試論檔案保護工作的現狀及對策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 董曉明

近年來，社會經濟發展十分迅速，各行各業對于檔案的開發利用程度也不斷增大，檔案保護工作成為檔案管理工作中的重要環節。但是目前縣檔案局檔案保護工作還存在著一些問題，檔案資料發霉、變質、丟失以及被盜現象時有發生，嚴重破壞了檔案資料的完整性。因此，如何加強縣檔案局檔案保護工作已經成為檔案管理人員急需解決的問題。

一、檔案保護工作的基本現狀

（一）檔案保護意識薄弱。隨著人們對檔案的利用日益增多，怎樣有效地保護檔案，延長檔案的壽命就成了縣檔案局檔案管理工作的重點。但是從目前縣檔案局檔案管理工作來看，過度強調了檔案的管理與利用，而對于檔案的保護工作沒有給予足夠的重視。并且檔案管理人員檔案保護意識十分薄弱，時常有檔案破損、發霉等情況發生。檔案管理人員在接收、整理和編研檔案時，不重視對檔案的保護，也沒有及時修補破損的檔案，或者修補時未能使用專門的修補膠水，致使檔案出現二次破壞。另外，檔案管理人員在存放檔案時，經常隨意放置檔案，防塵、防潮等工作做得不到位，造成了檔案的變質、發霉以及丟失。

（二）檔案存放環境較差。由于檔案庫房是專門收藏和保護檔案的地點，因此庫房的建設必須符合一定的要求。檔案庫房在選址時不僅要遠離居民區、工業地區以及街道主干道；還要做好檔案庫房的防潮、防火以及防盜等措施，這是建設檔案庫房的兩點最基本要求。然而目前縣檔案局檔案庫房有很多地方不符合要求，很多檔案庫房都是由辦公房改造而成，沒有做好對檔案庫房門窗的防火防盜措施。有的檔案庫房的門窗還使用木質材料與單層玻璃。另外，很多檔案庫房內的設備也不達標，比如使用了熒光燈或其他節能燈等照明設備，這些燈具會放出含有大量紫外線的光線，直接影響了對紙質檔案、照片、影像等資料的保護。

（三）資金投入力度較小。縣領導一般只關注本縣的經濟發展狀況，而很少重視檔案保護工作，檔案保護工作的資金投入力度也不夠。因為檔案保護工作有著較強的專業性和技術性，很多地方都需要有足夠資金支持，比如庫房建設、設備安裝以及檔案修復等。但是，由于缺乏對檔案保護工作的重視，導致了縣檔案局建設資金的不足，很多基礎設置建設不到位，有的檔案庫房甚至缺少了必要的安全措施，這樣只能讓檔案保護工作流于形式。

（四）檔案保護措施不夠。只有檔案管理人員采用一定的措施，才能對檔案進行有效的保護。比如，檔案管理人員要調節好檔案庫房內的溫度和濕度，定期對檔案庫房進行消毒，并做好對檔案庫房的觀察和記錄。因此，檔案管理人員必須堅持實行這些措施，才能讓檔案得到有效保護。但是目前縣檔案局未能做好這些保護措施，比如，很多檔案管理人員忽視了對檔案庫房內的溫度調節，甚至根本沒有實行檔案保護措施，只有在領導檢查時才裝裝樣子，這讓檔案出現了一定程度的破損和發霉。另外，很多檔案管理人員專業素質很低，不具備檔案保護的相關技術，很多檔案管理人員都沒有接受過專業培訓，這讓檔案保護工作缺乏相關的技術理論指導。

二、加強檔案保護工作的對策

（一）樹立檔案保護意識。相關領導與檔案管理人員都要樹立檔案保護意識，正確認識到檔案保護工作的重要性。檔案管理人員要加強對檔案保護工作的重視，切實履行好自己的職責，并制定合理有效的檔案保護措施，要把檔案保護作為工作的重心，認真做好縣檔案局檔案保護工作。同時，相關領導也要重視檔案保護工作，加大檔案保護工作的投資力度，并嚴格監督檢查檔案保護措施的實行情況，從而真正確保檔案保護措施能夠得到落到實處。

（二）開展檔案業務培訓。要加強對檔案管理人員的檔案業務培訓，不僅要豐富檔案管理人員的專業檔案知識，還要提高檔案管理人員檔案保護技術能力，讓檔案管理人員能夠根據縣檔案局的實際情況，采用有效的檔案保護措施，從而實現縣檔案局檔案保護水平的提高。同時，要加強對檔案管理人員的監督檢查，對于玩忽職守，沒有履行檔案保護職責的檔案管理人員，要給予嚴厲警告或處罰，如果情節特別嚴重，還可以作出開除的處分。只有加強監管力度，才能建設出一支高素質的檔案保護員工隊伍，讓縣檔案局檔案資料得到有效保護。

（三）改善檔案存放環境。第一，要從檔案安全方面考慮，檔案庫房必須遠離人員流動頻繁的區域，要有獨立的存放地點，構成半封閉的檔案庫房環境。第二，檔案庫房的門窗要安裝防盜設施，鑰匙要由專門的檔案管理人員進行妥善保管。第三，要做好檔案庫房防光措施，通過采用有效的措施，避免紙質檔案、照片以及影像資料遭到紫外線的破壞。檔案庫房應該選擇面積較小的房間，同時也要讓門窗同檔案的箱柜垂直，這樣可在一定程度上減少紫外線的照射。并且要注意拉上窗戶的窗簾，阻止外界光源的照射，窗戶窗簾要使用遮光性較強的厚質布料。另外，檔案庫房要將白熾燈作為照明設備，不能使用紫外線較強的熒光燈或節能燈。第四，要做好檔案的防塵工作。檔案庫房要遠離城市工業區，最好位于工業區的上風區，這樣能夠防止塵埃等有害物質侵入檔案庫房。灰塵對檔案的危害極大，因為灰塵中攜帶有大量的酸堿物質，會嚴重侵蝕檔案資料，這些灰塵落在檔案上面后，也會導致檔案遭到磨損，破壞檔案的完整性。所以，檔案庫房不能建立在灰塵較多的地區，尤其要避開居民區、工業區以及街道主干道。這樣可有效避免灰塵對檔案資料造成的破壞。

（四）加強保護設備建設。檔案庫房要盡量安裝溫濕調控設備，適時地調整檔案庫房內的溫度及濕度。根據我國對檔案庫房設計的相關規定，夏季時檔案庫房溫度要低于24℃，而冬季時檔案庫房溫度要高于14℃，并且要讓濕度始終保持在45%～60%。所以，檔案庫房的墻壁、門窗以及屋頂都要使用相應的隔熱材料，并且要確保檔案庫房內通風流暢、空氣干燥，可在檔案庫房內安裝空調，這樣能夠對檔案庫房進行干燥及降溫處理，讓檔案庫房保持適宜的溫濕度。另外，檔案庫房還要遠離易燃易爆品，安裝防火門窗，處理好檔案庫房內電源與線路的走向，防止電線出現裸露，并為白熾燈安裝燈罩。另外，檔案庫房還要盡量安裝防火墻、火災報警裝置以及消防系統，這樣可在檔案庫房發生火災時，能夠及時撲滅火源。

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