提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

文/吉林省通化市房屋安全鑒定中心　莫軍

提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

文/吉林省通化市房屋安全鑒定中心莫軍

新時代背景下，我國經(jīng)濟進入高速發(fā)展階段，事業(yè)單位在社會發(fā)展中的作用越發(fā)突出，隨著事業(yè)單位管理體制改革的逐步深入，如何提升人事檔案管理水平，以促進事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展成為了事業(yè)單位人事部門關(guān)注的焦點。目前許多事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在著問題，很多時候不能有效發(fā)揮職能。如何提高事業(yè)單位人事檔案管理水平值得研究。本文將針對提升事業(yè)單位人事檔案管理水平展開研究。

檔案管理；人事檔案；管理水平

新時代背景下，全球經(jīng)濟正在逐步向知識經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，不論社會，還是企業(yè)對人才的需求量越來越大，作為人才信息主要來源和重要載體的人事檔案，逐漸成為管理人才信息的重要手段。事業(yè)單位想要持久的發(fā)展下去，離不開人才，做好人事檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的首要任務。但是當前許多事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在問題，工作開展中不僅缺乏管理制度，更缺少專業(yè)管理人員，這十分不利于事業(yè)單位長期發(fā)展。

一、人事檔案的特征

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德才能績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。這些記錄主要來自單位人事管理活動，是個人基本情況的原始記錄，具有現(xiàn)實性、動態(tài)性、真實性、機密性等特點，是考察了解、正確選撥員工的重要依據(jù)，起著憑證、參考作用。人事檔案往往與個人工資待遇、組織關(guān)系、社會勞動保障有著密切關(guān)系，具有一定法律效用，在事業(yè)單位中人事檔案非常重要。并且這些人事檔案也是人才信息的重要載體和主要來源，將人事檔案進行有效管理、收集、整理、保管對事業(yè)單位來說具有重要意義，提升事業(yè)黨委人事檔案管理水平勢在必行。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理體制不完善。通過分析不難看出事業(yè)單位做好人事檔案管理的重要性和必要性，但當前許多事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重要性并沒有一個正確認識，人事檔案管理意識淡薄，長期以來相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部都對人事檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，導致人事檔案管理工作開展嚴重滯后，存在敷衍應付現(xiàn)象。目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作開展有效性較差，沒有建立相應管理機制和體系，檔案管理工作與考核評價相互脫離現(xiàn)象十分突出，并不能有效發(fā)揮人事檔案管理職能。

（二）人事檔案整理不夠規(guī)范。實際上人事檔案管理工作是一項瑣碎繁雜且連續(xù)性極強的工作，具有一定專業(yè)性和復雜性，對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)要求較高。然而，目前許多事業(yè)單位沒有配備專業(yè)人事檔案管理人員，往往臨時抽調(diào)其他部門工作人員兼管，這就造成了人事檔案管理混亂。這些人員并沒有接受過系統(tǒng)的人事檔案管理培訓，對檔案管理工作精力投入不足，因此工作開展中檔案收集、整理、歸檔等方面都做的不夠規(guī)范，不能及時整理歸檔，經(jīng)常導致人事檔案出現(xiàn)遺失或漏洞等現(xiàn)象。

（三）人事檔案管理方式落后。傳統(tǒng)人事檔案管理方式通過紙質(zhì)材料制定檔案，紙張易破損、折皺、卷角，并且裝訂、打孔、剪裁、防火、防潮等方面費時費力，勞動強度大，工作效率低，無疑增加了人事檔案管理人力、物力、財力消耗。另外，這些紙質(zhì)檔案長期保存中紙張易發(fā)黃變脆、字跡褪色，會直接影響檔案使用。傳統(tǒng)檔案管理方式已不能夠完全適用新形勢下的事業(yè)單位人事檔案管理工作需求。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（一）增強人事檔案管理意識。為了進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，必須提高對人事檔案管理工作的重視，正確認識人事檔案對事業(yè)單位發(fā)展的積極作用，把人事檔案管理工作納入日常管理工作議程，為人事檔案管理工作開展營造良好環(huán)境，給予人事檔案工作高度關(guān)注，確保人事檔案管理工作開展質(zhì)量。

（二）建立人事檔案管理機制。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，建立科學的人事檔案管理機制是提升人事檔案管理水平的首要任務。制度的制定不僅能夠為人事檔案管理工作開展提供依據(jù)，更能夠保障工作有序開展，進一步提高管理有效性，使人事檔案管理工作逐步走向規(guī)劃化、制度化。人事檔案管理制度制定時要結(jié)合單位實際情況，根據(jù)單位特點來完善相關(guān)各項章程。

（三）提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。人事檔案管理水平很大程度上取決于檔案管理人員，專業(yè)人事檔案管理人才是有效開展人事檔案管理工作的基礎。因此，事業(yè)單位不僅要引進專業(yè)人事檔案管理人才，同時更要加強對現(xiàn)有人員的培訓，提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，利用培訓方式強化人事檔案管理人員專業(yè)技能。另一方面，在培訓中應融入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，將計算機技術(shù)應用到人事檔案管理工作中，使事業(yè)單位人事檔案管理走向現(xiàn)代化、數(shù)字化。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位在我國社會發(fā)展中占據(jù)著重要位置，是社會進步、經(jīng)濟建設的核心力量。人事檔案對事業(yè)單位的長治久安有著重要意義，事業(yè)單位應積極針對當前檔案管理工作中存在的問題做出改進，進一步提高人事檔案管理水平。

［1］王愛榮.對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點建議［J］.黑龍江史志，2015（07）：129.

［2］俞樂奕，周苗苗.完善事業(yè)單位人事檔案管理制度以提高管理水平［J］.陜西檔案，2011（06）：41-42.

［3］張榮華.事業(yè)單位人事檔案管理制度與管理水平關(guān)系的分析［J］.科技創(chuàng)新與應用，2012（24）：315.