高職圖書館檔案資料收集與利用

文/四川信息職業技術學院 王珂

高職圖書館檔案資料收集與利用

文/四川信息職業技術學院 王珂

圖書館檔案工作是圖書館管理工作的一部分，其完善和發展在圖書館工作中的起著重要作用，文章在分析圖書館檔案收集范圍的基礎上，針對性的提出了如何有效收集的檔案資料。

圖書館；檔案資料；收集

圖書館的檔案資料管理，是一項復雜并且專業技術性較強的工作，只有采取有效的管理措施，做好檔案資料的收集、鑒定、歸檔、整理以及保管等工作，加強相關制度和規范的建設，才能保證和維護檔案資料的完整性，便于圖書館管理工作，提高檔案資料參考利用價值。其中圖書館檔案資料的收集工作顯得十分重要，需要設立專人進行收集、調動全員參與、爭取圖書館領導支持。在對圖書館的檔案以及文件資料的管理中，除了要做好資料的收集和整理工作外，還需要加強其日常管理工作，做好防火、防潮、防蟲等八防工作，保證檔案資料的完整性、可靠性及真實性。為今后的圖書館數據分析與挖掘、查閱與利用提供參考依據。

一個圖書館的管理工作質量和工作規范化水平的高低，透過檔案管理工作能看出其真實水平。因此在建隊伍、搞管理、做決策的過程中，檔案資料能提供的參考依據猶為重要，管理層可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結合當前新形勢發展和任務提出改進措施，制定新的工作方案和有關規章制度，切實可行地搞好高校圖書館全面管理工作。因此，對高校圖書館文件、檔案資料的科學有序管理，充分發揮它的重要性及作用，對提高整個高校圖書館工作的管理水平和效果，確實有著重要的實際意義。

一、圖書館檔案資料收集的范圍

以我校在創建示范高等?？茖W校和圖書館迎接評估達標的過程中突顯的檔案資料的收集重要性為例，我個人認為圖書館檔案收集應該包括日常管理檔案和業務流程檔案兩個方面，具體有以下幾個方面：1.上級有關圖書館工作的文件材料：如：高校圖書館評估標準、關于專業技術職稱評聘的有關規定、圖書館建設指導意見等。2.圖書館工作規章制度、各崗位職責、讀者公約、文明借閱倡議書等制度。3.圖書館工作計劃、報告、總結、決定、紀要等資料。如學校圖書館工作會議紀要、圖工委會議紀要；本館各項工作的文件材料，如每年的工作計劃及工作總結，參考咨詢、業務輔導工作的有關記錄；圖書采購、編目的原始材料；數字圖書館建設資料，設備采購材料，數據庫采購與建設材料；讀者服務、讀者閱讀取向研究資料。這些圖書信息、學術動態都將對圖書館的發展起到重要的作用。4。圖書館概況、發展規劃、藏書目錄、重要統計等。包括購置圖書資料的財務會計憑證，如圖書、期刊、數據庫等對賬清單，物資、物品采購登記簿；各類報賬、收入，學校撥款數等；各種每年的家具、設備、圖書、期刊、數據庫的采購情況登記表；藏書情況，讀者借閱年月統計表等；各種統計報表，包括借閱統計、藏書統計、經費統計及館舍面積統計；讀者利用數字圖書館情況材料，各種數據庫點擊量統計資料；圖書館的各種財產設備登記表及儀器設備說明書，儀器設備的申請報告、招標、采購等文件材料；有關圖書館基建的基建圖紙、驗收材料等。5.校外交流的有關材料：上級或兄弟單位發的各種來函文件、有關各學會學術研討、交流的會議通知及交流的有關資料。例如高校普通圖書館建設發展的前景、群體工作總結、經驗匯編、圖書館學術論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟院校圖書館工作信息，取長補短，互相學習，完善改進提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內容。6.另外圖書館內部個人檔案也是必不可少的。個人情況登記表，受教育情況登記表，各種獎勵證書，論文、科研、聘書或學校任免材料，考核、聘任材料等。7.圖書館與國際、國內友好交往中相互贈送、交換珍貴書刊的清冊。8.其他有保存價值的材料、實物和聲像材料。如我校一直以來收集的優秀畢業生論文及作品，讀書節活動期間的各種照片、講座圖片、光盤等。

二、圖書館檔案資料如何進行收集

圖書館管理人員要根據情況及時制定有關文件檔案資料的具體管理規定，健全建立崗位責任制。專兼職檔案管理人員要有高度的服務意識和責任意識，具有踏實的工作態度和作風，能夠按時間、直屬部門、隸屬關系等收集文件及資料，在各個時期都應注意收集與圖書館工作相關的任憑檔案資料，養成一種職業習慣；具備根據文件材料的重要程度、歷史價值、發揮作用的時間等綜合條件考慮文件材料保存與否的能力。

充分利用現代信息技術，多渠道、多方式收集。借助電子設備、如云技術、辦公自動化技術等豐富檔案收集途經，防止收集不全導致今后利用工作的不便。

在管理過程中工作人員可以借鑒圖書的管理辦法，按照文件資料的任務、性質進行分類、編號、立卷、歸檔。對歸檔好后的檔案資料要妥善保管，特別對保密文件同、材料，另外還要有嚴格的借閱制度，不能因為出借手續不健全或借閱者不負責任而造成某些文件、檔案資料特別是重要資料的遺失或損壞。

三、圖書館檔案資料收集的目的及意義

圖書館檔案資料的收集為圖書館建設、業務發展、統計分析奠定了基礎。

（一）在對圖書館日常工作中的一些資料和數據進行收集、統計以及處理的過程中，必須采用科學的方法對其進行處理，而不是進行簡單的數據處理。將收集到的資料以及數據與以往工作資料和數據進行對比和分析，對工作中存在的差距和優勢進行分析，并且對存在差距的原因進行分析，并采取有效的措施進行解決。另外，在工作中還可以找到新方法、新思路進行圖書館的日常工作調整，對工作方式進一步改進，保證圖書館業務在正常進行的同時，能夠不斷創新發展，不斷前進。

（二）檔案資料管理工作是深化圖書館服務工作的保證。檔案資料是對以往工作的一種原始記錄，是對圖書館日常工作的數據和資料進行的總結。 所以說圖書館檔案資料是以往圖書館業務的歷史記錄。在圖書館服務的探索工作中，要做好圖書館檔案資料的管理工作，對圖書館工作發展整個歷程的所有文件資料進行完整和真實地收集、整理和記錄。因而可以說圖書館檔案及文件資料的管理工作可以對圖書館的服務工作進行有效地保證，它不僅可以為今后圖書館穩步工作打下良好的基礎，還能夠對研究工作提供有效的資料和可靠的信息分析，為圖書館的檢查工作提供一定的基礎，保證圖書館的管理可以得到有效地深化和改革。

此外增強圖書館工作人員對文件、檔案資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實現，離不開各種檔案資料的支撐。實踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產生更大的經濟效益和社會效益。

在高校圖書館檔案資料的管理方面，當務之急是要做好以下兩方面的工作：一要提高管理人員的素質。有些管理人員對如何管理文檔、如何歸檔缺乏系統的理論知識，因此需要對他們進行業務培訓，提高理論知識水平和管理能力。二要切實做好檔案資料管理的各項基礎工作。要堅持集中統一管理的原則，按照圖書館檔案資料的歸檔范圍，將分散在部門或個人手中的零散文件材料收集起來，進行科學的分類、整理，同時結合本館實際，建立健全檔案資料管理的各項規章制度，使檔案工作有章可循，以保證圖書館檔案工作的順利進行。在利用方面加大“重開發利用”的觀念，把開發利用擺在檔案工作的突出位置上，使檔案資料為高校圖書館的建設與發展服務。

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