淺談無(wú)紙化辦公所面臨的檔案管理問(wèn)題

文/中廣核管理咨詢(xún)（深圳）有限公司　林晨

淺談無(wú)紙化辦公所面臨的檔案管理問(wèn)題

文/中廣核管理咨詢(xún)（深圳）有限公司林晨

【摘要】無(wú)紙化辦公的檔案管理是各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)高速發(fā)展的必然趨勢(shì)，在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期，無(wú)紙化辦公條件順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，已經(jīng)成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)有效管理的重要舉措，所以，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)，加大對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的資金投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的技術(shù)研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化與合理化管理。本文通過(guò)分析當(dāng)下無(wú)紙化辦公條件下檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；無(wú)紙化辦公；管理問(wèn)題

現(xiàn)在，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了不同程度的發(fā)展，檔案管理工作的難度加大，檔案的管理流程比較復(fù)雜，而且，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理，僅僅使用傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿(mǎn)足在信息時(shí)代下對(duì)檔案信息的有效整合和存儲(chǔ)。所以，檔案的管理工作必須向著現(xiàn)代化的趨勢(shì)邁進(jìn)。無(wú)紙化辦公的檔案管理，與信息技術(shù)是密切相關(guān)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤(pán)的儲(chǔ)存技術(shù)都為檔案的現(xiàn)代化管理提供了技術(shù)支持。只有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理，才能提高各行各業(yè)的工作效率，無(wú)紙化辦公的檔案管理不僅僅是滿(mǎn)足了其自身發(fā)展的要求，同時(shí)也為各行各業(yè)的順利發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、無(wú)紙化辦公檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案的管理體系存在漏洞。檔案的管理體系確保了檔案管理的有效性，但是，現(xiàn)在很多企業(yè)沒(méi)有開(kāi)設(shè)檔案管理部門(mén)，檔案的管理比較混亂，檔案的管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)分級(jí)的管理，企業(yè)沒(méi)有采取有效的措施進(jìn)行檔案的分級(jí)化管理，企業(yè)的檔案管理體系不完善，很多管理規(guī)章沒(méi)有在審查的基礎(chǔ)上落實(shí)，沒(méi)有建立有效的檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，檔案的管理和控制具有不徹底性。

（二）企業(yè)沒(méi)有樹(shù)立現(xiàn)在化的檔案管理意識(shí)。現(xiàn)在，很多企業(yè)對(duì)無(wú)紙化檔案管理還沒(méi)有引起重視，沒(méi)有重視無(wú)紙化檔案管理的流程。沒(méi)有采取有效的手段進(jìn)行檔案的管理，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，在管理檔案時(shí)現(xiàn)代化的管理理念。企業(yè)在進(jìn)行無(wú)紙化檔案管理的時(shí)候，還沒(méi)有較強(qiáng)的法律意識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部也沒(méi)有制定相關(guān)的政策對(duì)無(wú)紙化檔案管理人員加以約束。

（三）檔案管理人員沒(méi)有更新自身的檔案管理思想。在無(wú)紙化辦公檔案的管理過(guò)程中，管理人員沒(méi)有及時(shí)更新檔案管理的知識(shí)儲(chǔ)備，沒(méi)有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展提高檔案管理的思想覺(jué)悟，在無(wú)紙化辦公檔案管理中，管理人員還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，導(dǎo)致無(wú)紙化辦公檔案管理不能很好地應(yīng)用，在檔案管理方面不能呈現(xiàn)出無(wú)紙化辦公的優(yōu)勢(shì)。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)存在問(wèn)題。檔案管理人員的知識(shí)面窄，僅僅是對(duì)檔案管理知識(shí)略知一二，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也沒(méi)有聯(lián)系其他學(xué)科的知識(shí)，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)有待于完善，對(duì)新的知識(shí)沒(méi)有學(xué)習(xí)，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用還跟不上時(shí)代的步伐。

二、無(wú)紙化辦公中促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）無(wú)紙化辦公檔案管理人員要更新自身的思想觀念，檔案管理要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在無(wú)紙化辦公檔案管理中，管理人員一定要高度重視檔案管理，而且要適應(yīng)無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理，不能在用傳統(tǒng)的檔案管理方法，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，要更新自身的觀念，摒棄那些與現(xiàn)代化建設(shè)不相符的觀念，樹(shù)立依靠科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的新觀念，在檔案管理時(shí)一定要與無(wú)紙化辦公理念協(xié)調(diào)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的主動(dòng)管理，使檔案管理能夠在無(wú)紙化辦公條件下有條不紊地進(jìn)行。

（二）不斷提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。現(xiàn)在，提高檔案管理人員的素質(zhì)是十分必要的，在無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理，運(yùn)用到了更多的知識(shí)，這就要求管理人員不僅僅要具備檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)也要具備現(xiàn)代化科學(xué)的知識(shí)，因此，檔案管理人員要有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，不僅僅要研究檔案學(xué)知識(shí)，同時(shí)也要不斷學(xué)習(xí)其他學(xué)科的知識(shí)，因此，在企業(yè)中，要提高無(wú)紙化辦公檔案管理人員的素質(zhì)，讓他們逐步適應(yīng)無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理工作流程，讓管理人員熟悉信息技術(shù)的使用，根據(jù)檔案管理人員的年齡、性格等特征進(jìn)行分級(jí)管理，定期讓檔案管理人員接受培訓(xùn)，提高自身的職業(yè)技能和道德素質(zhì)。

（三）企業(yè)要加強(qiáng)檔案無(wú)紙化管理的意識(shí)。在無(wú)紙化檔案管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)檔案不完整的問(wèn)題，針對(duì)于這一問(wèn)題，可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理意識(shí)培養(yǎng)宣傳活動(dòng)，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過(guò)程中。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案的現(xiàn)代化管理可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，讓企業(yè)可以有條不紊地運(yùn)作，檔案管理的作用是非常明顯的，但是，企業(yè)在進(jìn)行無(wú)紙化辦公檔案管理時(shí)還是存在一些問(wèn)題的，檔案的管理體系存在漏洞，企業(yè)的檔案管理水平不高，不能及時(shí)地傳達(dá)有效的信息，企業(yè)在檔案管理時(shí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)封閉式的管理模式，企業(yè)沒(méi)有樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，因此，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公條件下的檔案管理是十分必要的提高硬件設(shè)施的建設(shè)速度，更新檔案管理人員的觀念，促進(jìn)無(wú)紙化辦公條件進(jìn)程。

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