論信息化手段在水利工程檔案管理中的運(yùn)用

文/吉林省白城市引嫩入白工程建設(shè)管理局 趙紅俠

論信息化手段在水利工程檔案管理中的運(yùn)用

文/吉林省白城市引嫩入白工程建設(shè)管理局 趙紅俠

隨著信息時(shí)代的到來(lái),信息化手段將運(yùn)用在不同行業(yè)、不同系統(tǒng),對(duì)于水利工程來(lái)說,信息化將為整個(gè)工程的管理帶來(lái)方便和快捷。在水利工程管理中,水利工程的檔案管理起著重要的作用,檔案管理的信息化直接影響了工程的進(jìn)度、質(zhì)量以及規(guī)范性。本研究將就信息化對(duì)于水利工程檔案管理的意義、具體運(yùn)用和發(fā)展前景進(jìn)行了討論,總結(jié)了信息化在水利檔案管理的發(fā)展歷程,旨在為今后建成水利檔案信息化系統(tǒng)提供參考建議。

信息化；水利工程；檔案管理

水利的發(fā)展對(duì)于國(guó)家發(fā)展民族興旺都有著重要的推動(dòng)作用,為了更好更快的推進(jìn)水利建設(shè),必須要完善水利系統(tǒng)的管理。檔案管理維系著機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn),對(duì)于各行各業(yè)來(lái)講,檔案管理的健全和完善都為日常管理帶來(lái)便捷。水利工程具有耗時(shí)長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、涉及利益廣泛的特點(diǎn),基于這樣的現(xiàn)狀,對(duì)水利工程檔案管理實(shí)行信息化改革是行業(yè)發(fā)展的必由之路。信息化委系統(tǒng)需要深入到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),并且建立標(biāo)準(zhǔn)化制度,使得檔案管理不僅方便快捷,更規(guī)范無(wú)誤。

一、信息化對(duì)水利工程檔案管理的重要意義

檔案管理的典型特點(diǎn)是信息繁雜,對(duì)于日常的檔案管理工作,工作量大,工作手段單一是檔案管理的主要問題。水利工程尤其如此,水利工程涉及的人員多,環(huán)節(jié)多,工程中涉及的信息需要全全流程跟蹤記錄,這是相當(dāng)龐大的信息工程。在檔案管理中,人員的工作失誤不可避免,尤其是面對(duì)龐大的信息記錄時(shí),人力不足以應(yīng)對(duì)這么多的工作量。在信息化逐漸成熟的今天,運(yùn)用信息化系統(tǒng)將會(huì)極大程度的解決工作量大、環(huán)節(jié)繁多的信息處理問題,對(duì)于水利工程來(lái)說,信息化的建立節(jié)省了開支、減少了失誤、縮短了工期,更將工作人員從繁雜的檔案管理中解放出來(lái),這無(wú)疑推進(jìn)了檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

二、實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化的具體運(yùn)用

（一）建立從業(yè)人員檔案庫(kù)。水利工程從設(shè)計(jì)、審批、施工到竣工、驗(yàn)收,都需要大量的專業(yè)人員,對(duì)于如此多環(huán)節(jié)、涉及如此多的從業(yè)人員,就需要建立工作人員的檔案信息庫(kù),便于對(duì)其統(tǒng)一管理。從業(yè)人員信息庫(kù)的建立,要從人員的基本信息、作業(yè)環(huán)節(jié)、工作時(shí)段都要進(jìn)行記錄,并且要實(shí)行自主錄入系統(tǒng),然后進(jìn)行統(tǒng)一管理。人員檔案庫(kù)的建立要遵循規(guī)范化、真實(shí)化、完備化的標(biāo)準(zhǔn),引進(jìn)先進(jìn)的信息管理設(shè)備,進(jìn)行專業(yè)化檔案管理人員的培訓(xùn),使得檔案管理的信息化更快更好的推進(jìn)。

（二）建立工程信息檔案庫(kù)。水利的發(fā)展關(guān)系到國(guó)家建設(shè),也與百姓的日常生活緊密相連,然而水利的建設(shè)需要龐大的資金和人力的投入,水利工程普遍耗時(shí)長(zhǎng),環(huán)節(jié)多,這就要求在水利工程檔案管理中投入格外多的精力進(jìn)行工程信息檔案建設(shè)。建立水利工程信息檔案庫(kù),需要借助先進(jìn)的設(shè)備,從信息的采集,信息的整理,最重要的是在整個(gè)過程中對(duì)于工程信息采集要連貫、全面,保證信息檔案可以真實(shí)記錄整個(gè)工程流程。信息化在工程信息檔案管理的運(yùn)用還要具體分類,運(yùn)用不同的軟件分析歸納數(shù)據(jù),這將會(huì)助力水利工程高效快捷的進(jìn)行。

三、信息化在水利工程檔案管理的發(fā)展前景

（一）管理軟件豐富化。檔案管理的傳統(tǒng)載體是紙質(zhì),隨著技術(shù)的不斷成熟,信息化集成技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用,使得擺脫了載體、形式的限制,處理數(shù)據(jù)更加輕松便捷。檔案管理作為一個(gè)重要的信息運(yùn)用領(lǐng)域,已經(jīng)在逐步的開發(fā),檔案管理軟件的類型在不斷的擴(kuò)充,功能也逐漸強(qiáng)大。在未來(lái),檔案管理軟件將擁有更多形式,可以處理兼容多種類格式的數(shù)據(jù),集成化程度更高,分析數(shù)據(jù)更加的快速專業(yè),使檔案管理在信息化基礎(chǔ)上逐步向全自動(dòng)、智能化邁進(jìn)。

（二）信息化檔案保存更久。作為水利工程檔案,其保存的信息將會(huì)為后續(xù)的相關(guān)建設(shè)提供參考和幫助,這些珍貴的信息資料需要進(jìn)行專門的維護(hù)保留,紙質(zhì)的檔案本身具有易氧化、易破損、易流失的缺點(diǎn),并且長(zhǎng)時(shí)間的保存對(duì)于檔案室的溫度、濕度、各項(xiàng)指標(biāo)都有嚴(yán)格要求,這無(wú)疑加大了檔案工作的成本。信息化檔案能很好的避免這一系列的問題,對(duì)于信息的留存有著突破性的進(jìn)展。伴隨著信息化技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中的不斷完善,信息化數(shù)據(jù)將成為檔案管理的主流載體,越來(lái)越多的檔案資料將以新的、更長(zhǎng)期高效的形式保存于虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)中。雖然虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)目前也存在許多的漏洞,但是隨著技術(shù)成熟,檔案的保存問題將會(huì)得到妥善的解決,為日后水利工程的體系完善提供有力支持。

（三）檔案安全系數(shù)更高。檔案按照不同的級(jí)別可以分類為秘密、機(jī)密和絕密,涉及這類檔案的制作保存就需要進(jìn)行額外的加密工作。傳統(tǒng)意義上的加密工作主要施行在對(duì)檔案經(jīng)手權(quán)限的嚴(yán)格控制,以及檔案庫(kù)安全性能的加強(qiáng)。在這類檔案留存中,涉及的人員仍舊繁雜,在管理上的疏忽很容易導(dǎo)致人為失誤,從而進(jìn)一步導(dǎo)致檔案內(nèi)容的泄露和流失。如今,信息化手段已經(jīng)成為安全防護(hù)的主要途徑,在水利工程中,涉及的圖紙、規(guī)劃、資金流動(dòng)、核心技術(shù)都是需要進(jìn)行安全防護(hù)的檔案信息,在此基礎(chǔ)上,信息化手段可以很好的對(duì)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,涉及的知情人員少,也就減少了檔案安全管理事故的發(fā)生。

四、結(jié)語(yǔ)

作為國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一大組成,水利工程的建設(shè)工程浩大、耗時(shí)耗力,在管理上較為繁雜,尤其是對(duì)檔案的跟蹤記錄和歸納整理,間接關(guān)系著整個(gè)水利工程的推進(jìn)。在信息化日漸成熟的今天,把信息化技術(shù)手段運(yùn)用在水利工程檔案管理中將極大程度的解決目前檔案管理的不足,深化檔案管理的規(guī)范性、合理性。有關(guān)部門要不斷的完善自身專業(yè)素養(yǎng),學(xué)習(xí)運(yùn)用不同的技術(shù),幫助檔案管理走向更好的發(fā)展之路。

[1]趙立紅.加快水利檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題及對(duì)策[J].才智,2011(24)：332.

[2]徐茵.現(xiàn)代水利檔案管理信息化對(duì)策研究[J].山西水利,2013(10)：48-49.