淺淡企業(yè)文書檔案管理工作

文/云南東源煤業(yè)集團(tuán)曲靖鋁業(yè)有限公司 王建英

一、文書檔案管理工作的重要性

從目前來看，企業(yè)文書檔案的作用正逐漸顯現(xiàn)出來。一是為企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營提供保證，文書檔案對企業(yè)的經(jīng)營管理、發(fā)展壯大等提供重要的憑證作用，因此作為檔案管理工作者，要保證檔案資料的完整性和真實(shí)性，同時(shí)要做好整理、存儲(chǔ)和利用等工作。二是文書檔案具有歷史記載作用，通過文書檔案我們可以知曉企業(yè)的歷史，后人可以引用和借鑒歷史資料。三是文書檔案的好壞，將會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展，因?yàn)槲臅鴻n案具有較強(qiáng)的參考性，通過文書檔案可以看出一個(gè)決策的正確與否，同時(shí)，可以借鑒一些成功經(jīng)驗(yàn)，有助于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最重視企業(yè)的安全、生產(chǎn)工作，很少關(guān)心檔案工作，在一些領(lǐng)導(dǎo)眼中，檔案工作說起來重要，做起來次要；需要用檔案時(shí)重要，不用時(shí)不重要，把檔案工作想得很簡單，認(rèn)為把文件收到檔案室即可，加之檔案管理工作投入大，不見效益，所以領(lǐng)導(dǎo)不重視，簡單認(rèn)為只要把文件保存起來，需要時(shí)能夠找到提供利用就行。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任心不夠。由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，很少招聘檔案專業(yè)人員，幾乎都由辦公室人員兼任檔案管理員，所以兼職檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不夠，不能及時(shí)解決在文書檔案管理工作中存在的問題，收集檔案不齊全、在歸檔過程中分類不合理，不利于文書檔案工作順利開展，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作人員與實(shí)際工作需要脫節(jié)，缺乏系統(tǒng)性，不能有效提供利用，阻礙檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（三）文書檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)。在企業(yè)文書檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在檔號不規(guī)范，案卷標(biāo)題不規(guī)范等現(xiàn)象，一個(gè)管理員就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，從而存在組卷混亂，嚴(yán)重的卷內(nèi)目錄都存在缺失情況，檢索還靠手工檢索等。

（四）文書與檔案之間聯(lián)系不緊密。在企業(yè)實(shí)際管理工作中，文書和檔案實(shí)行分塊管理，一般文書由文秘進(jìn)行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對檔案管理工作意識(shí)薄弱，而檔案管理人員只關(guān)注檔案，對文書工作缺乏考慮，對文書內(nèi)容不熟悉等，導(dǎo)致文書與檔案脫節(jié)。

三、提高文書檔案管理工作水平的建議

（一）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。每項(xiàng)工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案工作也如此，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大多重視安全生產(chǎn)經(jīng)營工作，而疏忽了檔案工作，作為檔案管理人員，要多向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報(bào)檔案工作，由此引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的關(guān)心和支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視并投入相應(yīng)硬件、軟件設(shè)施，檔案工作的地位也就得到相應(yīng)提升，檔案工作的重要性也就得以體現(xiàn)。

（二）配備責(zé)任心強(qiáng)，懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作外行看似簡單，實(shí)質(zhì)專業(yè)性很強(qiáng)，檔案人員要有高度的責(zé)任心和具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)會(huì)利用現(xiàn)代科技進(jìn)行管理和提供利用。因此，單位要派檔案人員到相應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為檔案管理人員多提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)，由于企業(yè)兼職人員較多，所以企業(yè)要從單位實(shí)際出發(fā)，按照不同崗位、分層次對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，如項(xiàng)目部檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參加項(xiàng)目檔案專題培訓(xùn)，管人事檔案的參加人事檔案專題培訓(xùn)，文書檔案管理人員則參加文書檔案，電子文件、照片檔案等培訓(xùn)，通過培訓(xùn)進(jìn)一步提高文書檔案工作水平，進(jìn)而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其對工作有熱情，責(zé)任意識(shí)不斷加強(qiáng)，從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

（三）加強(qiáng)電子文件的管理。由于信息化水平的不斷提高，文書檔案的載體也逐漸由紙質(zhì)向電子存儲(chǔ)，因此，在實(shí)際工作中，我們不僅要注重紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔工作，還要重視電子文檔的管理，在文書檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，不斷提高文書檔案管理工作水平，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無紙化，從而提高文書檔案管理的效率。掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)化技術(shù)整理檔案，利用計(jì)算機(jī)整理文件，可以收到事半功倍的效果，利用計(jì)算機(jī)的檢索，方便快捷，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率，達(dá)到深化檢索的目的。規(guī)范文書檔案管理工作和編制電子檢索工作，檔案管理人員要結(jié)合《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的分類、編目等辦法，以此規(guī)范分類、編目，通過對文書檔案工作的程序和方法進(jìn)行規(guī)范，有效提高文書檔案工作的效率，準(zhǔn)確提供利用，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，以此減少文件歸檔時(shí)的手工操作，提高工作效率。

（四）做好文書和檔案之間的聯(lián)系。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，兩者之間相輔相成，相互獨(dú)立又相互依存，要想做好文書檔案管理工作，必須將兩者進(jìn)行統(tǒng)一，做到分工不分家。在文書檔案管理工作中，要對文書材料及時(shí)進(jìn)行整理立卷，做好歸檔工作，提升文書檔案管理工作質(zhì)量。