高職院校檔案管理信息化現狀和研究

文/上海城市管理職業技術學院　郭佳

高職院校檔案管理信息化現狀和研究

文/上海城市管理職業技術學院郭佳

高職院校在不斷發展的過程中隸屬的院、系、處、室也在不斷增多，學科、專業的多樣化也在日益展現，與此同時隨之呈現的是檔案管理工作的多層次性和網狀結構性需求，則使得高職院校的檔案管理工作轉向信息化發展。然而高職院校檔案工作存在的普遍性問題如群體檔案的意識淡薄，檔案工作相對滯后，技術手段相對落后，檔案利用內容和方式單一，編研工作停留在淺層次等也在影響著高職院校檔案管理信息化的發展。

高職院校；檔案管理；信息化；研究

一、高職院校檔案管理工作現狀

高職院校多由一些中等職業學校合并、成人高校轉制而來，其辦學體制、辦學格局的轉變，使得檔案管理工作也產生了諸多問題。

（一）群體檔案意識淡薄。高職院校從成立之初，學校的中心工作就是教學，檔案工作只是在高職高專人才培養等評估過程中發揮一下作用，過后又束之高閣，檔案工作的重要性沒有學校領導和師生員工們所重視，導致全員檔案意識淡薄，普遍對檔案都存在“說起來重視，做起來次要，忙起來不要”的狀態，檔案管理工作列不上議事議程，檔案管理所需要的硬件設施跟不上院校發展的需要，檔案管理人員也往往都是兼職做檔案管理工作，工作重點往往也不能傾向于檔案管理，使得檔案管理流于形式，一些有價值的檔案流失。

（二）檔案信息化程度較低。雖然一些高職院校已經意識當前社會信息技術、計算機技術、網絡技術的日新月異的發展，但是檔案管理的信息化在高職院校中的應用還是較為匱乏，一方面是由于對檔案管理重視程度不夠使得對檔案管理技術設備的投入不足，另一方面檔案管理人員的管理方式還停留在基礎性工作中，缺少現代化管理理念，特別在目前電子文檔迅速增加的情況下，缺少相應的電子檔案管理技術。

（三）檔案利用內容形式單一。高職院校往往只把檔案利用看成一種工具而非服務，這樣的觀念使得檔案管理人員安于現狀，而不會積極參與，不會留意利用者的需求進行分析研究，不能掌握利用需求的發展規律，不能積極主動的為學校和社會提供內容豐富、形式多樣的服務，只能局限于上門查檔的被動服務。

二、如何提升高職院校檔案管理工作信息化

（一）檔案管理信息化基礎建設。目前大多數高校的檔案管理處于紙質檔案管理水平，但是現在是數字化、信息化社會，高校需要加強檔案管理信息化建設。實現檔案信息化的本質就是實現信息數字化。信息數字化需要把紙質檔案轉移到電腦磁盤上，用磁盤來存儲師生的個人信息，相比于紙質檔案存儲，這種方式不僅快捷而且安全。此外，檔案信息化實現了個人信息自動檢索功能，只要輸入個人基本信息就可以迅速找到所需檔案，不需要再找來找去。實現檔案數字化是實現檔案信息化的基礎，只要實現檔案數字化，檔案管理就突破傳統檔案存儲的枷鎖。

檔案信息化是伴隨著計算機和互聯網發展來的。由于檔案信息化，所以大量的數據接踵而來，這需要計算速度極快的計算機來對這些大數據進行全方位多角度的管理。利用現代化傳媒技術我們可以把傳統的紙質圖片轉化為電子版的，這些電子圖文可以存儲在光盤、U盤等存儲器上，統計各種數據實現自動檢索功能。

（二）檔案管理信息化團隊建設。檔案的信息化建設是一個全新的系統工程，信息化建設需要有專業的檔案信息人員推進與發展，檔案信息化使得紙質文件電子化、文件存儲數字化、文件傳遞網絡化以及文件管理動態化，這需要檔案管理人員轉變傳統的思想理念、與時俱進，跟上信息化的步伐，只有這樣才可以使高校全面建設信息化檔案。所以，檔案信息化管理對檔案管理人員的專業技能以及職業素養要求更高。

第一，檔案管理工作者需要較高的政治思想覺悟，檔案是一個人身份的象征，它決定著個人職業道路的發展，檔案管理人員需要具備責任感和服務感，他們是為高校師生服務的團隊，需要有敬業奉獻的精神和全心全意為人民服務的思想理念；第二，檔案的數字化和信息化使得從事檔案管理工作者需要一定的計算機技能，了解一些計算機常識。從管理角度來說，檔案信息化就是改變原來的檔案管理的方式，傳統的檔案管理需要檔案管理人員管理紙質檔案，現代的管理檔案方式是利用計算機對檔案實現檢索管理。此外，高校在實現檔案信息化的過程中需要培養大量的專業檔案管理人員，需要他們學習基本的信息化檔案管理的理論基礎，掌握檔案工作的基本規律，實現科學化管理檔案的方法。

（三）檔案管理信息化安全建設。隨著檔案信息資源的迅速增長、網絡資源的不斷豐富，信息技術逐漸表現出各種脆弱性的問題，同樣檔案的信息化建設也面臨各種安全性問題，如網絡病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件；檔案信息應用及加工中的安全問題；檔案管理部門內部安全隱患等。

因而完善檔案信息化管理的制度，讓檔案信息化工作有法可依，有理可循，保證檔案信息的安全，根據不同層次利用人員確定不同利用范圍，以確保電子檔案的安全保管和有效利用并重。

三、結語

高職院校的檔案管理只有以良好的基礎工作為前提，抓住機遇，建立行之有效的管理體制，提升管理人員素質，改善管理人員知識結構，積極創新、提高信息處理能力，才能更好的發揮檔案管理信息化功能，為高職院校的教學、科研、管理服務，形成良性循環，來實現檔案利用價值，高職院校的檔案事業也會不斷提升進步。

［1］鄭毅，房琳.基于高校基建檔案管理的進一步思考［J］.成都紡織高等專科學校學報，2014（01）.