實現城市建設檔案信息化的策略探究

文/汕頭市城市建設檔案館 吳碧如

信息化時代不僅為城市建設檔案信息化帶來新的發展機遇，還帶來一系列挑戰，主要包括城市建設檔案管理系統信息化的實現、信息化標準體系的構建、信息化人才的培養及檔案信息安全保障等。那么，城市建設檔案館應采取哪些策略來迎接這些挑戰，從而實現城市建設檔案信息化呢？這是值得我們探究的重要課題。

一、實現城市建設檔案管理系統的信息化

城市建設檔案信息化管理系統的主要目標是對檔案管理進行強化、升級，它要求城市建設檔案館在管理標準的基礎上充分利用多媒體技術、數據庫技術及網絡等，改造信息化管理系統的管理軟件、數據庫并升級，最終進一步完善城市建設檔案的基礎管理工作。城市建設檔案館應積極建立健全自身的檔案管理軟件技術，統一規劃檔案資源，并進行集中管理。根據城市建設檔案館管理工作的特殊性，首先，要及時構建一個方便快捷的、技術含量高的電子檔案管理系統，以順利實現各環節檔案管理工作的信息化，如城市建設檔案的收集、分類、整理、鑒定、保管、利用等。其次，加快實現城市建設檔案管理的數字化、自動化，為便捷利用檔案信息提供保障，從而延長檔案的使用壽命，促使城市建設檔案館的工作能緊密銜接起來，最終高度實現信息資源共享。

二、構建城市建設檔案信息管理應用系統的標準

健全標準規范是城市建設檔案信息化取得有序、快速、健康發展的重要保障。城市建設檔案信息化的管理規范包括電子檔案的定義、整理、移交、存儲、鑒定價值、確保安全性和原始性、檢索方式、利用策略等；城市建設檔案信息化的業務規范包括電子檔案使用相關術語的標準、對檔案資源的描述標準、檔案文件格式的標準、數據格式標準等。而對城市建設檔案信息管理應用系統來說，其標準包括檔案信息標準、檔案管理系統標準兩個方面的內容。該應用系統標準不僅是對城市建設檔案信息化標準進行評價的重要依據，還使城市建設檔案信息管理系統及信息標準得到統一。因此，城市建設檔案館在擁有足夠的硬件、軟件的前提條件下，應在檔案資料管理過程中廣泛應用檔案信息，確保城市建設相關部門能正常運行，為其檔案信息化的實現奠定基礎。

三、培養城市建設檔案信息化人才

城市建設檔案信息化是一項系統工程，其成敗受到所有檔案人員信息化素養的影響，所以人才建設具備關鍵作用。首先，城市建設檔案館應科學樹立人才觀，這是檔案工作人員提高信息化意識的前提條件。因此，城市建設檔案館應建立健全人力資源管理部門及工作機制，重視研究對人才的管理；改善工作環境，確保人才能充分發揮自己的才干；人盡其才，充分調動人員的工作積極性；賞罰分明，對確實有過貢獻的人員要及時表彰、獎勵，對阻礙實現城市建設檔案信息化的人員要給予適當的懲罰等。其次，城市建設檔案館應多途徑培養信息化人才，充分發揮教育資源的優勢，培養一支高素質、高水平的信息化人才隊伍。因此，我們可借助培訓活動拓寬人才培訓途徑，鼓勵檔案人員聽取專題講座，積極參加信息化建設實習培訓，促使城市建設檔案在職人員學習信息化新知識，掌握新技能，從而將人員培養成適用型、普及型的城市建設檔案信息化人才。

四、保障城市建設檔案信息管理應用系統的安全

城市規劃建設最重要的資源就是其檔案信息，而在信息化發展進程中，安全問題需要我們及時研究并解決。于是城市建設檔案館應以信息化標準為基礎，構建安全管理體系，確保信息管理應用系統安全、可靠。首先，針對用戶訪問迅速建立起權限平臺，其主要內容包括實現用戶身份認證、加密生物技術、防密碼盜竊技術等，即在城市建設檔案信息管理軟件的基礎上設置用戶權限，確保用戶必須經過信息驗證才能登陸檔案信息管理系統訪問資料，合法用戶可以訪問那些受到保護的重點城市建設檔案資源，如此就能有效防止非法用戶、合法用戶越權進行操作。其次，構建日志文檔中心，實現城市建設檔案信息化。城市建設檔案的日志文檔中心主要包括通過管理軟件更新日志、通過數據庫更新日志、用戶訪問日志等。當突發安全事件時，城市建設檔案信息化日志能完成對該事件的追蹤，并及時將安全隱患排查出來，從而建立一個可靠且安全的城市建設檔案資源平臺。

雖然城市建設檔案館正在不斷更新信息管理應用系統，信息化產品及技術也在持續發展，但安全管理方面依然會面臨很多問題、局限。所以檔案館應隨時追蹤信息化安全技術，隨時檢查現行的安全管理措施是否得到落實、是否有效，并適當引進新的安全管理手段，確保城市建設檔案信息化實現可持續發展。

[1] 王菊槐.加快信息化建設步伐 推動城建檔案全面發展[J].城建檔案,2014（03）：48-49.

[2] 卞成志.城市建設檔案信息化管理[J].科技與企業,2013（06）：22.