事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

文/吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0七隊(duì) 張興蕊；吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0四隊(duì) 孔麗巍

事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

文/吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0七隊(duì) 張興蕊；吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0四隊(duì) 孔麗巍

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，我國事業(yè)單位的文件檔案管理制度也隨之進(jìn)行了改革。視野單位的文件檔案管理指的是對其單位所有的活動(dòng)進(jìn)行整理與記錄的管理工作，但目前在檔案管理的工作中還存在較多的問題，本文從分析其管理現(xiàn)狀出發(fā)，對其中存在的問題提出了相應(yīng)的對策。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對策

近年來，事業(yè)單位的文件檔案管理工作進(jìn)行了一系列的改革，取得了一些較為顯著的成效，但還是有不少單位在文件及檔案的管理工作上存在較多的不足。提高文件及檔案的工作及管理能力，實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化成為了目前事業(yè)單位管理文件及檔案的工作目標(biāo)。

一、目前事業(yè)單位管理文件及檔案的現(xiàn)狀分析

（一）文件及檔案管理不受重視。為了加強(qiáng)事業(yè)單位對文件及檔案管理的水平及效率，我國出臺(tái)了一系列的相關(guān)法律法規(guī)。但仍是有較多單位沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)，不重視文件及檔案管理的工作。目前的檔案管理也較為缺少行之有效的工作方式，許多單位仍是采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。無論從政策、設(shè)備、人力、技術(shù)、資金等哪個(gè)方面來講，投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。事業(yè)單位都認(rèn)為文件及檔案管理工作不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所做的文件及檔案管理也就是簡單的輸入與保存資料，沒有將其當(dāng)作單位的工作重點(diǎn)，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，很容易輕視文件及檔案管理的重要性，使得管理工作無法展開。

(二)文件及檔案管理職責(zé)不夠明確。在事業(yè)單位從事文件及檔案管理的工作人員大多不具備對檔案進(jìn)行歸檔整理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，甚至身兼多職。文件及檔案管理的工作人員經(jīng)常更換，且大多數(shù)時(shí)候，對于從事該工作的人員職責(zé)分工不明確，導(dǎo)致在工作中人員的精力不能集中。

事業(yè)單位的文件及檔案管理工作崗位，需要有高技術(shù)、高專業(yè)性。需要高素質(zhì)、專業(yè)的管理人員才可以盡可能的減少在文件及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，為事業(yè)單位保存正確的資料打好基礎(chǔ)。

（三）文件及檔案管理所用的設(shè)備落后。目前文件及檔案管理系統(tǒng)基本已經(jīng)普及，但隨著電腦處理信息的水平不斷發(fā)展，其應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展相對有些緩慢，很多高效率、先進(jìn)的技術(shù)都沒有得到較好的應(yīng)用。目前，事業(yè)單位的文件及檔案管理中還是較少使用到計(jì)算機(jī)，使用到計(jì)算機(jī)的單位，也缺少對其進(jìn)行安全防備的措施。此外，由于文件及檔案的檢索一般是用較為傳統(tǒng)的手工檢索辦法，當(dāng)前的手工檢索方式速度緩慢，還極易出錯(cuò)。不僅增加了文件及檔案管理工作人員的工作量，還不利于對文件及檔案進(jìn)行收集與再利用。

二、改進(jìn)文件及檔案管理工作的對策探討

上文分析了三點(diǎn)我國事業(yè)單位文件及檔案管理主要的問題，為進(jìn)一步提高事業(yè)單位文件及檔案管理的工作效率，下文針對這三點(diǎn)問題提出了一些對策。

（一）加強(qiáng)對文件及檔案管理工作的重視。要改善事業(yè)單位文件及檔案管理的現(xiàn)狀，首先要充分意識(shí)到文件及檔案管理工作的重要性，一方面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的管理理念，一方面還要明確管理人員的主要工作職責(zé)。根據(jù)各自單位的實(shí)際情況，建立單位的文件及檔案管理制度。此外，還應(yīng)讓工作人員意識(shí)到檔案是國家重要的財(cái)富，也是保證事業(yè)單位健康發(fā)展的主要基礎(chǔ)。只有員工意識(shí)到了文件及檔案管理的重要性，才可以激發(fā)出員工的工作積極性，增強(qiáng)員工對文件及檔案管理工作的使命感及光榮感。

（二）提高管理人員的工作素質(zhì)。要想讓事業(yè)單位的文件及檔案管理工作更上一層樓，最主要的手段就是加強(qiáng)文件及檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，其次要提高管理人員的工作素質(zhì)。在員工上崗前，要對員工做崗前培訓(xùn)，并定期做專題教育及培訓(xùn)以使員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理能力不斷提高。

此外，員工在從事文件及檔案管理的工作時(shí)，還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新的文件及檔案管理相關(guān)知識(shí)與新的技術(shù)，認(rèn)真履行自己的工作職責(zé)。

（三）優(yōu)化管理設(shè)備。隨著社會(huì)的發(fā)展與科技水平的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普遍的運(yùn)用在工作與生活的各個(gè)方面。文件及檔案管理的工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用最新的設(shè)備與技術(shù)來對單位的文件和檔案進(jìn)行管理。由于每個(gè)單位所在的地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相差較多，許多貧困地區(qū)的管理設(shè)備不能及時(shí)更新，此時(shí)應(yīng)向當(dāng)?shù)氐恼岢鱿鄳?yīng)的經(jīng)費(fèi)要求，用以改善單位落后的設(shè)備，加快管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

此外，在信息時(shí)代下，事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)的文件及檔案管理工作態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)及掌握最新的管理技術(shù)。加強(qiáng)對管理人員的技能培訓(xùn)，應(yīng)用高科技的技術(shù)，將微縮、云盤、光盤、計(jì)算機(jī)等用到文件及檔案管理的工作中，將文件及檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段，提高文件及檔案管理的效率，建設(shè)一個(gè)與各個(gè)單位實(shí)際情況相統(tǒng)一的網(wǎng)上文件及檔案管理系統(tǒng)。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的文件及檔案管理是日常工作中的重點(diǎn)，目前的管理工作存在較多的問題及不足，想要改善當(dāng)前事業(yè)單位文件及檔案管理的現(xiàn)狀，首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要重視，工作人員要積極配合，再對管理設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，才可以更好的推進(jìn)文件及檔案管理發(fā)展與改革。

[1]劉芳.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2013(17)：192.

[2]姚雅東.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].黑龍江史志,2014(7)：110.