基于心理學視角的高校檔案意識研究——以學院辦公室檔案工作實務為例

文/漳州城市職業學院 倪巖娟

基于心理學視角的高校檔案意識研究
——以學院辦公室檔案工作實務為例

文/漳州城市職業學院 倪巖娟

高校檔案管理作為高校行政管理的一項基礎性工作，檔案意識的發展是衡量高校檔案管理水平的重要指標。隨著新形勢下對檔案工作的新要求，人作為行為的主體，必須適時轉變檔案管理的傳統觀念，真正內化以人為本的職業意識，以管理者的職業意識影響使用者的利用意識，從微觀的心理學層面入手探討高校檔案意識的內涵和問題，從而探索出一條高校檔案管理的新思路和新途徑。

高校；檔案意識；檔案管理；心理學

高校檔案全面、真實地反映了學校的發展歷史，不僅具有憑證、參考和借鑒的作用，而且是校園文化建設的有效載體，具有文化育人的功能。它作為學校管理工作的一項基礎性內容，滲透了黨群、行政、教學、科研、財務、基建、資產等學校管理的各個層面。近年來高校檔案管理出現所謂的“失范”“失位”“失語”等現象，其中，檔案意識問題一直受到檔案學界的關注。基于檔案工作的服務性特點和“以人為本”的檔案管理新理念的提出，以人為主體的高校檔案意識的發展對于高校檔案工作的影響不容忽視。

根據前人研究分析，高校檔案工作中存在問題的原因是多方面的，然而不外乎從主觀因素看，檔案管理者的職業意識薄弱和檔案使用者的利用意識不強是重要的內因。如何調動高校檔案工作關系內的不同人群的積極參與意識和主動利用意識，提高和培養高校檔案意識就顯得非常必要。結合高校檔案工作實務中遇到的困難和問題，有別于以往對高校檔案意識的研究大多從中觀或宏觀的層面進行分析，筆者嘗試從微觀的心理層面探討高校檔案意識這一主題中涉及的人的行為和心理過程。

一、高校檔案意識概念

（一）檔案意識及其內涵。目前大多數學者對檔案意識的表述是從哲學對意識的定義衍生出來的，即檔案意識被界定為人腦對于檔案的主觀能動的反映。而在心理學上，意識被界定為人的覺知狀態，即對自身、對外界的環境事件以及自己與外界環境事件關系的覺知狀態，是心理的過程和屬性。心理學認為，意識是一種能力，“這種能力使人們在對經驗的背景上，有選擇地分析客體和事件，對客觀現實進行主動的穩定的認識”，表現為知、情、意三者的統一。因而，檔案意識作為意識的一種具體形式，更多表現為檔案意識的主體對檔案的覺知狀態，包含三個層面的含義：即在個人經驗的基礎上，1.對檔案的主觀認識，即了解程度和理性追求；2.對檔案的情感，即對檔案的感受、態度和評價；3.對檔案的意志，即對檔案價值的評估、利用和預期。三者始終貫穿于整個檔案工作過程中，相輔相成。

（二）高校檔案意識主體。意識的主體是人，檔案意識的主體也是人。檔案工作涉及的人包括檔案管理人員、現有和潛在的利用檔案者。因此，高校檔案意識主體應包括：高校檔案管理人員（領導決策層、專職或兼職管理員）、學生、教職工及其他校內外有業務聯系的組織機構或人員等。微觀層面的高校檔案意識研究的落腳點應是高校檔案涉及人員心理層面的分析與探索。

二、高校檔案意識的現狀分析

（一）高校檔案意識的文獻分析。說到對高校檔案意識現狀的表述，提到最多的關鍵詞是“淡薄”“薄弱”“缺失”“不強”等。筆者在中國知網數據庫中，以篇名為字段，以“高校”或“高職院校”或“大學生”與“檔案意識”合并精確檢索，查找從1 9 9 4年到2015年5月的期刊內文獻，篇名涉及“培養、提升、強化、增強、提高、淡薄、薄弱”等詞組，直接暗示高校檔案意識較低的文章有1 0 3篇。從這一統計數據來看，學界對于高校檔案意識現狀持較為負面的評價，大多從發現問題-分析原因-提出對策的分析思路，圍繞存在的一些管理宏觀層面的共性問題展開論述。

對高校內不同人群檔案意識的研究也不少，分類大同小異，一般按角色和職業區分進行探討。謝鵬在《高校群體檔案意識探析》中提到：高校中領導群體、部門檔案員群體、師生群體三個典型群體對檔案及檔案工作的認識。這三個群體大致涵蓋了高校檔案意識的主體。許多對策也是針對不同群體的任務和功利性取向展開論述的。

（二）高校檔案意識問題的心理學分析。以我院檔案查詢服務和檔案收集工作為例。近年來畢業生回校查檔頻次逐年增加，有關基建、資產、財會和校史館建設等資料是校內查檔次數最多的內容。究其心理層面的原因，高校檔案意識薄弱和對檔案認識不足是主要表現。“輕檔”：無論是學生，還是教職工，不知檔案做什么用，或者認為檔案與我無關之類的想法的大有人在；“缺檔”：即不重視個人信息資料的準確填寫、保存和歸檔，或是有檔不歸、借檔不還等情況，造成檔案資料的缺漏；“失檔”或“棄檔”，對檔案流轉的失察，比如有的學生在畢業后沒有意識到檔案對其入職的重要性，對個人檔案的去向置之不理，真到需要時才問“檔案去哪兒？”了。以上這些情況直接導致檔案資料的不齊全，常常無檔可查，大有檔案用時方恨少的懊惱和悔恨，更不用說對查檔雙方造成的心理挫敗感了。

1.高校檔案的刻板印象從檔案部門的定位和工作性質來看，檔案工作與其他黨政、教學工作相比，與人有距離感，敬而遠之，神秘，與自己無關，好像不是很重要等這些認識，存在于大多數人的意識里。檔案部門的隱形人角色和檔案工作者的資料保管員角色在高校檔案工作持續邊緣化的過程中被不斷強化，并已一種固定、僵化的形象植入人們的觀念中。社會上對于某一類事物產生一種比較固定的概括而籠統的看法，在心理學上被稱之為“刻板印象”。這些刻板印象不僅存在于領導、教職工中，甚至是部分專兼職檔案員中也不乏存在這樣的觀念，它們帶有明顯的主觀偏見，影響人對檔案工作的社會推理與判斷，以對檔案工作者的某些職業特性來推測檔案的價值與性質，阻礙了人對檔案的充分了解和認識，進而影響對其服務性功能做出正確的評價。其不良后果在收集檔案的環節中尤為明顯，不是懈怠應付，就是歸檔材料不全或不規范，長遠的負面影響則可能造成高校檔案部門發展空間的窄化和功能的萎縮，甚至阻礙學校校園文化建設的發展。

2.高校檔案的身份認同身份認同從心理學的意義上而言是“關注心靈意義上的認同、歸屬”，“檔案身份認同不僅僅指檔案這一客觀事物在社會中的價值，還包括從事檔案工作的人的職業技能或條件”。就目前高校檔案來說，檔案因其時滯性在學校事務中的貢獻率和利用率很難量化和評估，檔案工作者的專業素質不高也是自我身份認同和社會認同無法實現的重要原因之一。這種身份認同感的缺失實際上就是檔案及其從業人員對其自身社會角色定位的模糊性和檔案與社會的心理相容度不高的表征，從而影響檔案從業人員對自我職業價值的肯定和對高校檔案工作的歸屬感和責任心。

三、高校檔案意識培養策略

高校檔案意識薄弱很大程度“制約了社會潛在檔案行為的現實表達”，高校檔案意識的培養和提高在一定程度上代表著高校檔案工作的進展和學校校園文化建設體系重要一環的構建。從心理層面去探索高校檔案意識培養的途徑應聚焦于如何改變人們對高校檔案的刻板印象，提高檔案的社會認同感即“知名度”和檔案從業人員的自我價值感。筆者回歸到檔案意識的內涵，從檔案意識的知、情和意三個層面來探討培養策略。

（一）消除刻板印象，強化正確認識。消除對高校檔案意識的刻板印象，關鍵是變信息的籠統性和模糊性為信息的準確性和清晰性。根據心理學的“接觸假說”，只有增加對檔案的接觸頻率、廣度和深度，才能達到消除檔案刻板印象的目的。這需要在檔案宣傳和檔案服務利用上做文章，在很大程度上取決于檔案工作者的主動性，包括行動上的能動性和認識上的積極性。行動上的能動性要求檔案工作者走出去，加強檔案部門與校內其他部門的交流合作與情感聯系，拓寬檔案宣傳渠道，多種形式宣傳普及檔案知識，如：把檔案教育納入新生入學教育，建立檔案與大學生就業指導的聯系機制；認識上的積極性意味著檔案工作者要克服心理倦怠，重塑職業形象，提升職業技能水平，改進工作方法，同時對其協調溝通能力、組織能力、創新能力提出了更高的要求，如：空間觀念的轉變，改變固守檔案館（室）的“守株待兔”，借助檔案與其他事務的關聯性，依托信息化媒介平臺，充分挖掘檔案空間的延展性功能。

（二）借鑒態度轉變，尋求身份認同。如果說認識是檔案意識培養的第一步，尋求認同則是檔案意識情感層面的工作。社會態度轉變策略能夠幫助高校檔案實現自我身份認同，它包括宣傳說服、行為改變態度、群體規范等。也就是說，以提高服務質量為目標，發動高校所有人成為宣傳說服中信息的傳遞者；秉著服務大眾的宗旨，通過展示、講座、主題活動等吸引公眾視線；加強和完善相關高校檔案各項工作制度機制建設。這是一個不斷強化-教育-再強化-再教育的螺旋式態度轉變過程。

認同的更高層次是把檔案視為一種需要，而需要是引起動機的內在條件，因此激發了解利用檔案的動機水平也是檔案態度養成的途徑。正如孫立新所說：應挖掘檔案的作用和價值研究，使人們了解我們對檔案的需要，而不是一味地呼吁社會關心，“只有貢獻得越多，索取的底氣才會越足。”因此，可以從檔案形成過程中蘊涵的記錄意識、檔案形成后的保存備查意識、檔案利用時引申出的證明意識三點去發現檔案價值，滿足公眾的檔案需要。這種需要也是檔案工作者的需要，因為檔案價值的實現也是檔案工作者社會價值和情感依托的體現，從而獲得馬斯洛需要層次論所說的“歸屬與愛的需要”。

（三）把握價值導向，提升社會意識。檔案社會意識是檔案從業人員對檔案社會價值和檔案功能的認識，是檔案從業人員的社會責任感和使命感。檔案社會意識是基于檔案服務性、工具性價值而言的。對內，要建立檔案與個人生活、工作息息相關的心理聯系；對外，檔案要積極參與社會、學校事務，實現檔案工作的社會化。檔案工作者有責任去推動檔案社會價值的實現，開發檔案的多元價值,引導社會各方多元開發利用檔案 ,從而增強高校作為社會實體的服務導向作用。

四、結語

高校檔案工作決不能閉門造車，需要探索一條把高校檔案意識發展納入高校教育管理體系的路徑。近年來高校檔案管理理念逐漸變“以檔為本”為“以人為本”，注重擴寬檔案的服務與利用功能，注重提高檔案從業人員的職業素養，引導人們用發展的眼光，開放的態度看待高校檔案工作。從檔案意識的改變入手去進一步拓寬高校檔案的生存空間，提升高校檔案的價值水平，從而有助于高校校園文化發展，“這些意識與檔案的產生、發展關系密切，因檔案而得以大大強化進而滲入到整個社會的肌體，是檔案輸送給社會的精華養分。”

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