文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討

文/寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘察院 王立江

文書檔案客觀的記載了事業(yè)單位在行政活動(dòng)方面的實(shí)際內(nèi)容，并反映了事業(yè)單位經(jīng)歷的發(fā)展道路，它是事業(yè)單位在行政活動(dòng)方面所積累的經(jīng)驗(yàn)，更是事業(yè)單位的信息庫。因此，文書檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位工作的必不可少的部分，它使得檔案管理的工作效率得到提高，保證了檔案管理工作的績(jī)效。

一、文書檔案簡(jiǎn)介

文書檔案是從國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中分支出來的，一般文員把轉(zhuǎn)化過來后的這部分，習(xí)慣性的叫作文書檔案。囊括了命令、指示、決定、通知和總結(jié)等重要信息。文書檔案管理就是行政活動(dòng)的業(yè)務(wù)單元文件按照規(guī)定和要求進(jìn)行科學(xué)分類和安排并保存。讓事業(yè)單位的行政活動(dòng)文書更加有條理，查閱便捷。

二、文書檔案的管理價(jià)值

文檔管理確保了文件能夠有序組織在一起，如果文檔管理的工作不能做到科學(xué)化、合理化，那么很難保證文檔的完整性。所以，要把文檔管理的工作放在重要位置上。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，我們必須建立完備的管理系統(tǒng)和合理的管理制度。

(一)文檔管理是構(gòu)建檔案管理的關(guān)鍵。文檔管理在檔案管理的所有工作中處于極其重要的位置，檔案管理的健全保證了文檔的完整性。規(guī)范文檔管理系統(tǒng)可以保證文檔的有效分類、編排和組合，并在此過程中對(duì)文檔進(jìn)行審查和理解，收集到的文檔的質(zhì)量，查找出工作中已經(jīng)發(fā)生的問題和缺陷，這樣就對(duì)檔案的收集和整理工作進(jìn)行了有效的監(jiān)督。事業(yè)單位的檔案管理工作是以文檔管理為基礎(chǔ)的，經(jīng)過文件管理系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行辨識(shí)和對(duì)比，對(duì)文檔的儲(chǔ)存價(jià)值進(jìn)行正確的判斷。

(二)文檔管理使檔案信息庫得到有效開發(fā)。為了讓文檔信息庫使提高工作效率，就必須進(jìn)行檔案管理。分散的文檔對(duì)接下來的查找和閱覽是不利的，這樣的文件是不能正確對(duì)社會(huì)情況真實(shí)反映的，也會(huì)對(duì)檔案質(zhì)量的反映和體現(xiàn)造成直接影響。因此，為了保證文件的順序化，也能表現(xiàn)出文檔之間的內(nèi)在歷史關(guān)系，把文檔的內(nèi)容體現(xiàn)出來，使分檔的分類更加完善，給日后的查找和查閱帶來方便，我們要科學(xué)化合理化的管理。

(三)對(duì)文書檔案管理的優(yōu)化可以促進(jìn)檔案工作良好發(fā)展。很顯然，文檔整理的工作可以大幅度的提高檔案收集效率，也能大大改善檔案收集工作的質(zhì)量。文檔系統(tǒng)的分類和編排之后,可以促進(jìn)事業(yè)單位文檔保存價(jià)值，同時(shí)能夠建立和完善未來的文檔檢索系統(tǒng)。文檔管理在促進(jìn)文獻(xiàn)信息資源的開發(fā)利用上起了非常大的作用，提出文檔管理科學(xué)化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，不僅給文檔的優(yōu)化工作帶來了很大的驚喜，也對(duì)提高檔案管理工作效率，改善檔案管理工作質(zhì)量上發(fā)揮了巨大作用，有效保障了事業(yè)單位的發(fā)展前景。

三、文書檔案管理存在的問題分析

（一）事業(yè)單位忽視文書檔案管理工作的重要性。現(xiàn)在的事業(yè)單位忽視文書檔案管理工作的重要性，忽略了文檔管理在事業(yè)單位起到的重要作用，致使文檔管理不能有效工作，不能有效反映文檔的價(jià)值。文檔管理機(jī)構(gòu)的信息資源，忽略了文檔信息收集對(duì)事業(yè)單位今后的發(fā)展是非常不利的。

文檔采集是文檔管理的基礎(chǔ)，如果文檔沒有收集好，這就造成了文檔的缺乏和資源的缺乏，更不可能形成完善的文檔管理系統(tǒng)。這也會(huì)造成重要文件的丟失。

（二）文書檔案缺乏科學(xué)的管理。在飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，事業(yè)單位也需要滿足文書檔案的現(xiàn)代化和科學(xué)化要求。現(xiàn)在的文檔管理系統(tǒng)在電子文檔出現(xiàn)之后也在很大范圍內(nèi)發(fā)生了改變。文檔管理的要求越來越高，現(xiàn)在的文檔管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的文檔發(fā)展。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使得文檔的很多步驟不再局限于手寫，而是利用計(jì)算機(jī)解決這些問題。它和以前的紙質(zhì)文檔比較，具有不易損壞，保存時(shí)間長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)。，更好的確保了文檔的安全性和穩(wěn)定性。因此，為了取代紙質(zhì)文檔，電子文檔的管理也需要不斷改進(jìn)和完善。

四、構(gòu)建信息化的文書檔案管理

（一）構(gòu)建數(shù)字化的文書檔案。資源建設(shè)對(duì)檔案信息化建設(shè)起著關(guān)鍵作用。數(shù)字化的檔案資源大體來自三方面：一是將傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件；二是接收到的電子文件和文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件；第三是采集數(shù)字化的信息資源。

（二）構(gòu)建文檔的軟件系統(tǒng)。現(xiàn)在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅提高了文檔管理的效率，也保證了文檔的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了信息化的建設(shè)目標(biāo)。因此，現(xiàn)代的文檔管理必須有文檔軟件系統(tǒng)的支持。

（三）構(gòu)建文檔的硬件設(shè)施。硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)文檔現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，包括電腦、網(wǎng)絡(luò)配件、服務(wù)配件，以及存儲(chǔ)設(shè)施等等。

（四）構(gòu)建文書檔案保障體系。構(gòu)建安全保障體系，能夠推進(jìn)信息化的文檔管理建設(shè)，囊括了對(duì)文檔的信息化的規(guī)范和大力培養(yǎng)人才隊(duì)伍并構(gòu)建安全系統(tǒng)。

五、結(jié)語

綜上所述，文檔在事業(yè)單位進(jìn)行政活動(dòng)方面積累了很多經(jīng)驗(yàn)，更是事業(yè)單位的信息庫。因此，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的效能化發(fā)展，我們必須提高文檔的使用價(jià)值，重視文檔的作用，注重文檔的管理，建立完善的文檔管理系統(tǒng)。

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