高校檔案改革創新

文/中山市技師學院 鄭靜

高校檔案改革創新

文/中山市技師學院 鄭靜

在數字信息技術發展日新月異的社會背景下，我國高校檔案工作也面臨著非常大的機遇與挑戰。檔案是我國非常重要的信息來源，同時也是也是高校生存和發展的核心資源和重要資產。在新時期，我國高校檔案管理工作要在管理體制和管理方法上進行改革與創新，讓高校檔案管理的運行方式符合網絡時代的時代特點，也為了讓高校檔案管理可以為大學的生存和發展提供更多的有益信息和其他功能。本文探討了高校檔案管理新的管理手段，大力推進檔案信息化和數字化建設，為網絡時代高校檔案管理工作提供有益的思考。

高校；檔案工作；改革；創新

一、高校檔案改革創新的意義

(一)對提升創新能力起到了非常大的促進作用。高校創新能力的提升是一個龐大的系統工程，但是不論哪個行業，哪個地區的創新工作，還是各種創新都必須經歷決策、實施、考評、推廣等環節。在高校工作的每一個階段，信息技術都起到了巨大的推動作用。高校自成立以來，擁有大量的文字、圖片等資料。這些資料是高校的無形資產，也是高校寶貴的財富。而這些信息集中保存在高校檔案部門，如果檔案部門能夠充分開發利用檔案信息，同時又廣泛收集國內外相關情報資料，為高校提供及時、可靠信息依據，那么就會在很大程度上提高高校的創新能力。

（二）對檔案管理工作起到了巨大的促進作用。在各大高校，教學部門無疑是最重要的部門。而檔案部門由于與教學任務聯系的不是非常緊密，因此都很容易被各大高校所忽視。高校在對各個部門進行資源分配時，檔案部門往往也被排在最后。如果我們抓住機遇，對高校檔案管理工作進行改革與創新，可以發揮非常關鍵的作用。2 0世紀來，我國為了建設新型重點大學，趕超世界一流高校，先后實施“2 1 1工程”、“9 8 5工程”，幾百所高校競爭。在這樣的競爭背景下，擁有強大的信息資源無疑為高校增強了很大的競爭力。因此，當這些高校獲得國家巨額資金資助的時候，高校領導都在一定程度上給予了檔案管理工作很多的資金支持。高校檔案館在學校中地位大幅度提高。

二、高校檔案管理工作現狀及存在的問題

(一)高校檔案管理工作現狀。高校檔案是高校寶貴的財富，檔案管理水平的高低也是衡量高校管理水平的重要標志之一。從目前來看，我國高校普遍設立了檔案室，并且進一步推進了檔案工作的規范化建設。各大高校積極依托數字信息技術，大力推進檔案館的信息化建設。但是，由于我國高校檔案管理數字化建設起步較晚，因此大部分高校檔案數字化管理的程度還不高。另外，由于各大高校資金比較緊張，在檔案管理方面的投入還存在著很大的缺口。這些都對高校檔案管理造成了一定的阻礙。所以，高校檔案館在數字化建設方面與預期目標還有著非常大的距離。

（二）高校檔案管理工作存在的問題。1.數字化思想意識淡薄。高校檔案管理數字化思想意識普遍比較薄弱，主要原因在于高校領導的檔案意識不強，管理觀念還停留在過去原始方式上，甚至不知道檔案管理數字化為何物。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為校園文化、形象、校園精神等方面的二次深層次開發。2.缺乏相關制度規范。高校檔案管理的工作規范是實現檔案管理信息數字化的重要基礎與保障，也是加快高校檔案管理數字化的基礎。但是由于我國高校檔案管理數字化開展較晚，因此對高校檔案管理數字化標準化建設還沒有形成完整的體系，缺乏統一的管理制度和管理標準。在檔案數字化成果交接、加工、保管、存儲和利用等工作流程方面還存在很大的缺陷，這也給高校檔案管理數字化的進一步發展造成了嚴重的阻礙。3.缺乏相關的理論研究。與國外高校相比，我國大部分高校對高校檔案管理數字化還停留在簡單的應用上，而對于高校檔案管理數字化的內涵和特點還缺乏應有的認識。隨著我國檔案事業的不斷發展，我國檔案界開始對檔案管理數字化展開了一定的研究。但是從目前來看，我國檔案界對高校檔案管理數字化的研究成果還比較少，很難為高校檔案管理數字化的實踐操作提供相關的理論指導。4.缺乏高素質的人才。數字化技術一項技術含量比較高的工作，因此要求相關管理人員具備一定的專業技術知識。但是從目前來看，我國高校檔案管理人才相對比較缺乏，很難滿足現有工作的需要。與此同時，檔案管理人才整體學歷不高，專業技術知識掌握的并不充分。對數字化的認識還停留在傳統的觀念上，與現實情況相脫節。

三、高校檔案管理工作的改革與創新

(一)提高管理人員的檔案意識。首先，各高校領導要對檔案管理工作給予大力的支持。組織全體工作人員認真學習《檔案法》，對國家的各項檔案管理規定進行充分的了解。通過大力的宣傳和學習，是全體工作人員對檔案工作給予充分的認識。從而對檔案工作給予非常大的關注，促進檔案工作的進一步發展。其次，聘期專業技術人員對檔案管理人員進行相關知識的培訓。這樣會增進工作人員對數字化的進一步了解，從而對其更好的進行運用。

（二）建立和完善相關制度。首先要根據國家的各項規定以及自身的實際情況來建立相應的規范和制度。與此同時，要明確檔案部門的工作職責，對檔案工作人員進行合理的分工，使檔案管理工作有條不紊的進行。另外要大力推進數字化信息建設的相關制度，要將此工作作為未來管理工作的主要任務來抓。從數字信息產生的時候開始，就要對各項信息資源進行系統的管理和歸檔。

[1]張彬.淺析高校檔案管理工作的改革與創新[J].文史博覽(理論),2014(3).

[2]陳小芳.淺議提高高校檔案管理人員素質[J].企業家天地(理論版),2011(6).