單位業(yè)務(wù)檔案的信息化管理探究

文/山東省棗莊市愛國衛(wèi)生運(yùn)動辦公室 袁曉紅；山東省棗莊市婦幼保健院 商棗河

單位業(yè)務(wù)檔案的信息化管理探究

文/山東省棗莊市愛國衛(wèi)生運(yùn)動辦公室 袁曉紅；山東省棗莊市婦幼保健院 商棗河

檔案信息化管理是信息時(shí)代的必然要求，是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范、有序、專業(yè)發(fā)展的必要途徑，所以，對于檔案信息化管理來說，全面克服檔案管理的無序、材料存儲混亂、信息不完整等不良現(xiàn)象，探討最有效的組織管理模式是成功的關(guān)鍵。

單位業(yè)務(wù)；檔案；信息化；管理

一、單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理現(xiàn)狀

檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理有著重要的優(yōu)越性和實(shí)效性，其信息載體從檔案實(shí)體材料升級為數(shù)字化資源，并實(shí)現(xiàn)為單位、社會服務(wù)。單位業(yè)務(wù)的信息化管理，就是要把檔案工作化繁為簡，整虛治亂，特別重視信息資源的實(shí)體材料的真實(shí)和完整性，包括各類會計(jì)檔案、照片檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等，全面監(jiān)控各類檔案的審核與備案。事業(yè)單位的檔案信息化管理進(jìn)程推動了單位的檔案事業(yè)向智能化、自動化、技術(shù)化不斷升級和邁進(jìn)。

當(dāng)前，單位業(yè)務(wù)的檔案信息化的推進(jìn)，使得各單位、部門基本建立了檔案存儲目錄數(shù)據(jù)庫，大大提高了檔案的查找和信息共享的速度和效率，同時(shí)，避免了對實(shí)體檔案的大量尋找和翻查，很好地保護(hù)了檔案原件的完整性。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案信息化管理過程中仍然存在很多的不足與缺陷。首先，尚存某些事業(yè)單位因?yàn)閱挝坏馁A存介質(zhì)資源的不允許和限制仍不實(shí)行內(nèi)部的電子檔案管理，加之?dāng)?shù)字化管理對設(shè)備的規(guī)格要求也非常高，這是單位進(jìn)行檔案信息化管理事業(yè)受阻的重要客觀原因之一；其次，信息管理軟件等級低，局限多。很多的事業(yè)單位倡導(dǎo)無紙化辦公，引入了O A等信息平臺承載單位內(nèi)部各種業(yè)務(wù)信息，但該類平臺受檔案類型限制較多，兼容性較差。同時(shí)，該類平臺的設(shè)計(jì)和研發(fā)過程缺乏檔案管理人員的參加配合，而軟件開發(fā)公司則因?yàn)槿狈κ聵I(yè)單位內(nèi)部特征的了解使得開發(fā)出的軟件比較大眾化和簡單化，不能有針對性地結(jié)合各單位的自身實(shí)際情況和需求，信息共享程度差。加之黑客、病毒的肆意橫行使得平臺的維護(hù)和信息保護(hù)管理面臨技術(shù)水平的挑戰(zhàn)；最后，在檔案信息化進(jìn)程中，數(shù)字化和電子化資源的管理不完善，信息的存貯路徑不統(tǒng)一，使得有些員工在共享好資源時(shí)貯存在本機(jī)，資源的利用價(jià)值大大降低。

二、完善單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理的有效途徑

（一）加大對單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理的投入。首先，事業(yè)單位要有足夠的經(jīng)費(fèi)在經(jīng)費(fèi)輸入，購置業(yè)務(wù)檔案文書材料存儲設(shè)備，對于不同種類的檔案比如設(shè)備儀器檔案、科學(xué)檔案等要專門歸檔專位貯存，同時(shí)要建立檔案的目錄檢索和多媒體數(shù)據(jù)庫，便于快速定位和查閱所需檔案資料；其次，對于實(shí)體檔案的收集和保存要確定完整，注意清理和維護(hù)，保存、擺放要科學(xué)、合理，規(guī)范實(shí)物銷毀年限和重要檔案堅(jiān)持特殊保管原則。最后，購置需要的檔案信息化設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、打印機(jī)等，不同類型的設(shè)備對應(yīng)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不可忽視。同時(shí)，要注意突發(fā)事故對信息化資源的損毀，應(yīng)建立一定的應(yīng)對機(jī)制。

（二）組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，科學(xué)、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)化檔案材料的數(shù)字化信息。

檔案管理越來越受到企事業(yè)單位的重視，比如很多高校的檔案管理人員門檻逐漸提高，不僅是專業(yè)對口，技能過硬，學(xué)歷要求也嚴(yán)格，足以說明檔案管理并不是簡單地對檔案擺放、整理的苦力活，特別是信息化管理的需要的人才又更加全面，所以對于從事檔案管理的人員，必須具備全面的知識完成日常的檔案歸檔，同時(shí)也要有能力去提高檔案的管理效率。而在檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息的過程中，要求檔案管理者有著專業(yè)的技能去實(shí)現(xiàn)實(shí)體到數(shù)字信息的升級，結(jié)合內(nèi)部單位購置的信息平臺，以合理、精簡、科學(xué)、準(zhǔn)確的方式來完成各類標(biāo)簽的設(shè)置和信息的簡化等，并實(shí)現(xiàn)與信息平臺的對接，為單位員工提供服務(wù)。

（三）引入檔案管理軟件，規(guī)范電子文檔的分類管理。檔案的信息化要求通過信息平臺來存儲檔案數(shù)字化信息，所以對于如何高效管理這類信息以便查閱和保證信息的安全、真實(shí)、完整是信息化進(jìn)程的重要任務(wù)。首先，根據(jù)單位的實(shí)際需求，購買和使用符合有針對性的高效、高質(zhì)、簡單、實(shí)用的檔案管理軟件，比如易度檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是由廣州潤普網(wǎng)絡(luò)科技有限公司專門為檔案管理設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件系統(tǒng)，對于檔案的集中管理非常便利與安全。同時(shí)，規(guī)范電子文檔的管理，從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進(jìn)行全過程控制和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊n案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。最后，專人負(fù)責(zé)電子文檔的日常檢查和管理。設(shè)定每一位職工使用電子文檔的權(quán)限，不能擅自更改和破壞，專人專崗負(fù)責(zé)對電子文檔的日常檢查和維護(hù)工作，對于一些重要的有價(jià)值的電子材料應(yīng)該多種途徑備份，比如紙質(zhì)抄錄等。

總之，單位的檔案信息化工事作為內(nèi)部檔案事業(yè)規(guī)范、專業(yè)、有序轉(zhuǎn)型的必經(jīng)途徑，能夠有效地加快檔案管理、降低管理成本、提升檔案信息使用價(jià)值。事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程困難重重，任重道遠(yuǎn)，需要單位所有員工的高度重視和全力配合才能創(chuàng)造良好的環(huán)境，需要檔案管理團(tuán)隊(duì)恪守盡職，愛崗敬業(yè)，方能有效推進(jìn)單位的業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)。