現代醫院檔案管理的現狀及對策

文/吉林省四平市中心人民醫院　王星月

現代醫院檔案管理的現狀及對策

文/吉林省四平市中心人民醫院王星月

【摘要】檔案作為當前我國各部門工作開展的有效的信息資源，做好醫院檔案管理工作對于提升醫院檔案的管理水平至關重要。本文將針對當前我醫院檔案管理工作的現狀，探索強化醫院檔案管理工作的有效措施。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；現狀；對策

醫院的檔案管理工作對于醫院其他工作的開展具有非常重要的作用，但是當前醫院檔案管理工作受各種因素的影響，還存在著很多方面的不足，做好醫院檔案管理工作首先就是要能夠了解當前醫院檔案管理工作的現狀，針對醫院檔案管理工作中存在的不足，制定出完善的措施，保證管理工作的開展，充分發揮醫院檔案的作用，推動醫院工作的開展。

一、加強醫院檔案管理的意義

首先,加強對醫院的檔案管理可以有效地實現檔案管理工作由傳統管理向現代管理方式的轉變，檔案管理工作在日常工作的基礎上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，實現檔案信息為醫院的生產發展做出相應的貢獻。

其次,在實踐方面將現代的管理理念運用于醫院檔案管理工作實踐中，可以有效改善醫院中對檔案管理應用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導方向,為我國醫院檔案工作的健康發展提供了新的思路和路徑。

再次，實現科學有效的檔案管理可以提高醫院發展決策的科學性。檔案管理涵蓋了醫院的生產、經營、財務、人事等各個方面，積極發揮醫院的檔案在醫院經營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風險，促進管理的科學化。

二、現代醫院檔案管理工作的開展

（一）實行醫院檔案管理一體化。在醫院中，檔案管理是醫院各種信息資源的存儲器，將醫院的各種信息資源進行匯總并進行存儲，從而實現醫院的信息資源被完整地保存，促進醫院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發展，實現醫院檔案管理的科學化、現代化和一體化對于醫院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立醫院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確地反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，醫院的檔案管理中也必將更多地涉及電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者平滑結合，是檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉變。要實現醫院檔案優化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進行優化。隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將醫院中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記本聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理。現階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經驗在每一個全宗之后預留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

（四）加強職工業績檔案的開發利用。職工業績檔案不僅能夠反映出職工的工作情況，而且還能夠對醫院的發展和科研做出重要的貢獻。因此，做好醫院檔案管理工作重點是要做好醫院的職工業績檔案管理的開發利用的工作，以便職工檔案能更好地服務于職工本人，服務于醫院工作。首先，應加強醫院職工業績檔案管理的信息化工作，充分利用計算機在業績檔案中的作用，建立和完善專業技術人員業績檔案數據庫，及時更新數據，保證檔案資料的完整、系統和延續。其次，還應加大對職工業績檔案的開發力度，在嚴格執行保密制度的前提下，以職工的業績檔案為依據，對醫院內的職工的技術能力、繼續教育、專業資格等進行資格鑒定和審核，從而不斷提升醫院職工的技能水平，促進醫院的發展。

三、小結

總之，在醫院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現管理的科學化和規范化，必須轉變醫院檔案管理中的工作內容和工作模式，提升檔案和文件的質量，保證檔案的科學性和真實性，并且應積極進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理與時代接軌，促進檔案管理事業的進步。

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