有效保證。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作更趨向科學性原則，對檔案進行開發與利用，進而充分挖掘檔案管理的價值，對檔案資源進行開發利用已經成為全社會獲取信息資源不可或缺的途徑，因此，首先，檔案管理工作本身具有管理性質，區別與其他管理工作，它不僅是對文件形式資料的管理，更需要通過先進的科學手段和方法對系統中信息進行分析和篩選，以滿足企事業單位的需要。其次，檔案管理工作是用來衡量企事業單位業績水平和管理水平的依據，通過檔案記載和分類管理可以掌握事業單位的第一手資料，為事業單位未來發展提供依據。最后，檔案管理工作能有效的提高工作人員的工作效率，提高資源利用率。通過檔案管理工作對資料進行整理、編輯和鑒定，最后科學的統計和分類保管。總而言之，檔案管理工作對事業單位來說非常必要，是事業單位健康長遠發展的必然要求。

二、目前檔案管理工作存在哪些問題

檔案管理工作是事業單位的基礎工作，隨著科學技術的進步，檔案管理工作也迎來了新的發展呢時期，但是，就目前事業單位檔案管理工作的進展情況來看，仍存在許多問題，下面進行具體的分析：

（一）檔案管理工作邊緣化危險。隨著科學技術的快速發展，計算機的推廣和普遍應用，使檔案管理工作出現邊緣化的危險。目前檔案管理方法較為落后，工作效率不高，難以滿足事業單位的需要。檔案管理邊緣化危險還體現在缺少現代化管理模式上，隨著改革的不斷深入，檔案管理工作也要進行改革。面對大量的檔案資料，檔案資料的整理、分析、處理和保管遇到困難，為檔案管理工作帶來挑戰。

（二）檔案管理工作不規范。檔案管理工作不規范、不標準阻礙了檔案管理的發展。檔案管理工作的目的就是充分、合理、有效的利用信息資源，為事業單位以及社會服務，滿足社會發展的需求。檔案缺少標準、規范的管理，則影響檔案的真正作用，不利于檔案管理的發展，不利于檔案保管利用價值的最大化和資料完整化以及檢索利用便捷化。

（三）檔案管理工作人員專業素質不高。由于檔案管理工作在事業單位的認識程度還不夠深入，工作人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，將其當作可有可無的工作，導致檔案管理工作人員在檔案管理過程缺少責任感，職業道德素質較低。而且，檔案管理工作與先進的計算機技術相結合，更需要高素質的人才進行檔案管理，發揮網絡信息技術的優勢，這也是目前檔案管理工作面臨的重要問題之一。

三、提高檔案管理工作的對策分析

（一）檔案管理與現代技術完美結合。檔案管理工作必須深入改革，其中管理方式落后問題必須及時解決，其中計算機信息網絡技術是最重要的管理手段，所以檔案管理與先進的計算機網絡技術有機結合才能走上良性發展的軌道。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化管理，充分利用豐富的庫藏資源。在利用網絡信息技術的同時，還要注重信息的安全性，為了保證信息安全，要指定嚴密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。

此外，還可以利用局域網提供檔案信息在線服務，通過創新性的服務理念及模式，改變傳統的被動的檔案管理，加強檔案資源的利用，提高檔案管理工作的價值。

（二）實現檔案規范化管理，建立依法治檔的觀念。檔案的規范化管理非常重要，能夠提高檔案資料的利用價值和利用率，更好的為社會、事業單位經濟發展服務。檔案規范化管理要做到：準確把握文件立卷歸檔的時效性，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。此外，還要設計完善的檔案管理方案，為檔案規范化管理提供依據。檔案管理方案要考慮總體性、全局性、長期性和穩定性。檔案管理內容要涉及檔案管理手段、管理方式，對信息技術的功能設定，網絡技術設計的思路及目標等，一個完整的管理方案關系到檔案管理的網絡信息建設，對檔案管理未來發展非常重要。

依法治檔是將檔案管理建立的法制化的基礎上進行的，建立嚴格的法制制度，完善檔案管理工作的規章制度，不斷應用現代化的設備及手段對檔案進行管理,不斷改革，與時俱進。

（三）提高檔案管理人員專業素質。建立一支管理能力強、技術能力強的高科技人才是檔案管理部門的首要任務。首先，要加強事業單位領導對檔案管理工作重要性的認識,制定切實可行的培訓計劃。其次，提高檔案管理人員信息化意識，提高其信息處理能力。檔案管理工作人員需要具有熟練運用信息資源管理理論和技術手段的能力，對檔案信息資源管理進行科學管理和有效開發。最后，加強檔案管理人員技術應用，提高其創新意識。管理人員要熟練掌握計算機技術，并且不斷學習。

四、結語

綜上所述，事業單位加強檔案管理工作是非常必要和重要的，不僅是事業單位掌握內部發展狀況的有效根據，還是制定科學合理發展目標和方向的重要依據。因此，發現并解決檔案管理工作中的問題，深化檔案管理工作改革，加強檔案管理服務意識對事業單位未來發展具有重要意義。

參考文獻：

[1]郝永琴,關鳳明.關于做好新時期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業管理與科技,2011(3).