醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及其啟示

文/山東大學(xué)第二醫(yī)院檔案室 韓雙

醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及其啟示

文/山東大學(xué)第二醫(yī)院檔案室 韓雙

通過在醫(yī)院檔案管理部門的實(shí)際工作，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)問題并提出相關(guān)建議。

醫(yī)院檔案；檔案管理工作；工作現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在行政后勤管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)、是院務(wù)工作查考的重要憑證①。醫(yī)院檔案既是醫(yī)院文化的歷史再現(xiàn)和真實(shí)寫照,也是醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)新的重要智力資源。因此，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作都具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

自建國(guó)6 0多年來，醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)歷了從無(wú)到有、從小到大，且逐步向規(guī)范化、信息化邁進(jìn)的過程。醫(yī)院檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的復(fù)雜工作,其主要職能是為醫(yī)院各部門的工作、醫(yī)院的改革和日常運(yùn)行提供全面的檔案信息。在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，同時(shí)也呈現(xiàn)出許多的問題。

(一)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理工作不夠重視。在醫(yī)院的管理工作中，往往比較重視醫(yī)務(wù)、科研、教學(xué)等核心部門的工作，而認(rèn)為檔案工作可緩可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作在醫(yī)院管理中的必要性和重要性。由于對(duì)檔案工作得不夠重視，造成檔案收集不全、材料擠壓成堆的被動(dòng)局面。“事非經(jīng)過不知難”，迎接上級(jí)部門檢查時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料的積累、及時(shí)歸檔是多么重要。

（二）檔案管理制度不健全，缺少獎(jiǎng)懲考核制度。大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度，然而涉及檔案的管理制度仍不健全，缺少相應(yīng)的獎(jiǎng)懲考核制度。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，往往對(duì)檔案部門管理不善造成檔案、文件、醫(yī)療文書等破損或遺失的進(jìn)行處罰，卻很少有對(duì)遲遲不移交檔案的科室明確相關(guān)處罰的規(guī)定。由于沒有具體的獎(jiǎng)懲考核措施，各部門在檔案移交方面都存在不同程度的拖延和怠慢，致使許多有價(jià)值的文件材料無(wú)法收集齊全，影響日后查考利用。

（三）專職人員配備不多，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，醫(yī)院對(duì)檔案部門的人數(shù)配置都是能少則少，導(dǎo)致人員配備與工作量嚴(yán)重失調(diào)，出現(xiàn)許多醫(yī)院的檔案堆積成山、無(wú)人整理的現(xiàn)象。從醫(yī)院檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)來看，大多數(shù)檔案專職人員是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)過來的，沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，專職人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。另外在崗人員逐漸呈現(xiàn)老齡化的趨勢(shì)，隨著數(shù)字信息化的發(fā)展，他們的業(yè)務(wù)水平、知識(shí)面、計(jì)算機(jī)操作水平都遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息時(shí)代的發(fā)展。

（四）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，信息化程度不高。雖然數(shù)字化檔案管理的目的是使檔案更高效地被利用，但是對(duì)檔案管理者而言，無(wú)疑增加了雙倍的工作量。由于專職人員少、資金投入多等原因，大多數(shù)醫(yī)院還沒有配備數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。而已經(jīng)采用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院，在軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)階段，由于行業(yè)知識(shí)的差別，檔案管理人員不能有效參與其中，軟件開發(fā)人員無(wú)法將軟件功能設(shè)計(jì)得完全符合檔案管理工作中的實(shí)際要求，因此在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件中往往存在檔案信息輸入步驟繁瑣、查詢修改等操作不智能的問題，未能真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的便捷。

二、醫(yī)院檔案管理工作啟示與對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的工作，是醫(yī)院管理的重要方面。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視，從關(guān)注檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、增設(shè)檔案部門的人數(shù)配置開始，增加對(duì)檔案管理硬件和軟件設(shè)施的投入，促進(jìn)檔案管理工作和醫(yī)院業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃同發(fā)展。其次，檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案相關(guān)講座、培訓(xùn)，提高全院工作人員的檔案意識(shí)，要讓臨床醫(yī)技科室的專業(yè)人員也認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案工作對(duì)醫(yī)療服務(wù)的價(jià)值，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。

（二）盡快建立健全相關(guān)管理制度，明確獎(jiǎng)懲措施。各醫(yī)院應(yīng)制訂出適合本單位的科學(xué)完整的檔案管理制度，明確崗位職責(zé)和獎(jiǎng)懲措施，以加強(qiáng)各科各類檔案的集中管理，方便統(tǒng)一考核。同時(shí)，在醫(yī)院的目標(biāo)考核中，也應(yīng)將檔案管理工作納入其中，使檔案管理工作能與醫(yī)療業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重人才培養(yǎng)。在當(dāng)今以知識(shí)和信息為主導(dǎo)的社會(huì)背景下，檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。檔案管理人員的綜合素質(zhì)（包括創(chuàng)新能力）直接影響檔案管理的質(zhì)量。檔案管理人員要保持先進(jìn)的創(chuàng)造力，不能一味墨守成規(guī)，要具備接受新事物的能力。借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，提高檔案工作效率和信息利用率。具體可以從兩方面入手：一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)和應(yīng)用以彰顯檔案管理的重要性。二是通過專業(yè)培訓(xùn)、外出進(jìn)修、繼續(xù)教育等途徑，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。

（四）改進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。醫(yī)院要增加對(duì)檔案室的資金支持，引進(jìn)檔案管理的新技術(shù)新設(shè)備，鼓勵(lì)對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案管理者也要深入一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)、科研等部門對(duì)檔案信息的需求，在數(shù)字化、信息化的技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)和探索檔案管理工作的新經(jīng)驗(yàn)、新方法。配合軟件開發(fā)者研發(fā)出更加科學(xué)有效的數(shù)字檔案管理軟件，以適應(yīng)信息化辦公的新需要，推動(dòng)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的工作，是醫(yī)院管理的重要方面。要全面做好醫(yī)院檔案管理工作就需要不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立科學(xué)的管理體系、健全相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，不斷更新管理手段以適應(yīng)信息時(shí)代需求。同時(shí)要加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案室建設(shè)，從而促進(jìn)醫(yī)院工作的可持續(xù)發(fā)展。

注釋：

①陳方遠(yuǎn).新時(shí)期醫(yī)院辦公室工作實(shí)務(wù)[M].濟(jì)南：山東大學(xué)出版社,2009：108.