科研院所管理人員高效管理工具研究

文/中科院福建物質結構研究所 邱超凡

管理工作是科研院所工作的重要組成部分，直接服務于科研和生產，好壞是影響科研項目及科技成果獲取多寡和科研整體水平高低的重要因素，也是影響戰略發展目標能否順利得以實現的關鍵。科研院所管理工作的主體是從事管理工作的管理人員，因此，管理創新的根本在于提高管理人員的管理水平。高效管理工具的應用和推廣是提高管理人員的管理水平的有效方式之一。

一、科研院所管理工作特點

科研院所的管理崗位編制一般都有所限制，如中科院系統的科研院所明確管理崗位所占比例應嚴格控制在10%以內。科研院所的管理人員除了做好本職工作外，往往需要身兼數職。雖然科研院所不同的管理崗位對管理人員的要求略有不同，但總體來看，一個合格的管理人員必須具備：一定的撰寫材料、擬訂方案和制作PPT 匯報演示文稿能力，一定的時間管理能力，一定的知識整合能力，一定的項目管理能力等。

二、高效管理工具介紹

科研院所管理工作的性質和特點要求管理人員不斷提高自身的管理水平，而高效的管理工具是提高管理水平的有效方式。

（一）文字處理、表格制作和演示文稿制作工具。撰寫材料、擬訂方案和制作PPT 匯報演示文稿是科研院所管理工作的重要內容。號稱Office辦公三劍客—Word、Excel、PowerPoint是科研院所每個管理人員必須掌握的管理工具。熟練使用Word、Excel和PowerPoint可以有效地提高管理工作的效率。

（二）郵箱管理工具。使用網頁郵箱存在諸如需要頻繁登陸網頁，不能及時獲得郵件信息，無法及時處理重要郵件等問題，大大影響了科研院所管理人員的工作效率，一款優秀的郵件客戶端軟件可以有效解決上述問題。目前有很多郵件客戶端軟件，推薦使用Foxmail這款簡單又好用的郵件客戶端軟件。

（三）桌面提醒工具。常見的桌面提醒工具很多，推薦使用AtNotes，界面非常簡潔，沒有皮膚，沒有多余的無關的點綴，簡潔直觀，不占用屏幕很大的位置。

（四）筆記工具。信息時代，互聯網已成為獲得信息的主要來源，摘抄或剪貼收集資料的方式已經不合適，借助數字筆記工具可以很容易實現資料的收集。數字筆記工具推薦OneNote，它可將文本、圖片、數字手寫墨跡、錄音和錄像等信息全部收集并組織到計算機上的一個數字筆記本中。看到想要收集的材料只要“復制+粘貼”就可以了，OneNote會自動保存，而且會自動記錄信息源。如果信息源是紙質材料，可以把內容錄入到百度上一搜索，找到電子化的材料后通過OneNote來收集。OneNote可減少在電子郵件、書面筆記本、文件夾和打印結果中搜索信息的時間，從而大大提高科研院所管理人員的工作效率。

（五）辦公繪圖工具。不少時候圖畫比文字更有助于思考和交流，圖畫傳達的信息比語言和文字表達的信息更豐富、更具體、更形象，表現力也更強 。辦公繪圖工具推薦微軟的Visio，一款就復雜信息、系統和流程進行可視化處理、分析和交流的軟件，可以促進對系統和流程的了解，深入了解復雜信息并利用這些知識作出更好的業務決策。

（六）思維導圖制作工具。科研院所的管理工作并不全是事務性工作，甚至可以說開拓性的工作占據了相當的比例。這些工作需要深思熟慮，甚至需要一定的靈感。思維導圖是一個很好的工具，在撰寫材料、擬訂方案和制作PPT 匯報演示文稿之前，都可以利用這個工具來梳理思路，推薦使用Mindjet MindManager，能夠將想法和靈感以清晰的思維導圖的形式記錄下來，對梳理工作計劃和規劃很有幫助。

（七）項目管理工具。科研院所的管理，很多其實就是項目管理的過程。一個好用的項目管理工具，可以大大提高項目管理的效率。管理工具推薦使用Project。用Project制作項目計劃，安排資源、進度及預算，并對項目計劃進行跟蹤和分析，可以大大提高項目的管理效率。

三、建議

在信息化時代，高效管理工具的使用和推廣是提高科研院所管理工作效率的重要方式之一。但是管理工具只是輔助工具，管理工作不能為了追求應用工具而使用工具，而且高效的管理工具不代表高效的管理，熟練使用管理工具也很重要。另外，管理工具的使用和推廣需要一個循序漸進的過程，從一種舊的管理方式到另一外新的管理方式的轉變，需要一個過程，可能會經歷“痛苦期”，工作效率有可能不升反降，要努力熬過這個階段，并堅持在工作中運用，才能發揮高效工具的高效性，真正提高管理工作的水平，更好地服務于科研院所的科研和生產。

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