淺談辦公室檔案管理規范性的提升

文/吉林省第五地質調查所　都蕾

淺談辦公室檔案管理規范性的提升

文/吉林省第五地質調查所都蕾

【摘要】辦公室檔案管理是企業管理中的重要內容，然而辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，需要耗費大量的人力物力，因此必須要提高辦公室檔案管理的規范性，從而能夠更好地提高辦公室人員的工作效率。本文通過簡要論述提高辦公室檔案管理規范性的必要性，進而針對如何提高辦公室檔案管理的規范性，總結了幾點相關的意見和建議。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；管理規范性

一、引言

對辦公室檔案管理進行進一步的規范，能夠更好地提高企業的辦公效率，同時也是我國辦公室檔案管理的重要工作內容。對辦公室檔案進行規范化的管理，可以幫助企業進一步降低檔案管理人員的工作量，使得辦公室的檔案能夠得到更加妥善的保管。因此，本文通過簡要論述辦公室檔案管理規范性的重要作用，進而提出了相關的優化策略。

二、規范辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理是企業管理的重要組成內容，對于企業來講，進一步規范辦公室檔案管理有著非常重要的作用，主要體現在以下幾點：

（一）促進企業管理水平的提高。辦公室檔案管理是一個企業的重要管理內容，如果對辦公室檔案進行規范化的管理，能夠進一步提高企業的管理水平，這是因為對于大多數企業來講，辦公室檔案管理工作的工作量比較大，而且對辦公室檔案管理工作的質量要求也比較高。所以，只有進一步提高企業或者團隊的管理水平，才能夠對辦公室檔案進行規范化的管理。

（二）促進部門溝通的重要方式。對于很多企業來講，都存在著不同的部門，從而處理企業的不同工作內容，然而這些部門之間并不是孤立存在的，他們之間需要進行一些溝通和交流，因此部門之前的一些協作情況就需要通過檔案進行。所以說，辦公室檔案管理的規范化提高也是促進部門溝通和交流的重要方式，能夠進一步提高部門合作的效率，從而進一步提高企業的工作效率。

（三）促進現代管理方式的豐富。辦公室檔案管理工作非常復雜，工作量比較大，而且對于工作內容的質量要求較高，所以為了更好地提高辦公室檔案管理的效率，很多企業都采用計算機系統對檔案進行管理：首先，很多企業利用計算機系統對檔案進行存儲，使得這些檔案的復制和備份更加方便快捷；其次，利用計算機對辦公室檔案進行管理，能夠進一步提高檔案的傳播效率。利用計算機對辦公室的檔案進行管理使得企業的現代管理方式更加豐富。

（四）促進檔案管理人員素質的提高。隨著企業對辦公室檔案管理工作的重視程度，對于檔案管理人員的素質要求也在進一步提高，因此對辦公室檔案管理進行規范化管理，有利于提高檔案管理人員的素質，這是因為當企業利用計算機對辦公室檔案進行管理時，就需要檔案管理人員能夠熟練操作計算機，所以此檔案管理人員必須提高自身的計算機專業素質；同時，對辦公室檔案進行規范化管理，有利于檔案管理人員按照更加規范的流程進行操作，從而能夠進一步提高他們的工作效率，進一步提升自身的職業道德素質。

三、提高辦公室檔案管理規范化的策略

（一）進一步規范檔案管理程序。在很多企業內部，對辦公室檔案有著自己的管理流程，這樣才能使得檔案管理人員在日常工作過程中有章可循。然而，目前很多企業仍然缺乏規范化的檔案管理流程，因此必須要制定規范化的辦公室檔案管理流程，為此可以做到以下幾點：第一，參考一些大型企業對辦公室檔案的規范化管理流程，從而借鑒這些成功企業的辦公室檔案管理經驗，能夠更好地規范企業的辦公室檔案管理工作；第二，制定相應的規章制度，促使辦公室檔案管理人員嚴格遵守，對于具有突出表現的員工進行獎勵，從而為其他檔案管理人員樹立學習的榜樣。

（二）提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員是影響辦公室檔案管理規范化的重要因素，因此為了更好地進行辦公室檔案的規范化管理，需要進一步提高檔案管理人員的素質，為此可以做到以下幾點：第一，鼓勵辦公室檔案管理人員對現有的檔案管理流程提出意見和建議，從而能夠更好地促進辦公室檔案管理的規范化進程；第二，對檔案管理人員進行定期的培訓，使得他們能夠了解和學習最新的規范化辦公室檔案管理流程，從而將其應用到實際的工作當中；第三，鼓勵辦公室檔案管理人員不斷進行學習，提高自身的計算機應用水平，從而能夠更加熟練地對辦公室檔案進行規范化的管理，進一步提高辦公室檔案管理的效率。

四、結論

綜上所述，辦公室檔案管理的規范性對于企業的發展有著重要的作用，同時也是我國進行檔案管理工作的重要內容，因此本文通過總結辦公室檔案管理規范的重要性，進而提出了相關的策略，能夠進一步提高辦公室檔案管理的規范性。相信隨著企業對辦公室檔案管理工作的逐步重視，能夠更好地提高辦公室檔案管理的規范性，從而更好地對企業進行管理，促進企業的發展和進步。

參考文獻：

[1]任彩霞,張軍.新時期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業務, 2012,05:26.

[2]徐亞群.高校院系辦公室檔案管理的規范化研究[J].辦公室業務, 2013,07:100-101.