淺析建設項目檔案管理中存在的問題及措施

文/昆明市滇池投資有限公司　湯珮珺

淺析建設項目檔案管理中存在的問題及措施

文/昆明市滇池投資有限公司湯珮珺

【摘要】對于工程建設而言，工程建設項目的檔案是一種非常重要的依據，記錄了工程建設的真實數據和質量鑒定結果。無論是對于企業本身還是國家都非常的重要。當前由于國家的建筑市場的改革在不斷深化，發展速度也越來越快，所以對于工程檔案管理工作的要求也越來越高。本文嘗試對目前工程建設項目的檔案管理中存在的問題進行分析，結合當前社會發展以及新形勢和要求對檔案管理相關工作給出合理措施。

【關鍵詞】工程項目建設；檔案管理；措施

一、建設項目檔案管理工作中存在的主要問題

（一）建設工程項目檔案管理體系存在漏洞。與國外的同類所提供的原始設計和施工材料相比，建設工程項目檔案的資料比之要晚得多，并且保存在國家的建設檔案部門。早在一百多年前，就已經有非常有力的證據表明國外對于建設工程項目檔案管理工作做得非常的系統和規范了。建設工程項目檔案管理不光晚于國外同類行業，同時也晚于諸如工商、公安、稅務以及教育等國內的行業。自從建國開始至70年代末，我國的建設檔案都沒有系統的管理和應用，只有少部分憑借行政管理使得國家的重大工程建設項目得到保留。借助行政以及經濟管理辦法，建設項目檔案的管理工作在上世紀80年代初開始得以正常的運轉和持續的發展。因此到目前為止，由于建設項目檔案事業以及相關的法律法規的制度建設起步都較晚，所以到目前為止，建設檔案管理工作依然缺乏較為完善的管理體系支撐。

（二）不夠重視工程項目檔案管理工作。工程建設的過程中，經常存在因為建設項目點多線長，所以將一個大型的工程項目建設拆分為十幾個甚至幾十個部分，然后再在每個部分中進行分包，參加項目建設的施工隊伍質量水平參差不齊，數量繁多。因為大部分的施工隊伍本身的編制單位并非常設，所以這些施工隊伍無論是底層的施工人員還是上層的項目經理或者部門領導都對建設項目的檔案管理相關工作缺乏足夠的意識，從上到下都錯誤的認為工程才是施工過程中最為重要的部分，對于項目檔案管理工作則不用太過上心，所以對于工程項目的檔案管理工作一直是持輕視的態度，并未設置專業人員進行檔案管理工作，所以一直存在職責不清和工作不夠滲入到位的問題。

（三）缺乏完整的檔案管理制度，項目檔案管理人員素質水平有待提高。很多工程項目建設過程中缺乏完整健全的檔案管理制度，也沒有實行工程中的檔案質量否決制。普遍將工程能否順利的按時完成工作為第一要求，較為重視建設工程的工程進度以及工程質量，但是未能注重日常建設項目的檔案材料的形成和累計。甚至部分工程建設單位和施工單位并沒有專門的負責工程建設項目檔案的管理人員，普遍采用的管理辦法是交由兼職人員處理，或者是定期的委派人員進行和立卷。由于只有極少項目檔案管理人員接受了較為系統的檔案管理專業培訓，所以這些絕大部分沒有經歷過系統的檔案管理專業培訓人員自然也就無法保證檔案卷宗的質量水平，所以待到工程竣工之后，移交到檔案館的工程建設項目檔案的質量基本都不過關，需要專業人員進行拆封和返工，這無疑在人力和資源方面都造成了浪費，而且影響了整個檔案管理工作的進程。

二、提高工程建設項目檔案管理工作相關措施

（一）構建較為完整和系統的工程建設項目檔案管理體系。工程建設項目在立項審批投入建設的時候，為了保證各個部門之間的工作聯系渠道便捷通暢，確保工程建設可以順利進行，所以應當根據工程的工作重點和需要有針對性的成立專門的重點工程建設指揮部門。此外，還需要安排一定量的具有足夠的檔案管理工作經驗的檔案管理專職人員進行工程建設項目檔案管理部門的組建。檔案管理工作人員要做好兩件事情，第一件事情是平時要注重對工程建設指揮部門所形成的各種文件以及圖紙進行及時收集和保管；第二件事情就是加強對于工程建設過程中諸如建設、設計、監理、勘察以及施工等單位的檔案管理人員在檔案資料的收集和管理方面的培訓。因此，工程建設的各個參與單位也都應該配備屬于自己的專職或者兼職的檔案管理人員，還要注意對這些檔案管理人員進行相關業務的培訓。認真地收集、整理和管理施工過程中所出現的各種工程檔案，待到整個工程建設完工之后，再將所收集的各項檔案移交給建設單位。要保證各個施工單位的檔案管理部門與工程建設項目的指揮部門的檔案管理部門之間保持著密切的聯系，確保可以進行順暢的日常交流以及溝通工作。

（二）有序管理工程建設項目檔案。在工程的施工建設的過程中，圖紙和文件材料必不可少，圖紙和文件材料上包含眾多工程建設信息，所以對于施工圖紙以及相關資料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建設的進展狀況與施工圖紙以及資料等檔案的收集和管理之間存在著密切的聯系，所以想要保證工程建設工作可以順利的進行，就必須要保證工程建設資料的整齊和完備，想要滿足以上的需求，就需要加強工程建設的日常臺賬登記的管理工作。其中收、發、資料審核、歸檔文件的登記、收發文件的時間，收發單位的名稱、收發的數量以及資料和圖紙的名稱經辦人等等。在資料到達檔案管理部門之后，檔案管理人員首先應當對資料進行存檔留存，然后再分發給其他的單位和部門，在分發的過程中，要做好臺賬的登記工作，諸如復印件、“三筆”現象以及缺乏必要的足夠簽章的情況要通知相關單位盡快解決和整改。此外，對于指揮部門之外的其他部門日常運行形成的各種文件和資料以及在工程建設的準備階段所形成的各種文件材料都需要盡快的整理歸檔，如此才能確保檔案的整齊完整。

（三）注重培養檔案管理人員的自身素質水平。大部分的工程建設都需要涉及到眾多施工單位，并且這些施工單位來自不同的地方，所以每一個施工單位在檔案管理方面的要求也都存在著不同，所以在檔案管理的業務水平方面也存在差距，進而所形成的檔案質量水平也就存在參差不齊的現象，為了盡可能保證來自不同單位的檔案的水平基本相同，需要在日常對于各個施工單位的檔案管理進行檢查和指導的同時，還需要幫助他們主動挖掘檔案管理中所存在的問題，定期的對各個單位的檔案管理、工程監理以及施工技術等方面的人員進行培訓，積極解決資料管理過程中所存在問題，規范各單位的檔案管理的工作習慣，引導檔案管理人員主動學習如何把握檔案的接受和整理方面的質量，如何對竣工圖進行編制，規范竣工圖的樣式。

（四）加強工程建設項目檔案的同步管理。簽字手續在工程建設項目檔案資料的收集過程中具有重要的意義。一般的工程建設中，參建的工程隊伍普遍來自外地，當工程項目完工之后，施工隊伍將會很快的離開本工程，進入到下一個工程的建設中去，所以就需要檔案管理人員及時的收集和審查工程資料，第一時間發現問題，并且敦促施工單位盡快解決問題。不要等到施工隊伍已經離開本工程，才發現很多檔案資料上需要施工隊伍中的技術人員、技術負責人進行簽字蓋章，這無疑會嚴重拖延檔案收集和處理的速度，同時也浪費了大量的人力、物力以及財力。所以，為了保證工程建設項目檔案的整齊、完整和準確，要盡可能保證檔案的管理與工程建設施工可以同步的進行，在工程建設還在準備階段就需要開始進行檔案管理的籌備工作，確保檔案管理工作可以貫穿工程建設的始終。

（五）借助多媒體技術加強檔案的收集和保存。多媒體技術很早就被應用于檔案管理工作中，如今聲像等媒體信息在檔案管理中占據著重要的地位。這種檔案不僅僅記錄文字，同時也包含了視聽兩方面，可以更加真實、準確和系統的展現工程建設項目檔案，確保檔案自身的整齊和完備。所以，工程建設項目檔案管理工作中需要跟隨工程進度，對建設過程中的每一道程序和采用新的技術、結構、材料以及工藝的部位進行跟蹤拍攝，加強對于聲像媒體文件的收集，并且將其形成檔案資料。諸如地下工程、隱蔽工程因為其環節較多，并且單純的書面文件很難進行足夠詳細的記錄，所以更適合采用聲像錄制的方式進行歸檔。

三、總結

工程建設項目檔案是工程建設的真實記錄和質量鑒定的重要依據，是一項非常寶貴的資源和財富。做好工程建設項目的檔案管理工作，不僅僅是促進了工程建設項目的管理，同時可以更好的保證工程建設的自身質量。

參考文獻：

[1]趙越.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].中國科技縱橫,2011(8):210.

[2]王艷.做好新時期檔案管理提升檔案管理現代化水平[J].華章,2011 (11):250.