檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用研究

文/山東大學(xué)第二醫(yī)院 侯雯

檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用研究

文/山東大學(xué)第二醫(yī)院 侯雯

檔案管理是企業(yè)管理中的重要構(gòu)成部分，目前，我國(guó)的信息化發(fā)展水平以及科學(xué)技術(shù)都在飛速發(fā)展，相應(yīng)的電子信息技術(shù)也進(jìn)步飛快，且已在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛地應(yīng)用。電子信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理中，更加方便了企業(yè)對(duì)于檔案的管理。電子信息化管理模式的應(yīng)用，改變了以往紙質(zhì)版檔案的弊端，其是利用磁盤將文字資料以電子圖紙、文書、報(bào)表的方式儲(chǔ)存，更加方便了管理與查看。本文將具體闡述電子信息化管理在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)以及具體作用，希望為以后的研究提供參考以及借鑒。

檔案管理；電子信息化；管理模式

電子信息化管理模式就是管理信息化的電子文件，雖然不具備傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的直接可讀性，而是需要借助例如計(jì)算機(jī)一類的設(shè)備才能夠閱讀使用，但是相比于紙質(zhì)文件而言，其的處理與傳遞的速度效率卻略勝一籌，而且還可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，并且不會(huì)受到空間的限制，保存時(shí)不需要像紙質(zhì)文件一樣有專門的大面積的空間，但是對(duì)溫濕度以及電磁干擾的要求較嚴(yán)格，總結(jié)來(lái)說(shuō)，就是一種較便利的儲(chǔ)存文件的方式。

一、檔案管理的發(fā)展進(jìn)步

目前信息技術(shù)等行業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步，一些能夠應(yīng)用于企業(yè)辦公的軟件逐漸被研發(fā)出來(lái)，例如，Microsoft Office軟件已經(jīng)廣泛應(yīng)用于辦公中，促使了企業(yè)對(duì)于檔案管理方面進(jìn)行了變革，電子信息化管理模式成了企業(yè)檔案管理中的主要方式。

現(xiàn)代化企業(yè)管理中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中，可以生成、簽發(fā)、歸檔、存儲(chǔ)以及檢索檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版形式的存在轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀形式的存在，是一項(xiàng)重大的變革。在對(duì)信息進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，就可以在檔案信息的系統(tǒng)中檢索，以找到自己需要的信息，保證檢索信息的真實(shí)、規(guī)范性。

相比傳統(tǒng)的檔案管理，電子信息化管理模式改變了其原有模式下管理分散且封閉的弊端，傳統(tǒng)的檔案管理方式雖然在一定時(shí)期發(fā)揮了其的作用，但是隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，已經(jīng)無(wú)法滿足公司日益發(fā)展的需要。所以，就需要保留原有管理模式優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上積極改進(jìn)、更新，以建立適合于企業(yè)發(fā)展的電子信息化管理模式，以使檔案管理的質(zhì)量和效率得到提高。

二、電子信息化管理模式下檔案管理的優(yōu)勢(shì)

電子信息化模式下的檔案管理改變了傳統(tǒng)的記錄模式，將文字、聲像等信息通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字編碼進(jìn)行處理，進(jìn)而變成數(shù)字記錄形式的電子文件，具有快捷且可更改、可共享以及儲(chǔ)存方便的優(yōu)點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、信息化以及智能化。電子信息化模式下的檔案管理具有許多優(yōu)勢(shì)：

（一）可以共享檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源。將辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案管理中的系統(tǒng)對(duì)接，使資源得到共享，信息實(shí)現(xiàn)一體化，實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔以及利用同步進(jìn)行。

（二）檢索檔案可以更加快速和精確。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的檢索需經(jīng)過(guò)管理人員人工查找，不僅花費(fèi)時(shí)間較多，且效率不高，而且會(huì)出現(xiàn)誤差，但是將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理中，利用其高效、精確的特點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理模式，在具體使用時(shí)可以進(jìn)行模糊查找以及精確查找等多種查找方式，使查找更加方便、快捷，同時(shí)也加快了管理人員的工作效率。

（三）使檔案的時(shí)效性得到保障。改變了傳統(tǒng)的檔案加工流程繁瑣且時(shí)間較長(zhǎng)的缺點(diǎn)，使檔案管理人員的工作得到減輕。

（四）使檔案的管理效率得到提高。使檔案的生產(chǎn)到利用都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，管理流程得到了優(yōu)化。

所以說(shuō)在社會(huì)信息化快速發(fā)展的前提下，利用電子信息化管理模式來(lái)管理檔案是必然趨勢(shì)，但是目前來(lái)看，在一些企業(yè)中，檔案的開(kāi)發(fā)以及利用方面還有嚴(yán)重的不足有待改進(jìn)，還需做好電子信息化的管理以充實(shí)檔案資源的管理。

三、電子信息化檔案管理的具體任務(wù)

檔案管理一般都包括以下內(nèi)容：

（一）收集。借助計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)載體收集并儲(chǔ)存電子檔案，再利用計(jì)算機(jī)將收集的電子檔案匯總并形成數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）整理。將收集的電子檔案使用編號(hào)方式進(jìn)行整理，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理，使電子檔案的排列具有邏輯性，并且可以制作目錄以方便查看。

（三）鑒定。利用計(jì)算機(jī)鑒定電子檔案的可存取性、生成條件以及安全性，具體表現(xiàn)在鑒定軟件的環(huán)境、是否存在病毒威脅、是否可讀、以及介質(zhì)狀況等，在鑒定環(huán)節(jié)的難度比較大，需要工作人員加大重視力度。

（四）保管。對(duì)電子檔案的保管條件應(yīng)依據(jù)介質(zhì)的不同而不同，一般對(duì)于裝具的選擇方面需嚴(yán)格控制，需選擇防磁、防光、防塵、防有害氣體，且需控制好溫濕度環(huán)境。對(duì)于介質(zhì)相同的電子檔案應(yīng)該制定相關(guān)的管理規(guī)范。

（五）統(tǒng)計(jì)。需依靠計(jì)算機(jī)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能來(lái)管理檔案，從而減輕工作人員的工作量，并使效率以及準(zhǔn)確性得到保障。

（六）利用。完善檔案網(wǎng)絡(luò)化檢索以及閱讀模式。

（七）編目。一般通過(guò)計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地編目，將所有檔案工作者的力量集中起來(lái)，以使編目的質(zhì)量以及效率得到保障，從而促進(jìn)行業(yè)交流。

（八）保密。雖然電子版的檔案較傳統(tǒng)的檔案有較多優(yōu)勢(shì)，但是也存在容易泄露的弊端，所以做好檔案的存儲(chǔ)以及傳輸?shù)谋Ｃ芄ぷ饔葹橹匾Ｒ话阈柚攸c(diǎn)注意黑客的侵入導(dǎo)致數(shù)據(jù)的篡改以及竊取。所以，對(duì)檔案需分級(jí)保存或者設(shè)置使用者的服務(wù)權(quán)限等方式進(jìn)行保護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合以上分析，社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步，同時(shí)，也對(duì)檔案的管理工作有了更高層次的要求，現(xiàn)代化企業(yè)管理中，使用電子信息化的管理模式是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案的管理人員也應(yīng)順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，將成熟且先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)際工作中，以使自身的專業(yè)水平得到提升，以使檔案的電子信息化管理工作更加的完善，為企業(yè)的發(fā)展壯大做出一定貢獻(xiàn)。

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