論信息時代醫院檔案管理模式改革

文/濟寧醫學院附屬醫院　劉婷婷

論信息時代醫院檔案管理模式改革

文/濟寧醫學院附屬醫院劉婷婷

醫院檔案管理是一項系統工程，為醫院各項工作的順利開展提供了有力的支撐，是整個醫院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學研究檔案、人事管理檔案等各個方面。本文闡述了信息時代醫院檔案管理工作的特點，分析了傳統醫院檔案管理存在的問題，并提出了信息時代醫院檔案管理模式改革途徑。

信息時代；醫院；檔案管理模式；改革

醫院檔案管理是一項系統工程，是整個醫院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學研究檔案、人事管理檔案等各個方面。醫院檔案管理為醫院各項工作的順利開展提供了有力的支撐。近年來，隨著信息化時代的來臨，檔案數據載體、管理手段都發生了質的變化，也為醫院檔案管理模式提出了新的要求，如何做好信息時代醫院檔案管理模式的改革成為擺在我們面前的重要課題。

一、信息時代醫院檔案管理工作的特點

美國CBS技術研究所的羅斯托指出：“信息時代檔案管理特點是以數字技術為保障，以網絡為媒介的快速化、便捷化、系統化管理”。信息時代醫院檔案管理具有以下特點：一是多樣性。信息時代醫院檔案管理有形式多樣化的特點。尤其是網絡時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便，容量得到了無限的擴大，檔案數據載體發生了變化，檔案信息傳播的主體由單一中心轉變為多中心，任何事件、任何人都可以作為檔案管理的主體，醫院檔案的歸類、編目、排序、檢索、歸檔、保存、調用等各項程序更加便捷，檔案管理的互動性突顯。如果說傳統的檔案管理是以存檔為中心的，那么在信息時代醫院檔案管理中則是以使用與服務為中心的。二是無限制性。傳統的醫院檔案管理受空間的限制較為嚴重，而在信息時代有了互聯網和移動網絡平臺的支持，使得有效突破了空間的限制，無論在任何地方都可以進行檔案管理。檔案數據傳輸摒棄了傳統檔案管理存在的時間滯后性特點，增強了檔案管理信息傳播的實時性。如：醫生和病人可以直接通過網絡終端進行電子病歷的查閱。三是互動性。信息時代的醫院檔案管理具有互動性的特征，它不再是簡單的檔案數據存儲與使用，而是更加注重檔案使用者與檔案管理部門間的互動，檔案管理更加便捷、迅速、開放、多樣化，使得傳統的檔案管理發生了巨大的改變。如：信息化背景下，醫院的各個部門可以共享醫療、行政、研究、財務等各方面的檔案資源，檔案使用者也可以成為檔案管理者。

二、傳統醫院檔案管理存在的問題

一是缺乏認識。長期以來，廣大醫院對檔案管理呈現出“被動推動”的特點，醫院管理層對醫院檔案管理不重視，將檔案管理作為迎接上級檢查不得不做的工作。醫院主要領導在日常工作中，認為檔案管理是“可有可無”的事情，只能看到檔案管理的“投入”，無法看到檔案管理的“效益”，無法認識到檔案管理對于醫院業務工作開展的重要性。這些都導致醫院檔案設備比較陳舊、檔案管理技術落后、檔案管理人員素質低等一系列問題較為突出，降低了檔案處理的效率，嚴重影響了檔案工作的順利開展。二是重醫輕檔。醫院通常將工作的主要精力集中在醫療臨床，在檔案工作中將重點放在電子病歷、HIS系統、遠程會診等醫療檔案管理方面，而對于人事管理、財務管理、醫療科研等方面檔案不重視，沒有樹立檔案全面管理的理念，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，造成檔案資源開發明顯不足。三是無方可遵。缺乏檔案的制度與標準建設，醫院的檔案管理還沒有統一的管理制度、標準模式，在檔案管理中隨意性較強，各個醫院的電子檔案管理都處在自我探索階段，尚未形成關于檔案收集、整理、歸檔、保存等一系列的完整系統的規章和制度。使得檔案工作人員在檔案管理中沒有責任機制，管理界線不清晰，管理職能交叉嚴重，“齊抓不共管”的現象突顯。同時，由于標準的不統一，接口、存儲方式不同，也使得醫院的門診收費、病例病案收集、檢驗、影像等系統無法實現數據的統籌銜接。四是重管輕用。長期以來，廣大醫院不注重檔案的使用。醫院的大部分檔案被收集、存儲后，就被束之高閣，封閉式、保守式的“等客上門”特征明顯，檔案使用者對檔案的調用手續繁瑣、效率低下，沒有真正發揮出醫院檔案的應有作用。

三、信息時代醫院檔案管理模式改革途徑

（一）由“被動推動”向“主動出擊”轉變。信息時代背景下，醫院的檔案管理模式要由“被動推動”向“主動出擊”。醫院的負責人要進一步加強對檔案管理的重視。要充分認識到信息時代背景下檔案管理對于提升醫院總體管理水平的重要性，將檔案管理作為現代化醫院建設的重要內容，將檔案信息化建設納入醫院整體發展規劃，進一步加強檔案管理的投入，加強檔案軟硬件建設，完善電子檔案管理的基礎設施，做好對檔案管理工作的組織領導，加強專業檔案管理人員培養，設立專門的檔案管理部門，推進檔案的宣傳，最終充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用，使醫院的檔案管理再上新的臺階。

（二）由“重醫輕檔”向“全面治檔”轉變。要實現傳統的檔案管理以醫療臨床為主不斷向信息時代的“全面治檔”轉變。樹立系統論理念，將檔案轉換、錄入、編碼、備份、檢索等管理工作作為一個系統工程看待，增強檔案管理的科學性、前瞻性。密切銜接醫院門診部、住院部、人事部、財務部、后勤部等各個部門，統籌好電子病歷、HIS系統、遠程會診等各方面檔案管理資源，建立網絡化、一體化的檔案管理體系。進一步淡化“部門界線”，改變各自為政的局面，加強橫向聯系，從封閉式、分散型走向開放式、集中式管理，實現“無指縫”對接。醫院檔案管理要突破部門的藩籬，跳出固定場所，在檔案的收集、存儲、分類等方面，要調動各部門的力量共同參與，在最快的時間內加以處理，利用信息化資源，構建開放、高效的檔案網絡平臺。

（三）由“無方可遵”向“有章可循”轉變。推進檔案“無方可遵”向“有章可循”轉變。要加強檔案的制度與標準建設，建立統一的檔案管理制度與標準模式。首先，要明確各個部門的檔案管理職能，建立崗位責任機制，將檔案管理目標責任分解到每個部門，實現“齊抓共管、分工明確、各司其職”的檔案管理局面。其次，不斷完善統一的標準。在信息時代背景下，引入國際通用的ISO30301檔案（文件）管理體系，實現有法可依，推進醫院電子檔案的“邊上傳、邊甄別、邊分類”，建立醫院檔案管理的DFS（分布式文件存儲）、Hadoop（高度可擴展的分布式批量處理）、DaaS（上傳與查詢服務）等標準，使得醫院的各個部門在檔案管理中擁有統一的接口，在檔案信息抽取、信息分類、信息聚類、數據壓縮、數據處理過程中實現同步，促進醫院檔案的“靶向定位、按需存取、應用盡收、即用即取”。

（四）由“重管輕用”向“管用并重”轉變。信息時代背景下要實現將醫院檔案的“重管輕用”轉變為“管用并重”，要做到歸檔資料條理清楚、分類合理的基礎上，實現查詢方便。對醫院檔案資源系統進行有效開發，使檔案的利用更符合檔案使用者的需求。一方面，醫院的檔案管理部門要利用信息技術手段，對檔案使用者的需求特征、查閱偏好、檔案使用頻次、周期等方面進行分析，為檔案使用者量身定制檔案內容。如：在病歷檔案信息化管理中，可運用計算機綜合查詢、分析、共享等功能，將病歷檔案反饋到各臨床科室，為治療方案的制定提供有效的依據。同時，可將病歷上傳至網絡數據庫，檔案使用者在終端輸入病歷編碼即可對檔案進行調取。另一方面，要實現傳統媒體與新媒體的結合。基于移動互聯網技術，可以開發更加智能化的醫院檔案系統，為用戶提供更個性化、差異化的空間，使醫院檔案的用戶可以不受空間時間限制，隨時隨地的通過“主題檢索”的方式提取利用檔案。

總之，醫院檔案管理是一項系統工程，為醫院各項工作的順利開展提供了有力的支撐，是整個醫院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學研究檔案、人事管理檔案等各個方面。信息時代醫院檔案管理工作具有多樣性、無限制性、互動性等特點。傳統醫院檔案管理存在著缺乏認識、重醫輕檔、無方可遵、重管輕用等問題，在未來的發展中，信息時代醫院檔案管理模式只有不斷由“被動推動”向“主動出擊”轉變、由“重醫輕檔”向“全面治檔”轉變、由“無方可遵”向“有章可循”轉變、由“重管輕用”向“管用并重”轉變，才能夠全面提高醫院檔案的管理效能。

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