地方高校兼職檔案員隊伍建設存在的問題及對策研究
——以湖州師范學院為例

文/湖州師范學院檔案館　趙麗彬

地方高校兼職檔案員隊伍建設存在的問題及對策研究
——以湖州師范學院為例

文/湖州師范學院檔案館趙麗彬

【摘要】本文以湖州師范學院為例，對地方高校兼職檔案員隊伍建設的現狀進行了分析，剖析了地方高校兼職檔案員隊伍建設存在的問題及面臨的困難，提出了地方高校兼職檔案員隊伍建設的對策，希望通過加強兼職檔案員隊伍建設，進一步提高地方高校檔案管理的整體水平和檔案管理質量。

【關鍵詞】兼職檔案員；隊伍建設；對策

一、地方高校兼職檔案員隊伍建設現狀分析

（一）兼職檔案員基本情況分析。高校兼職檔案員覆蓋到高校各部門、各二級學院。以湖州師范學院為例，全校設有15個二級學院和32個職能部門，每個學院至少配有2名兼職檔案員，分別管理教學類檔案和行政黨群類檔案等。每個職能部門一般配備1名兼職檔案員。為加強學校檔案工作的組織領導和檔案人員隊伍建設，確保檔案各項工作的順利進行，學校會在每個聘期下發紅頭文件落實各部門和下屬學院分管檔案工作的領導和兼職檔案人員。從兼職檔案員名單看，兼職檔案員以中青年為主，都具有本科及以上學歷。從每個聘期公布的兼職檔案員名單中可以看出，各職能部門、各二級學院兼職檔案員隊伍不夠穩定，兼職檔案員從事檔案工作的年限大多比較短，人員流動性大，“老檔案”人員較少。

（二）兼職檔案員業務素質分析。從兼職檔案員的產生方式看，兼職檔案員一般由部門領導依據工作內容確定，通常情況下由辦公室秘書兼任。各職能部門、二級學院確定好人選后上報學校檔案館，檔案館起草《關于公布學校各部門檔案工作分管領導和兼職檔案人員名單的通知》，報校長辦公室審核，最后由校長辦公室下發紅頭文件公布學校兼職檔案人員名單。自我推薦或是根據專業適合度產生的兼職檔案員較少。從學校每期公布的兼職檔案員名單看，幾乎所有的兼職檔案員都不具有檔案專業背景，具有檔案專業職稱的兼職檔案員甚少，對高校檔案工作制度不甚了解，需要加強檔案業務培訓。

（三）兼職檔案員工作環境分析。兼職檔案員的檔案管理工作只是一份兼職的工作，相對兼職檔案員手頭的其他工作而言，檔案管理工作并不是其主要的工作，在領導眼里也是“看不見”的一份工作。因為檔案管理工作不像其他的管理工作一樣有很強的時間性，完成時間有一定的彈性度。再加上檔案管理工作的好壞并不影響各職能部門、二級學院的年度考核結果，因而各兼職檔案員所在部門給予的工作支持力度不強。兼職檔案員平時有大量的管理工作要及時處理，工作強度和工作壓力較大，對于兼職的檔案管理工作，大多數兼職檔案員工作缺乏積極性和主動性。

二、地方高校兼職檔案員隊伍建設存在問題及面臨的困難

（一）檔案意識有待加強。思想是行動的先導。要做好一項工作，首先要在思想上予以高度重視。地方高校檔案工作經過不斷地發展，檔案意識已經有了較大提高。以湖州師范學院為例，從1999年學校成立綜合檔案室到2009年撤室建館，學校陸續出臺了各項檔案工作管理制度，并形成了“校級領導分管、專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作網絡。但是學校整體檔案意識仍然不高，檔案工作仍處于“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的地位，檔案工作邊緣化。通常情況是學校分管檔案工作的領導、檔案主管部門、專兼職檔案人員有較強的檔案意識，而學校其他職能部門、非檔案管理人員往往忽視檔案工作，催收檔案往往一拖再拖，只有要用的時候才會覺得檔案工作重要。然而非檔案主管部門的領導是否重視檔案工作將直接影響兼職檔案員的工作。

（二）兼職檔案員專業能力有待提高。地方高校兼職檔案員學歷都在本科及以上，具有較好的綜合素質和較強的學習能力。然而，由于各方面的原因，兼職檔案員檔案業務素質普遍不高。第一，兼職檔案員基本無檔案專業背景，對檔案管理知之甚少。第二，兼職檔案員平時手頭有大量的事務需要處理，思想上不重視檔案工作。第三，針對兼職檔案員的業務知識培訓少，學習交流的機會少。

（三）缺乏完備的考核和激勵機制，工作積極性不高。完善的考核和激勵機制能夠激發人的工作潛能。地方高校對于黨政管理各系列人員基本都建立了較完善的考評和激勵制度。以湖州師范學院為例，教學管理系列每年都要表彰和獎勵一批年度教學管理先進個人，思政系列每年都要評選年度優秀輔導員，保衛處每年要評選年度平安校園建設工作先進個人，等等。一系列的評優評先活動極大地激發了工作熱情。然而在兼職檔案員隊伍建設方面，雖然學校每個聘期都會下發紅頭文件公布各部門、二級學院分管檔案工作的領導名單和兼職檔案員名單，責任到人固然很好，但是由于缺乏相應的考評和激勵機制，干好干壞一個樣，干多干少一個樣，兼職檔案員工作積極性不高。

三、地方高校兼職檔案員隊伍建設對策建議

（一）提高部門檔案意識。檔案工作是一項服務性的工作，檔案要為高校的教學、科研、管理等重點工作服務。因此，在高校各項中作中，檔案工作處于邊緣地位。通常情況下，只有需要利用檔案的時候，才會覺得檔案重要，兼職檔案員的工作往往被忽視。因此，加強地方高校兼職檔案員隊伍建設首先就要樹立全校的檔案意識。從領導到普通老師，都應該清醒地意識到兼職檔案員的檔案管理工作是學校檔案管理工作的源頭，基層檔案材料來源復雜，零散雜亂，只有經過兼職檔案員對材料進行整理鑒定、歸檔，完成部門立卷工作，散亂的資料才能成為日后可供利用的檔案。地方高校檔案主管部門要定期走訪調研各職能部門、二級學院，提高部門檔案意識，提高部門歸檔積極性和歸檔效率。

（二）加強兼職檔案員的業務培訓。地方高校兼職檔案員幾乎都不具備檔案專業背景，亦無檔案專業職稱，從事兼職檔案員工作之前對檔案工作知之甚少，因此，對兼職檔案員加強業務培訓顯得尤為重要。培訓可以有層次、多形式地開展，要有針對性。對于新入門的兼職檔案員，要開展入門培訓，集中講授立卷歸檔的相關知識、學校檔案工作相關制度等。為達到培訓效果，還可以組織新兼職檔案員到某個檔案立卷歸檔工作做得好的部門進行實地考察學習。對老兼職檔案員則可開展針對性較強的具體業務指導，總結上一年的歸檔情況，分析存在的問題。兼職檔案員分級培訓，節省時間又提高效率。從培訓形式來說，培訓可以由學校檔案主管部門的領導、專職檔案員或外聘檔案專家進行集中講授，也可去優秀的檔案館進行實地考察，借鑒他人的好方法，還應該鼓勵兼職員參加與其檔案工作有關的各類校外培訓。通過各種形式的培訓，不斷提高檔案業務能力。

（三）完善制度，健全績效管理和考核機制。完善的績效管理和考核機制有利于調動兼職檔案員的工作積極性。由于兼職檔案員身份及工作性質的特殊性，高校檔案主管部門應建立一種適合兼職檔案員工作性質的績效管理和考核機制。考核由高校檔案部門組織實施。首先，建立健全兼職檔案員管理制度，明確兼職檔案員崗位職責。其次，進行有效的績效溝通。由于兼職檔案員工作頭緒多，很難集中精力，集中時間不受干擾地開展檔案工作。因此，高校檔案主管部門對兼職檔案員工作進行及時的督促、指導是十分必要的。再次，實施績效考核。由于兼職檔案員工作的過程性特點較強，可以建立基于過程的績效管理模式。對兼職檔案員的考核應由業務能力、收集范圍、檔案整理、歸檔質量等方面組成。最后進行績效反饋。高校檔案主管部門及時將考核結果反饋到兼職檔案員所在的部門。

（四）建立健全兼職檔案員評優制度。地方高校檔案主管部門要建立兼職檔案員評優制度。高校其他系列的評優評獎一般一年一次，考慮到兼職檔案員工作性質的特殊性，可每兩年舉行一次全校檔案工作評優表彰大會。采取主動申報曬業績、專兼職檔案員及部門檔案分管領導從工作態度、業務能力、歸檔質量等方面對兼職檔案員進行綜合評價，評優比例控制在15%左右，并對評上優秀的兼職檔案員給予一定的物質獎勵，評優結果可作為兼職檔案員職稱晉升的砝碼。

隨著高校歸檔材料的日益增加，高質量完成年度歸檔任務的困難也逐年增大，建設一支高素質的兼職檔案員隊伍可為學校檔案工作整體質量的提升打下良好的基礎。因此，地方高校要積極采取各項有效措施，努力造就一支積極進取、業務精湛的兼職檔案員隊伍，促進地方高校檔案管理工作更好更健康地發展。

參考文獻：

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[2]張超.高職高專院校兼職檔案員隊伍建設現狀及對策研究——以安徽地區高職高專院校為例[J].價值工程，2013(30):234-236

基金項目：（此文為湖州師范學院校級科研項目成果，編號2015XJWK18）