辦公室文書檔案管理的缺陷及對策研究

文/中國石油化工股份有限公司東北油氣分公司 李文姝

一、辦公室文書檔案管理的特征

眾所周知，所謂的文書檔案管理，其內容主要是指以書寫文件的形式記錄企事業單位在發展的過程中所發生的事情，其管理的重點和難點就在于收集整理和分類保管。因為這些文書檔案資料通常都是由不同的部門各自保管存放的，而在這個管理環節當中，最為主要的就是文件信息的整合與收集，以及相應的分類保存。文書檔案的內容眾多而復雜，其內容包含了企事業單位發展的方方面面。文書檔案和辦公室文書這兩個工作在性質上有一定的聯系性，其中，辦公室文書的主要工作是收集企事業單位的相關資料信息，對這些信息進行整理處理，做好分類編號，而文書檔案管理工作主要是文件的書寫、歸檔等等。

二、辦公室文書檔案管理的狀況

（一）辦公室文書檔案管理隊伍建設滯后，管理方式單一傳統。一般來說，辦公室文書檔案是由辦公室的一個或者多個工作人員代為管理，往往沒有較好的存放地點，一些檔案室甚至用廢棄的辦公室，這樣一來，檔案就沒有較好的存放地點，進而造成文書檔案管理的工作職責模糊不清，出現大量的管理亂象，嚴重不符合相關的檔案管理標準。由于各個單位大多不重視檔案管理工作，對管理資金的劃撥也較為有限，進而造成整個檔案管理工作建設始終止步不前。

（二）辦公室文書檔案工作認識較為落后。在許多企事業單位中，員工對文件管理工作缺乏了解，根本不知道自己還有管理檔案文書的職責，加上檔案管理工作較為繁瑣，工作量大，許多的人不愿意去做，加上領導不夠重視，進而造成企事業單位文書檔案管理工作始終落后于企事業單位的發展。要想一項工作切實有序地開展，首先相關的部門和領導必須要足夠重視，而未來企事業單位的檔案管理工作要想有所改善，領導必須重視起來，在思想上讓單位全體員工重視起來，參與到其中，擺脫原有的懶散思維，加大宣傳力度。

（三）文書檔案管理工作還存在不規范和不積極。在當前的企事業單位文書檔案管理過程中，在積極性方面主要表現在管理人員都缺乏相關的管理經驗，專業知識和專業技術不夠，理論水平也欠佳。一些單位的檔案管理工作人員甚至不是相關專業出身。因此，在實際的工作中，責任意識不夠強烈。這部分人員因為不容易受到領導的重視，加上薪酬待遇和其余部門的工作人員有極大的差距，這樣一來，積極性不高，其工作積極性就大受影響，因沒有上進心，最終造成整個辦公室文書檔案管理工作始終較為落后。

三、完善辦公室文書檔案管理的有效對策

（一）完善文書檔案管理工作。在開展文書檔案管理工作的過程中，應當逐漸讓文書工作和檔案管理工作二者有效地結合起來，在收集和整理文件時，應當考慮到文件管理工作時的便捷性，比如：使用統一規格的紙張等等，這樣一方面保障了文件信息的質量，同時方便了文書檔案管理的順利進行，讓整個辦公室文書檔案管理工作得以順利開展。

（二）采取多種方式激發文書檔案管理工作者的積極性。第一，在挑選文書檔案管理工作人員時，應當嚴格從工作的性質和重要性出發，把控好應聘人員的綜合素質，保證挑選的人員都具有很強的專業技術和理論知識，只有把控好人才關口，才能讓整個企事業單位的辦公室文書檔案管理工作人員具有很強的責任意識和緊迫意識。第二，多方努力，做好辦公室文書檔案管理工作的基礎建設，保證其硬件設施的完整性，讓辦公室文書檔案管理工作能順利進行，發揮其職能部門的積極作用。第三，推行崗位責任制，結合自身單位的實際情況，不斷健全單位辦公室文書檔案管理工作的相關制度，加強該工作的監督和檢查，全面提升工作人員的思想意識，推動文件材料的有效收集。為了保障檔案工作隊伍的穩定性，還需要健全相關的工作激勵制度，讓工作人員工作時積極主動。

四、總結

綜上所述，要想讓企事業單位的相關文件信息得到有效利用和保管，必須要從思想上和行動上高度重視檔案管理和文書管理工作，在開展辦公室文書管理的過程中，應當著重強調檔案管理和文書管理工作人員的專業素質和理論素質，讓管理人員認識到自身工作的責任和使命，讓企業的有效資源得到最大化地利用，最終實現企事業單位歷史信息資源的全面優化，同時也從根本上體現出企事業單位的綜合管理水平，推動企事業單位全面穩定發展。

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