關(guān)于高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)若干問題的探討

文/安徽大學(xué)檔案館 理文 顧偉

“學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的全部文件材料”講的就是高校的教學(xué)檔案。高校教學(xué)檔案主要包括教學(xué)管理活動中產(chǎn)生的綜合管理性材料、招生管理材料、教學(xué)計劃及課程教學(xué)實踐文件材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)生獎懲材料、學(xué)科與實驗室建設(shè)相關(guān)文件材料、自編教材、畢業(yè)生學(xué)位文件材料等。以安徽大學(xué)檔案館為例，這些檔案的查詢利用約占我館日常查詢利用檔案的80%以上。因此，高校教學(xué)檔案作為高校檔案中數(shù)量最大、查詢利用最多的一類檔案，教學(xué)檔案的信息化水平直接影響高校檔案館（室）檔案查詢利用效率和檔案信息服務(wù)水平，它的信息化程度既決定了高校檔案館（室）的信息化程度，同時也是高校綜合管理水平的重要體現(xiàn)。

根據(jù)教學(xué)檔案管理工作實踐情況，筆者認為在高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)注重以下幾個方面：

一、明確高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

高校教學(xué)檔案信息化是指以高效教學(xué)檔案信息資源建設(shè)為主體內(nèi)容，將先進的管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源社會效益最大化的過程。從這個概念我們可以得出，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化，其中，教學(xué)檔案信息資源建設(shè)是核心，社會化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源社會效益最大化的途徑。

（一）高校教學(xué)檔案的信息化資源建設(shè)。高校教學(xué)檔案信息資源是“指存貯于不同介質(zhì)、處于不同階段的數(shù)字檔案信息，包括在線和脫機的電子文件和數(shù)字檔案。”在此項工作的建設(shè)中，許多高校實現(xiàn)了教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，但是大部分并沒有建立目錄、全文的一體化的檔案部門，不能在計算機網(wǎng)絡(luò)上傳輸檔案的信息資源，因此難以共享教學(xué)的資源共享和提供檔案利用服務(wù)。因此，在教學(xué)檔案信息化過程中，應(yīng)把資源建設(shè)的重點放在教學(xué)檔案數(shù)字化與教學(xué)電子檔案的收集上，實現(xiàn)教學(xué)檔案“目錄與全文一體化”，其中，最重要的是對利用率高的招生工作材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)生獎懲材料和畢業(yè)生材料及學(xué)位材料的資源建設(shè)。

（二）如果擁有現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備，就能夠推動高校的信息化進度。其實現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的物質(zhì)條件上，比如數(shù)據(jù)的處理、信息的儲藏、網(wǎng)絡(luò)通訊等等技術(shù)手段。現(xiàn)代化設(shè)備和信息技術(shù)是高校教學(xué)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。一方面，專業(yè)化、規(guī)范化的檔案管理軟件與信息化、數(shù)字化處理設(shè)施與設(shè)備是高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要條件；另一方面，現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備也是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化的目的，處理與實現(xiàn)教學(xué)檔案信息服務(wù)的傳輸工具。

（三）社會化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的高校教學(xué)檔案服務(wù)。教學(xué)檔案信息化建設(shè)的目的是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源社會效益最大化。隨著人們檔案意識的增強及檔案效益的顯現(xiàn)，高校教學(xué)檔案利用呈現(xiàn)出社會化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)象：對于利用的對象，社會公眾與學(xué)校的師生對于教學(xué)檔案的需要迫在眉睫；對于利用的方式方法，不斷開放的教學(xué)檔案與不斷增多的電子檔案，造成教學(xué)的檔案必須要突破時空界限，采用電話、傳真、電子郵件、網(wǎng)上自助查詢等多種服務(wù)方式，真正實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的共享。

二、標準化的檔案管理軟件是高校教學(xué)檔案信息化的基礎(chǔ)和支撐

目前，市場上的一些軟件在某些功能設(shè)置的方面有一定的缺陷，特別是教學(xué)檔案管理的一些軟件。教學(xué)檔案管理的一些軟件本身自帶的功能有限，并且大家很少使用其次要的功能，使用方法繁瑣等問題，以上出現(xiàn)的這些問題在教學(xué)檔案的信息化建設(shè)中帶來了很多困難。所以，建設(shè)教學(xué)檔案的信息化最基礎(chǔ)的就是建立健全一套標準化、實用的檔案管理的軟件。這一類軟件必須具備一下這些條件：

（一）活性的軟件數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。整理、收集、分析對教學(xué)所涉及的數(shù)據(jù)信息，都是由教學(xué)檔案管理的軟件進行。同時這也體現(xiàn)出了數(shù)據(jù)庫的重要性，數(shù)據(jù)庫是教學(xué)檔案信息化的前提與基礎(chǔ)。并且，教學(xué)檔案軟件的搜索與分析，也必須要有強大的數(shù)據(jù)庫，以供索引時的需要。來實現(xiàn)教學(xué)檔案目錄和全文的管理。由于不同類別的教學(xué)檔案需要著錄的數(shù)據(jù)項目不同，只有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具有一定的靈活性與擴展性，亦能夠收集到足夠的檔案信息資源，從而滿足不斷更新進步的教學(xué)需要，達到教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的廣泛收集，這也是高教的教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必備條件。

（二）檔案的軟件要使教學(xué)的文件與檔案的管理實現(xiàn)一體化。實現(xiàn)管理的一體化是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，對教學(xué)類電子檔案進行前端控制與全程控制，實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文件與檔案一體化管理，也就是實現(xiàn)從教學(xué)類的最小級別文件到整理成教學(xué)的電子檔案信息的所有的步驟與過程。

詳細地說，高校檔案的管理軟件上面設(shè)置的接口，要有效地的教學(xué)相關(guān)的其他部門緊密銜接好，這樣方便實現(xiàn)一體化的模式。由計算機形成或者由計算機輔助軟件的整理好的教學(xué)類的電子文件，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)的傳輸歸納到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過專職工作人員接收后進行整理與分析，然后歸納整理到數(shù)據(jù)庫中。使用這一個現(xiàn)代信息化的設(shè)備，使教學(xué)的電子文件及時、有效、安全的管理收集到數(shù)據(jù)庫中，當然也是教學(xué)的相關(guān)部門整理檔案比較容易，提高了工作的效率，同時也會避免很多不必要的小錯誤；此外，高校的檔案管理部門也能通過高校辦公自動化系統(tǒng)隨時了解教務(wù)處等相關(guān)部門的教學(xué)檔案的管理活動，并且給予及時的指導(dǎo)與調(diào)整，這樣工作會做得更加有效、迅速。

（三）軟件應(yīng)銜接高校教學(xué)綜合類管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學(xué)自動化的檔案業(yè)務(wù)。檔案的統(tǒng)計、堅定、損毀、編審、分析等等檔案基本的業(yè)務(wù)工作，都要要求專職工作人員的不斷跟蹤統(tǒng)計與分析，以便于領(lǐng)導(dǎo)做出決策時提供所需的要求與條件。這一種教學(xué)檔案管理的軟件，可以方便工作人員隨時進行統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)和打印數(shù)據(jù)表格，實現(xiàn)教學(xué)檔案業(yè)務(wù)辦公自動化，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息共享，這樣，教學(xué)檔案管理人員能夠從繁瑣的事務(wù)中節(jié)省出時間和精力，從事更多的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。

三、高校教學(xué)檔案信息化的重點是教學(xué)類電子檔案的管理

目前許多高校檔案館（室）把教學(xué)檔案信息化的重點要放到了紙質(zhì)檔案數(shù)字化上，這在很大程度上提高了檔案利用效率，保護了紙質(zhì)檔案的安全。但是把教學(xué)檔案信息化幾乎等同于對教學(xué)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是片面的，忽視了對教學(xué)電子檔案的及時收集歸檔，就容易使有保存價值的教學(xué)電子文件丟失或失真，造成大量的重復(fù)勞動(掃描、翻拍)。

加強對教學(xué)類電子檔案的管理，一方面要以運用前端控制理念，把教學(xué)類電子檔案資源建設(shè)作為基礎(chǔ)工作，另一方面要以教學(xué)電子檔案標準、制度的建立提供保障條件。

(一)對教學(xué)的電子文件與管理的檔案加強力度，需要運用高端的控制理念。教學(xué)類電子文件主要是由高校教務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)和處理，因此，在教務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計的初始階段，就應(yīng)該把教學(xué)類電子文件需要的管理要求完全表現(xiàn)于相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)設(shè)計過程中，例如電子簽名與印章的加蓋、優(yōu)先設(shè)計電子文件的數(shù)據(jù)等等功能；另一種情況是，在開展教學(xué)檔案信息化建設(shè)之前，學(xué)校教務(wù)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)計完成或已經(jīng)投入使用，那么應(yīng)當在學(xué)校檔案管理軟件中預(yù)留出接口，及時把高校檔案管理信息系統(tǒng)與高校教務(wù)處、各院系等相關(guān)教學(xué)部門的計算機管理信息系統(tǒng)對接起來，將高校教務(wù)部門管理系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)和電子文件完整、高效的歸入高校檔案管理系統(tǒng)中，以保證教學(xué)類電子文件的及時、完整歸檔。

（二）及時制定出高校教學(xué)檔案制度與規(guī)范。高校檔案部門應(yīng)加快建立教學(xué)電子檔案的歸檔的制定，使教學(xué)類的電子文件總結(jié)到學(xué)校的教務(wù)處等相關(guān)部門進行整理與歸納，并且相關(guān)部門的工作人員要做到定期檢查與考核收到的電子文件，并將教學(xué)電子文件歸檔情況列入本部門及部門領(lǐng)導(dǎo)的年度考核指標中。

四、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)人才是關(guān)鍵

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理工作中的運用，檔案管理工作的新理念和管理模式的不斷提出，使得高校教學(xué)檔案工作的管理環(huán)境也發(fā)生了較大變化，高校教學(xué)檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)技能和服務(wù)模式，已不能滿足現(xiàn)代檔案管理和利用需求。因此，在教學(xué)檔案信息化管理進程中，檔案隊伍迫切需要充實教學(xué)檔案專業(yè)人才隊伍，保證和推進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一）教學(xué)檔案管理人員要具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和較強的服務(wù)意識。教學(xué)檔案內(nèi)容對于學(xué)校本身來說涉及教學(xué)檢查、評估和優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎等方面，對于學(xué)生來說涉及從入學(xué)以來的各種登記表、成績、畢業(yè)學(xué)位、獎懲記錄等，這些材料的保存是否完整、齊全關(guān)系到學(xué)校、教師和學(xué)生的榮譽和聲譽；教學(xué)檔案的利用方面涉及畢業(yè)生就業(yè)，這直接關(guān)系到檔案利用者切身利益。因此，教學(xué)檔案工作人員必須具有高度的責(zé)任感和服務(wù)意識。

（二）加快培養(yǎng)教學(xué)檔案信息化管理人才，建設(shè)一支具有良好的信息素養(yǎng)和運用信息技術(shù)的技能的隊伍。2002年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中專門強調(diào)了對檔案工作專職人員的教育，要跟進各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)習(xí)力度，深刻理解教學(xué)的重點知識，例如與檔案信息化建設(shè)緊密相連的計算機知識、數(shù)字化信息技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等。

教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，一方面需要信息化管理人才完成信息處理、信息分析、數(shù)據(jù)庫維護、計算機軟硬件管理、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護、提供信息服務(wù)等一系列日常工作；另一方面，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校教學(xué)檔案信息化管理中還會出現(xiàn)新問題、新技術(shù)，需要我們的教學(xué)檔案管理人員去應(yīng)對。

（三）教學(xué)檔案管理人員要具備檔案信息化管理理念和部門協(xié)作的精神。首先，樹立檔案信息化管理理念是做好高校教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵性因素。高校教學(xué)檔案管理者要不斷增強創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)落后的思想觀念和服務(wù)模式，其次，教學(xué)檔案信息化建設(shè)絕非一人之力所能完成，也并非高校檔案館（室）一個部門可以獨立完成的，它需要的是各高校教學(xué)檔案管理部門之間、高校教學(xué)檔案管理部門與高校內(nèi)部各部門之間、各高校之間協(xié)作，進行教學(xué)檔案信息化建設(shè)的溝通交流與資源共享，才能真正地實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理。

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