基層單位檔案管理工作重要性之我見

文/承德市外八廟管理處 毛俊芝

一、基層單位檔案管理工作的重要性

基層單位的檔案是單位生產、經營活動中直接形成的真實記錄，是單位規范管理的一項基礎性工作，是單位發展過程的歷史憑證，是寶貴的經驗財富和信息資源，是與單位同步發展的無形資產，其中包括文書檔案、業務檔案、人事檔案、財務檔案、安全檔案等等。各種材料記錄著單位不同時期，不同階段的發展過程，它在科學管理、領導決策、工作研究、總結經驗教訓、處理重大問題中，有著依據、憑證等重要作用。如：某單位因違規用電造成了火災事故的發生，在事故調查中，安全檔案的原始記錄是調查事故原因、分清相關人員責任的依據。只因安全檔案中日常檢查工作記錄不全，缺少被檢查單位負責人簽字，盡管檢查人員一再強調事發前曾經已將此處進行了斷電處理，而被檢查單位負責人否認此事，雙方各執一詞，掙得面紅耳赤，“口說無憑，立字為證”這句諺語在這里得到了充分體現。在最后定責時致使檢查人員、被檢單位當事人、負責人以及相關領導都受到了追責處罰。實踐證明，檔案管理的好壞，直接影響著單位生產經營等各項工作規范性管理的落實，直接影響著單位領導的決策和指導工作，由此可見，檔案管理在現實工作中的權重非同一斑，做好基層檔案管理工作責任重大，意義深遠。

二、基層單位檔案管理工作當前存在的問題

（一）對做好檔案管理工作的重要性認識不到位。長期以來，在大多數人心里，認為檔案管理工作只是應付一些上級考評檢查所需，而無實際作用，沒有把檔案管理工作提高到應有的認識層面加以認識，還存在著“檢查時重要，不檢查不要” 的錯誤觀點對待檔案管理工作，往往是抱著“日常不收集，檢查搞突擊”的工作態度，在上級檢查、考核驗收前臨時抱佛腳，抽調人員突擊整理歸檔應付，沒有認識到基層檔案在信息化時代的實用價值。甚至有些領導認為檔案管理工作只是收集、整理、保管一些已過時的文件材料，投入人、財、物去管理，不能給單位創造經濟效益，出不了政績，沒有真正的從對歷史負責、對工作負責的高度去做好檔案管理工作。

（二）檔案管理力量還較為薄弱。基層單位由于種種原因，一直面臨著“人少事多”的情況，很多單位沒有設專職檔案管理人員，一般由辦公室文秘人員兼管，且該人員在實際工作中，疲于應付日常上傳下達、起草行文、撰寫總結等多項瑣碎繁忙的工作，客觀上導致了文秘人員很難全身心地投入到檔案管理工作中去。盡管有的文秘人員很想做好這項工作，卻是力不從心，致使有些檔案收集歸檔不及時，材料不齊全、不規范。另外，充當檔案管理的兼職人員由于工作需要時有變動，不夠穩定，檔案業務知識欠缺，工作鏈銜接不到位，致使檔案管理質量一直不高，極大地降低了基層單位的檔案管理水平。

（三）硬件建設投入相對不足。檔案管理工作必須以物質基礎為保障，必須要有專項經費才能得以完善。現實中，盡管每年上級部門都加大了對基層單位的資金投入力度，但具體落實到檔案管理中的資金仍不足,很多基層單位都沒有自己的檔案室，設施設備老化，辦公室、庫房、閱覽室三不分同處一室現狀存在于很多基層單位，即便有些基層設置了檔案室，也與整齊、規范統一的檔案室要求相差甚遠；更有甚者將檔案庫房、儲物室共用，隨意找柜子存放檔案，五花八門不統一，比較零亂，極易發生檔案缺失現象，不利于檔案的保存和利用。這種硬件建設投入不足，設施不完善，檔案管理標準化建設欠缺現象還存在于很多基層單位。

（四）基層檔案管理與服務不相匹配。在實際工作中，有的基層只注重文書檔案的收集，而忽視了聲像檔案、電子文檔的收集保管工作，使檔案失去了其應有的系統性與完整性，即便是對已有的紙質材料，有的基層單位也是堆放保存，沒能及時整理、分類、立卷歸檔，致使有些需要的資料沒法查找，影響了檔案的利用。另外，隨著科技的不斷發展，基層單位也大都配備了電腦等一些新設備，但是在應用服務上也存在著一些問題，由于配備的電腦有限，一個科室幾個人共用一臺，很難保證電子文檔從生成到歸檔不被刪改、刪除丟失的可能，以及檔案人員不能熟練使用管理軟件等，其不能真正的提高工作效率，讓檔案信息得到有效的利用。

（五）基層檔案管理人員專業素質較低。前面也已經提到，在實際工作中，由于基層單位大多數對檔案管理這項工作沒有引起足夠的重視，檔案管理人員多數是兼職人員，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務只是粗淺的了解，業務不熟，難以適應檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，不會使用帶有科技含量的檔案管理軟件及新的管理模式，還停留在傳統陳舊的“保管型”管理方式開展檔案工作，不能真正的應用計算機和網絡技術管理檔案，直接影響到檔案的完整與安全。

三、加強基層檔案管理工作的幾點建議

（一）加強宣傳，強化領導，提高全員的檔案管理意識。要想真正做好基層檔案管理工作，就必須從上到下全員解放思想，更新觀念，從思想上充分認識到基層檔案管理工作的重要性。要通過各種途徑搞好宣傳發動，通過網絡、報紙、櫥窗、宣傳欄等多種形式廣泛宣傳檔案工作、介紹檔案工作的內容、性質、作用等，普及檔案知識。利用多媒體組織大家觀看檔案的重要作用紀錄片，以及適時開展檔案培訓、檔案講座等，充分發揮宣傳、教育功能，動員全體人員關注檔案工作，自覺做好檔案管理工作，以此來提高全員對檔案的認識。促使單位領導從根本上認識到檔案管理工作的重要性、必要性和實用性，切實把檔案管理納入單位的重要議事日程，作為單位發展的重要內容來抓，在實際工作中，加強檔案工作領導，明確分管領導、責任部門、工作人員、崗位職責，使檔案管理工作層層有人抓、事事有人管，確保檔案工作各項管理措施落到實處，使之更好地服務于單位的建設和發展。

（二）加大投入，立足規范，完善檔案基礎設施建設。硬件設施是確保檔案有效保存、延長檔案壽命、充分發揮其信息提供與利用的物質保障。基層單位要從根本上改變無檔案室、檔案庫房和“一室多用”的現狀，就要根據本單位實際，不斷加大檔案管理基礎設施建設，多渠道籌措資金增加硬件設施的投入力度，切實改善檔案室辦公環境和檔案庫房設施，不斷完善硬件設備，嚴格按照標準，立足規范，避免樣子工程，做到“三室分開”即：庫房、閱檔室、辦公室三室分開。配備專用質優的檔案櫥、檔案盒、裝訂機、計算機、打印機、空調機、溫濕度計等設備，努力使檔案庫房達到“八防功能”，即：防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防蟲、防鼠。以適應檔案管理工作的發展，確保檔案的安全、有序管理。

（三）穩定隊伍，強化培訓，提高檔案管理人員整體素質。基層單位要提高檔案管理的整體水平，就要根據工作實際，設立專職檔案管理人員，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案工作，保持隊伍的相對穩定性，明確職責范圍，使其專心致力于檔案管理工作。同時，要注意專職人員自身業務知識的培訓，堅持學以致用的原則，采取“走出去，請進來”的辦法，積極創造條件組織檔案工作人員到先進單位觀摩學習、交流，取人之長，補己之短；聘請檔案部門專業人員到單位現場授課指導，培訓業務知識、計算機應用等，使檔案工作人員及時掌握檔案管理業務規程、要求，以及領悟一些先進的現代化管理理念，提高業務技能。另外，在實際工作中，專職人員要勤奮好學，愛崗敬業，在學中干，干中學，用高尚的職業道德，嚴謹的工作作風，過硬的業務技能，大膽的創新精神，把單位的檔案管理工作提高到一個新水平。

（四）依法治檔，建章立制，完善檔案管理規章制度建設。加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案管理工作的迫切要求。為使檔案管理工作更趨科學、規范、易于操作，必須把規范行為、從嚴管理作為檔案管理工作的筋骨，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、借閱、安全等各個環節均建立健全各項規章制度，如：《檔案管理人員工作職責》、《借閱制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》等一系列規章制度。在日常實際工作中，嚴格遵守、執行，使檔案管理工作有章可循、有據可依、程序清晰，職責到位，形成檔案工作的良性循環，實現檔案管理工作的法制化、制度化、規范化。

（五）歸檔完整，提升服務，提高檔案的利用價值。做好檔案材料的收集，是確保檔案材料完整的重要環節。首先，檔案人員要注重日常檔案的收集工作，既要收集紙質載體，又要收集影像、照片、錄音等介質載體的信息。其次，監督、指導所屬各科室等部門檔案的收集、整理，嚴格標準，抓好細節，協調好本科室與各部門之間的聯系，爭取檔案收集的主動權，保證各部門形成的文件按時按要求及時歸檔移交。特別是職能科室檔案，為了查檔方便，不愿移交自行保管問題，要多方協調，采取原件移交復印件留存的方式，確保檔案的統一管理。另外，優化服務措施，對檔案資源進行信息挖掘，把死資料變成活信息，把檔案管好用活，提高檔案信息的利用價值。同時，在科技飛速發展的今天，要充分利用計算機高新技術，提高檔案管理的科技含量，為利用者提供快捷、高速、準確的服務，早日適應新時期基層單位檔案管理工作的迫切需要。

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