淺議高校基建檔案信息化管理

文/浙江科技學院檔案館 徐秀娟

淺議高校基建檔案信息化管理

文/浙江科技學院檔案館 徐秀娟

【摘要】本文分析了高校基建檔案信息化的涵義，以及針對高校基建檔案的特點和實行信息化管理的必要性、信息化建設過程存在的問題等進行闡述，最終能更好地加快高校基建檔案的信息化建設步伐。

【關鍵詞】基建檔案；信息化

當前，在我國信息化快速發展的形勢下，我國高校招生規模發展迅速，高校工程建設規模也在不斷擴大，高校工程建筑檔案也隨之日益顯現出其在基本建設中的地位和作用。與此同時，形成了大量的業內資料——高校建筑工程檔案。

一、高校基建檔案信息化含義

所謂高校基建檔案的信息化，就是高校檔案館（室）的專業技術人員以紙質檔案資料或機讀形式的檔案資料為主要對象，用計算機對檔案資料文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為計算機軟件的形式提供相關部門進行利用的過程。

二、在新形勢下高校基建檔案存在的特點

（一）高校建筑項目的檔案資料來源的連續性。高校基建部門的基建檔案，它所涉及的材料從提出項目建議書，到全面完成建設項目的驗收，這一成套的基建材料來自政府部門的審批、設計部門的設計和論證、施工單位的建設、監理單位的監督、材料設備等供應單位的供給、質檢部門的質量監察評估等，從而使基建檔案材料的來源有著連續不可分割性。

（二）建設項目檔案過程的完整性。基建檔案在項目建設過程中，包括擬建項目的建議、可行性方案的研究、編制初步工程設計、編制設計形成的文件、地質地貌的勘察、工程設計招標、企業簽訂合同以及施工、竣工、驗收的整個過程中所形成的文件和材料，這一過程是工程建設全程真實的、客觀記錄。這些檔案反映工程各個環節的內在聯系和本質規律。

（三）基建項目的檔案數量眾多。建設單位在建設過程中，參與的單位多，涉及的專業廣泛，則形成了基建歸檔的材料數量比單位里其它的專業技術活動形成的檔案歸檔的材料多。比如我們學校的新校區建設，體育場館建設等工程項目已形成的基建檔案數量就達100余卷。

（四）基建項目涉及內容的繁雜性。基建檔案在建設過程中，則需要涉及到天氣情況、地質地貌、環境保護、建筑結構、給排水工程、變電站、采暖系統、通信系統、自動化控制系統、消防等專業內容，這些專業內容的有機融合，則導致了基建檔案材料內容的繁雜性。

三、高校基建檔案實現信息化管理的重要性

（一）采用傳統的人工管理方式來管理繁雜的基建檔案，不利于基建檔案的高效利用。高校基建檔案的高效利用是檔案管理者的最終目標，檔案管理技術人員通過手工的收集、篩選、管理、利用。對管理人員來說，工作量增大且效率低，費時費力。如果實行信息化管理檔案后，那么檔案管理更多的是體現出信息化和高效性。檔案的利用價值也反映出來了。有些高校在保存整幢樓圖紙檔案時，考慮到該檔案圖紙的完整性并防止使用過程中出現問題，把同幢樓的建筑圖紙訂在一起，所以雖然保證了其完整性，但為每次的使用帶來很大的困難，復印起來也很困難。并且這種方法受到地域的限制，不利于遠距離的訪問。

（二）加快高校基建檔案的信息化建設是最終目標。由于當前高校辦公的自動化、無紙化和電子化管理的逐步應用，高校檔案管理的方法顯著改變，例如學校文件的起草、簽發、催辦、歸檔等整個流程都會在計算機和通信設備上實行，因此檔案管理工作者將面臨更多機讀形式的文件。

四、 高校基建檔案管理實現信息化存在的問題

（一）檔案管理人員的檔案專業知識不強，要求部門歸檔材料質量不高。導致高校基建重要檔案缺失現象很嚴重,高校基建主管部門以及分管領導對基建檔案歸檔工作認識不夠，由于思想重視不夠，宣傳力度不到位，導致部分基建檔案的管理人員存在著“重建設、輕檔案”的錯誤思想。

（二）基建檔案缺少部門相關制度的保障,管理過程不規范。基于整個基建工程涉及到多個部門，各個部門在檔案管理工作中，則缺乏統一的約束機制和調控手段，最終導致歸檔工作難以落實下去，不同部門的管理人員敷衍了事，消極對待。因此歸檔時間嚴重滯后、拖拉直至遙遙無期。更重要的是，檔案管理部門在人員、經費保障上也不能滿足，這都是相關部門缺乏制度保障和管理不規范造成的。

（三）管理部門缺乏檔案專業人員。在我國當前信息化形勢下，由于招生規模擴大，許多高校在進行新校區擴建的建設，原來基建部門和檔案管理部門的人員都比較少，而專職的檔案管理技術人員更是嚴重缺乏，既懂基建業務又擅長檔案管理知識的人員更少。因此，作為一名現代的檔案管理技術人員，既要熟悉基建的整個工作流程，跟蹤好檔案，又能熟練掌握好檔案管理信息化知識,能熟悉檔案數據庫技術和系統操作。如果在建的“新校區”建設規模巨大，如果沒有相應地實行信息化技術管理,那么很容易導致基建資料的丟失，建設單位和施工單位沒有相關人員管理則很容易出現這種情況。

（四）基建檔案的信息化程度不夠。隨著世界信息化技術的迅猛發展，檔案管理專業軟件也在不斷地開發、升級和利用，對繁雜的基建檔案進行有效的信息化管理已成為時代發展的趨勢。從當前情況上看，高校檔案各管理部門的發展水平還存在著差異，一些新單位的信息化水平程度還遠遠不夠，這些都影響基建檔案的有效管理。

參考文獻：

[1] 朱維榮. 高校基建檔案信息化建設的實踐與思考. 中經專網.

[2] 韋嬴. 高校基建檔案信息化管理工作探析. 北京檔案, 2010(6): 28-28頁