事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究

文/鹽城市大豐區劇場辦公室　龐愛思

事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究

文/鹽城市大豐區劇場辦公室龐愛思

人事檔案作為事業單位選拔人才提供者重要的信息與依據。隨著現代社會的迅速發展，事業單位也不斷

事業單位；人事檔案管理；信息化

人事檔案是以個人為基礎單位，收錄了個人資料、記錄職工在工作生產中的實際表現；人事檔案直接反映著職工的基本信息、學歷、工作以及社會關系等，作為培養、選拔、任命人員的重要依據。以上是人事檔案概念與作用的簡述。人事檔案管理工作是對人事檔案的收集整合、看管與利用為主要內容的工作。在我國事業單位中，現階段的人事檔案管理工作存有著許多弊端待解決，如制度的完善欠缺、硬軟件及其人員能力的不足、管理信息化建設的困難等。伴隨著我國現代社會的發展迅速，事業單位的建設與發展愈發的加快腳步，這就出現了人事檔案管理工作成果難以滿足事業單位發展的需求，事業部門需要加大對人事檔案管理工作的重視，從本質上改革人事檔案管理模式，從而來滿足單位發展的新需要，這是一項重大任務。

一、事業單位人事檔案管理工作的現狀

在現代社會的快速發展環境中，各項事業隨之走向了改革與發展的道路，現在這種新的道路上，傳統的人事檔案管理模式與工作方式無法與時俱進，不僅沒有推動企業發展的作用，更是成為事業單位改革和發展的阻礙。雖然很多事業單位也注意到了人事檔案管理模式出現的問題并行進了一定的改革，但是這些積極的改革具有盲目性、局限性。積極性，取得的效果不是很理想。造成這種問題的原因是：傳統人事檔案管理模式與方法深入人心，調整難度大，事業單位改革心切，沒有站在新的層面去對人事檔案進行認知與理解，缺乏完善的改革體制，改革計劃沒有得到系統化、規范化的設計，以及人事檔案管理人員能力的匱乏。這些負面因素直接阻礙了人事檔案模式的發展。

二、事業單位人事檔案管理工作的問題

（一）領導者與管理者不重視檔案管理工作的重要性。人事檔案管理屬于事業單位的基礎工作，它的變化成效不易受到人多差距，只有進行大量的積累才會得到質的變法。大部分領導與管理者僅僅通過字面意思粗淺理解檔案管理僅僅只是記錄與看管人員信息的工作。只要做到檔案安全完整就可以了，認為這項工作完全可以由人事檔案管理部門自行開展工作并不需要著重安排。很多單位的人事部門就是因為這樣的思想而被視為一項應付了事的工作，根本起不到位事業單位開展工作以及單位改革與發展提供高質量的服務效果。

（二）管理人員素質仍需提升。人事檔案的管理不是一項簡單普通的工作，它對工作者的專業能力、管理操作能力都有著較高的要求，管理部門如果缺乏資金與資源的投入、缺乏人員的培養，根本無法向檔案管理發展提供充足的保障。事業單位在進行大力改革發展中，大量部門進行的人員的縮減與重新編制，人事檔案管理部門更是“特別關照對象”。在這種情況下，檔案管理工作則直接變成了一項兼職工作，甚至有些單位直接交給不具有專業性的兼職人員完成。檔案管理工作在非專業人員的操作下，造成大量材料與資料無法及時的歸檔或者根本就無法歸檔，在沒有完成資料確定完整時直接交移資料，造成檔案資料的嚴重缺失。

（三）對人事檔案管理信息化理念的學習、技能的掌握不足均顯不足。據統計，部分事業單位安裝信息化管理系統與軟件，但是沒有注重系統與軟件的完善問題，使得人事檔案管理工作難以開展，更提不上發展與改革。這樣不但無法實現管理信息化，而且造成了人事檔案信息記錄不完整等嚴重問題。還有一部分單位仍然停留在傳統的純手工檔案管理方式，檔案文件使用紙質檔案，純手工必然耗費大量勞動力，紙質檔案的無法保證長期管理，這樣必然嚴重影響管理工作的成效。

三、人事檔案管理模式與工作存在問題的對策

（一）突出人事檔案管理工作的重心，提高工作者對其的重視程度。強調人事檔案管理工作的重要性，使單位部門加強注重，提高重視程度才能有效解決問題。

（二）對于人事檔案管理工作制度建設的大力完善。只有真正的做到加強完善管理制度才能真正的提升人事檔案管理工作效率。對管理工作制度的完善工作異常重要，它可以讓人事檔案管理信息化走上正軌、讓人事檔案管理工作朝著程序化、規范化、標準化的方向發展。

（三）加強檔案管理工作的專業化、加強檔案管理隊伍的建設。有些單位將檔案管理視為兼職工作，這樣是非常錯誤的。單位必須建設一支具有高等管理能力、較強專業性的管理團隊。除了設置這樣具有專業性的團隊外，也要注重對團隊能力與知識的培訓，這樣才能使得管理隊伍有著較強操作能力、較高的團隊工作效率。

［1］王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平［J］.檔案管理，2009（2）.

［2］韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大男點［J］.安慶師范學院學報，2005（4）.

［3］曾紅.試論信息王倫環境下檔案管理［J］.檔案學研究，2008（1）.

進行改革與發展，人事檔案管理問題層出不窮，傳統的人事檔案管理模式與工作方式相比于現代化信息化的新興管理模式較為落后。大力宣傳人事檔案管理工作的重要性、加強檔案管理人員培訓與管理隊伍的建設、完善管理制度、利用信息化技術簡歷公正開放式的人事檔案管理模式，將人事檔案管理水平從根本上提升，這些任務已經成為事業單位必須高度重視的且需要穩步實施的一個大任務。