淺談無紙化辦公所面臨的檔案管理問題

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司　林晨

淺談無紙化辦公所面臨的檔案管理問題

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司林晨

【摘要】無紙化辦公的檔案管理是各行各業(yè)實現(xiàn)高速發(fā)展的必然趨勢，在社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時期，無紙化辦公條件順應(yīng)了時代的發(fā)展，已經(jīng)成為各行各業(yè)實現(xiàn)有效管理的重要舉措，所以，在進(jìn)行檔案管理時，要加強檔案管理人員的整體素質(zhì)，加大對檔案現(xiàn)代化管理的資金投入，加強對檔案管理的技術(shù)研發(fā)，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化與合理化管理。本文通過分析當(dāng)下無紙化辦公條件下檔案管理存在的問題，并針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；無紙化辦公；管理問題

現(xiàn)在，各行各業(yè)都實現(xiàn)了不同程度的發(fā)展，檔案管理工作的難度加大，檔案的管理流程比較復(fù)雜，而且，各行各業(yè)都實現(xiàn)了無紙化辦公條件下的檔案管理，僅僅使用傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足在信息時代下對檔案信息的有效整合和存儲。所以，檔案的管理工作必須向著現(xiàn)代化的趨勢邁進(jìn)。無紙化辦公的檔案管理，與信息技術(shù)是密切相關(guān)的，計算機技術(shù)的自動標(biāo)引技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤的儲存技術(shù)都為檔案的現(xiàn)代化管理提供了技術(shù)支持。只有實現(xiàn)無紙化辦公條件下的檔案管理，才能提高各行各業(yè)的工作效率，無紙化辦公的檔案管理不僅僅是滿足了其自身發(fā)展的要求，同時也為各行各業(yè)的順利發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、無紙化辦公檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）檔案的管理體系存在漏洞。檔案的管理體系確保了檔案管理的有效性，但是，現(xiàn)在很多企業(yè)沒有開設(shè)檔案管理部門，檔案的管理比較混亂，檔案的管理沒有實現(xiàn)分級的管理，企業(yè)沒有采取有效的措施進(jìn)行檔案的分級化管理，企業(yè)的檔案管理體系不完善，很多管理規(guī)章沒有在審查的基礎(chǔ)上落實，沒有建立有效的檔案管理評價機制，檔案的管理和控制具有不徹底性。

（二）企業(yè)沒有樹立現(xiàn)在化的檔案管理意識。現(xiàn)在，很多企業(yè)對無紙化檔案管理還沒有引起重視，沒有重視無紙化檔案管理的流程。沒有采取有效的手段進(jìn)行檔案的管理，沒有根據(jù)企業(yè)的實際情況對檔案進(jìn)行跟蹤，在管理檔案時現(xiàn)代化的管理理念。企業(yè)在進(jìn)行無紙化檔案管理的時候，還沒有較強的法律意識，在企業(yè)內(nèi)部也沒有制定相關(guān)的政策對無紙化檔案管理人員加以約束。

（三）檔案管理人員沒有更新自身的檔案管理思想。在無紙化辦公檔案的管理過程中，管理人員沒有及時更新檔案管理的知識儲備，沒有根據(jù)社會的發(fā)展提高檔案管理的思想覺悟，在無紙化辦公檔案管理中，管理人員還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，導(dǎo)致無紙化辦公檔案管理不能很好地應(yīng)用，在檔案管理方面不能呈現(xiàn)出無紙化辦公的優(yōu)勢。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)存在問題。檔案管理人員的知識面窄，僅僅是對檔案管理知識略知一二，在進(jìn)行檔案管理時，也沒有聯(lián)系其他學(xué)科的知識，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)有待于完善，對新的知識沒有學(xué)習(xí)，對信息技術(shù)的應(yīng)用還跟不上時代的步伐。

二、無紙化辦公中促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）無紙化辦公檔案管理人員要更新自身的思想觀念，檔案管理要順應(yīng)時代的發(fā)展。在無紙化辦公檔案管理中，管理人員一定要高度重視檔案管理，而且要適應(yīng)無紙化辦公條件下的檔案管理，不能在用傳統(tǒng)的檔案管理方法，應(yīng)該與時俱進(jìn)，要更新自身的觀念，摒棄那些與現(xiàn)代化建設(shè)不相符的觀念，樹立依靠科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的新觀念，在檔案管理時一定要與無紙化辦公理念協(xié)調(diào)起來，實現(xiàn)檔案的主動管理，使檔案管理能夠在無紙化辦公條件下有條不紊地進(jìn)行。

（二）不斷提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。現(xiàn)在，提高檔案管理人員的素質(zhì)是十分必要的，在無紙化辦公條件下的檔案管理，運用到了更多的知識，這就要求管理人員不僅僅要具備檔案管理方面的知識，同時也要具備現(xiàn)代化科學(xué)的知識，因此，檔案管理人員要有豐富的知識儲備，不僅僅要研究檔案學(xué)知識，同時也要不斷學(xué)習(xí)其他學(xué)科的知識，因此，在企業(yè)中，要提高無紙化辦公檔案管理人員的素質(zhì)，讓他們逐步適應(yīng)無紙化辦公條件下的檔案管理工作流程，讓管理人員熟悉信息技術(shù)的使用，根據(jù)檔案管理人員的年齡、性格等特征進(jìn)行分級管理，定期讓檔案管理人員接受培訓(xùn)，提高自身的職業(yè)技能和道德素質(zhì)。

（三）企業(yè)要加強檔案無紙化管理的意識。在無紙化檔案管理過程中，會出現(xiàn)檔案不完整的問題，針對于這一問題，可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理意識培養(yǎng)宣傳活動，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過程中。

三、結(jié)語

檔案的現(xiàn)代化管理可以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，讓企業(yè)可以有條不紊地運作，檔案管理的作用是非常明顯的，但是，企業(yè)在進(jìn)行無紙化辦公檔案管理時還是存在一些問題的，檔案的管理體系存在漏洞，企業(yè)的檔案管理水平不高，不能及時地傳達(dá)有效的信息，企業(yè)在檔案管理時沒有實現(xiàn)封閉式的管理模式，企業(yè)沒有樹立風(fēng)險意識，因此，企業(yè)要實現(xiàn)無紙化辦公條件下的檔案管理是十分必要的提高硬件設(shè)施的建設(shè)速度，更新檔案管理人員的觀念，促進(jìn)無紙化辦公條件進(jìn)程。

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