檔案立卷管理系統的設計

文/凌源市人力資源和社會保障局 李士旺

在當前己進入云計算信息處理時代，計算機、網絡的應用已滲入到工作、生活的每一個角落，信息化早己不再是虛無飄渺的詞匯了，而是成為一種實實在在地應用到工作中的管理方式和手段。計算機和網絡技術的飛速發展，使得檔案的信息化管理功能變得越來越強大，越來越易于實現。

一、系統目標

這一系統的研發主要為了解決某單位檔案管理高新技術應用和信息化處理方面存在的主要問題，依據本單位檔案管理工作現狀，主要目的就是為了提高系統部層級的二級機構檔案管理工作信息化程度，在保證檔案資料安全的基礎上，提高檔案管理工作效率和檔案利用率，進一步減輕檔案管理工作人員的工作。當前嚴重缺少專職檔案管理人員，負責一部分一級檔案管理部門的檔案管理工作，承擔必要的一級檔案管理部門的檔案流通利用壓力，對一級檔案管理部門當前缺少的電子檔案數據給予有效的補充，使檔案管理工作與當前檔案資料載體多樣性變化相適應，逐步實現檔案管理工作科技化、網絡化和高效化。

二、系統可行性分析

（一）管理層面的可行性分析。檔案管理工作長期以來沒有得到有關人員的重視，在管理改革中沒有對其給予充分的關注。幾十年來，隨著單位的不斷發展，規模越來越大，業務逐步增多，檔案的數量和種類也越來越繁瑣，但設置的專業管理人員并沒有增多，仍然應用過去的檔案管理工作模式和管理手段，檔案管理工作沒有實現改革。在此期間雖然也增添了計算機等專用設備和網絡環境，但由于應用的系統過于陳舊，操作過于繁瑣，存在大量的虛設功能，不能滿足單位管理政策與檔案管理工作的要求，導致本單位的檔案管理科技化程度沒有得到明顯提高。所以，為了迅速提高本單位檔案管理工作質量，使檔案發揮應有的作用，提高檔案利用處理效率，隨著當前信息化程度的快速發展，實行檔案管理信息化得到了人們的普遍關注，同時也是實現檔案載體電子化的必要手段。

（二）技術層面的可行性分析。硬件設施方面，單位的網絡體系在多年運行的基礎上已經發展完善，具有較高的安全性能，單位對此也進行了嚴格管理及維護，達到了較高的計算機終端普及率和聯網率，單位二級機構兼職檔案員全部配備有計算機，在設施方面保障了檔案管理系統的穩定運行。人員素質方面，在過去較長時期內，人們都認為檔案管理工作沒有技術含量，因此人員素質沒有得到有關方面的重視。當前存在的主要問題就是人員年齡結構過大，素質不高，但隨著引進大量的兼職檔案員，有力改善了這一現狀。由于單位多年實行信息化管理，當前應用的OA系統得到了迅速普及，人們普遍具備辦公所需的計算機操作技能，兼職檔案員本身所具備的計算機操作能力完全可以勝任當前的檔案管理工作，并且實現了短時間內的推廣應用，不用再對這些人員進行計算機操作技能培訓，在操作技術上保證了檔案管理工作的穩定發展。

（三）系統功能需求。本系統主要提供二級檔案管理機構兼職檔案員在完成檔案管理工作各項職能要求時所需要的操作功能，是針對提升基層檔案管理工作質量和效率而進行的設計，從安全性、實用性、高效性和可操作性等方面著手，進行各項功能設計，主要包括了用戶登入登出、系統管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份等各項功能模塊。按照檔案管理工作的實際要求，細化為用戶登入、安全登出、用戶管理、數據統計、檔案錄入、檔案修改、立卷標準錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出及檔案的備份和還原等功能。

本系統在單位辦公網絡平臺下運行，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在二級機構系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。并采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。系統使用者利用個人辦公終端使用瀏覽器實現系統的使用和各項操作。系統工作時，首先由檔案管理員輸入用戶信息和部門信息，確定可使用系統的人員及用戶的初始登錄密碼;然后兼職檔案員按照檔案歸檔時限的要求和立卷規范輸入檔案信息內容，并根據各類檔案的公開性要求確定檔案是否對借閱人網上開放，在立卷過程中通過系統進行檔案的分類、案卷的形成、檔案目錄、卷內目錄等各項檔案資料的生成。立卷完成后由檔案管理員進行立卷審核，審核完畢即可進行網上查閱并進行實物案卷移交；借閱人此時可進行檔案資料的查閱，系統生成各種查閱記錄;最后檔案管理員可通過系統提供的數據統計功能對檔案的數量、分類及利用記錄等進行匯總統計，可通過系統對檔案數據進行多格式兼容性備份(如WORD、EXCEL等格式)和還原，有效地提高了檔案資料的利用價值，保障了系統數據的安全性，在系統工作的某些環節中，按照功能所需提供對應的打印、下載等操作。

[1] 施麗虹. 小議檔案立卷[J]. 山西檔案，2010(S1)

[2] 耿長秋. 淺談科技檔案立卷與歸檔操作規范的建立[J].中國藥事，2010(06)