檔案管理工作中存在的積壓?jiǎn)栴}和解決對(duì)策

文/上海閘北人力資源發(fā)展有限公司 顏娟

檔案積壓容易造成檔案資料混亂，極不利于檔案的查找和利用，甚至丟失。為了保證檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案利用的最大化，必須做好檔案積壓的防范工作。

一、造成檔案積壓?jiǎn)栴}的成因與解決措施

造成積壓的原因多種多樣，各不相同。以下總結(jié)了其中幾個(gè)較為突出的主觀因素與客觀因素，以及相應(yīng)可采取的解決措施。

(一)主觀因素及解決措施。

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視。致使經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地得不到落實(shí)。檔案部門工作往往不作為單位的績(jī)效考核目標(biāo)，因此領(lǐng)導(dǎo)往往不重視，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存等事務(wù)性工作。多數(shù)檔案部門被并入了綜合辦公室的范疇，檔案人員也由辦公室人員兼職，經(jīng)費(fèi)也做不到專撥專用。對(duì)于這種現(xiàn)象，在崗的檔案工作人員，首先應(yīng)做好自己的本職工作。其次，在工作之余多參加檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)技能。最后多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，讓其參與其中，了解檔案工作的重要性。

2.檔案崗位工作人員的不重視。現(xiàn)在的檔案崗位工作人員較多沒(méi)有上崗證或是兼職，受其他工作的影響，不能一心一意地投入檔案管理工作。對(duì)應(yīng)整理、歸檔的資料視若無(wú)睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業(yè)職務(wù)是根據(jù)檔案專業(yè)工作實(shí)際需要設(shè)置的工作崗位，有明確的職責(zé)和任職條件，應(yīng)實(shí)行專業(yè)職務(wù)聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業(yè)檔案工作人員。高、中、初級(jí)檔案專業(yè)職務(wù)的限額應(yīng)與本單位所承擔(dān)的檔案工作任務(wù)想適應(yīng)。上崗后應(yīng)多鼓勵(lì)檔案工作人員參加繼續(xù)教育、職稱評(píng)定等活動(dòng)，提升服務(wù)意識(shí)、加強(qiáng)職業(yè)道德，正確地進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。

3.檔案管理制度的缺失或不完善。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒(méi)有將制度真正地貫徹執(zhí)行，而有些檔案管理制度沒(méi)有實(shí)際的可操作性。

對(duì)于這種現(xiàn)象，總得來(lái)說(shuō)，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過(guò)一整套的規(guī)章制度來(lái)確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時(shí)制定的制度要有實(shí)際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與應(yīng)歸檔期限，以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格控制歸檔時(shí)間能有效地防范積壓等現(xiàn)象。

(二)客觀因素及解決措施。

1.短時(shí)間內(nèi)接收大量文件、資料。檔案部門在征集、接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案時(shí)，短時(shí)間內(nèi)的大量移交會(huì)造成積壓現(xiàn)象。對(duì)于這種現(xiàn)象，首先可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時(shí)間內(nèi)接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規(guī)律性，在管理上要有預(yù)見和總結(jié)，使檔案管理工作能夠順利開展。

2.檔案庫(kù)房空間不足。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)存檔案、資料數(shù)量較以前迅速增加，入庫(kù)檔案數(shù)量徒增。庫(kù)房面積狹小，這是亟待解決問(wèn)題。首先合理使用檔案庫(kù)房現(xiàn)有空間，應(yīng)采用節(jié)約庫(kù)房空間的排架法。規(guī)范歸檔范圍，避免重復(fù)件、復(fù)印件的重復(fù)歸檔。其次，合理設(shè)置預(yù)留空間，使檔案庫(kù)房空間高效利用，不要造成浪費(fèi)。再有就是移交類別的檔案要及時(shí)按計(jì)劃向上級(jí)檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時(shí)還應(yīng)開展檔案存毀鑒定工作，規(guī)范銷毀無(wú)利用價(jià)值的檔案。檔案庫(kù)房臨近飽和時(shí)通過(guò)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，從有利于檔案保護(hù)的角度，對(duì)庫(kù)房建筑進(jìn)行建設(shè)與改建。

3.檔案工作人員的頻繁調(diào)動(dòng)或離職。基層檔案工作人員多為兼職人員，由于工作需要，更換、調(diào)動(dòng)較頻繁。雖然國(guó)家檔案局在《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范》中提出：“檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要在離職前辦好交接手續(xù)”，各單位制度中也會(huì)列明。但實(shí)踐中由于認(rèn)識(shí)不清、重視不夠、準(zhǔn)備不足等諸多原因，許多單位在檔案人員離崗時(shí)沒(méi)有做好交接工作，造成檔案工作的混亂和被動(dòng)，檔案積壓在所難免。

針對(duì)以上弊端，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)和妥善做好交接工作。首先，交接雙方要對(duì)交接工作有一個(gè)充分、全面、正確的認(rèn)識(shí)。做到“知無(wú)不言，言無(wú)不盡”“有疑必問(wèn)，有漏必查，有缺必補(bǔ)”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準(zhǔn)備工作，辦好交接手續(xù)。對(duì)工作中未盡事項(xiàng)、在辦事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等有關(guān)重要事項(xiàng)應(yīng)加以文字說(shuō)明，列出交接清冊(cè)。最后，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案交接工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。要做到及時(shí)知曉，依法監(jiān)督、指導(dǎo)，對(duì)交接失誤者應(yīng)按《檔案法》和有關(guān)條例之規(guī)定追究責(zé)任，給予相應(yīng)處罰。使因交接工作而發(fā)生的積壓從根本上解決。

二、檔案積壓的解決措施

當(dāng)檔案積壓已產(chǎn)生時(shí)，可尋求內(nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包方式解決。

（一）內(nèi)部整理。首先建立專項(xiàng)整理小組，任命組長(zhǎng)，確定直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。而在選擇整理小組成員時(shí)，必須有中、高級(jí)職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點(diǎn)在組織協(xié)調(diào)、制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查。針對(duì)所要整理的檔案，結(jié)合實(shí)際研究制定出切實(shí)可行的整理方案，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。其次，集中整理能在短時(shí)間內(nèi)將檔案整理完畢，人力與財(cái)力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關(guān)的部門人員充分參與，共同組織進(jìn)行。依據(jù)整理工作的時(shí)間要求、整理規(guī)模，核算相應(yīng)的人力、財(cái)力支出，合理制定整理工作計(jì)劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當(dāng)專項(xiàng)整理工作計(jì)劃與方案制定后，應(yīng)對(duì)整體參與人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。旨在通過(guò)授課或?qū)嶋H操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來(lái)源、存在問(wèn)題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)與手法。第四，全局統(tǒng)籌，合理分配。專項(xiàng)整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應(yīng)全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請(qǐng)充沛的預(yù)算應(yīng)對(duì)必要的支出。第五，及時(shí)的過(guò)程控制。積壓檔案的整理是個(gè)耗時(shí)但又要求縝密的工作，因此必不可少的過(guò)程控制可使整個(gè)整理理念貫徹始終，避免可能的偏差。過(guò)程控制的方式多種多樣，可通過(guò)定期抽查檢驗(yàn)、工作會(huì)議等方式及時(shí)收集、發(fā)現(xiàn)在整理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題。而專項(xiàng)整理工作的總負(fù)責(zé)人或總工程師是過(guò)程控制的關(guān)鍵控制人。第六，為整理工作提供方便。積壓檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的擱置，灰塵、斑漬等時(shí)有發(fā)生。因此，應(yīng)提供相應(yīng)的整理場(chǎng)所、整理工具。例如口罩、吸塵器、裝具等，使整理工作得以順利進(jìn)行。

（二）業(yè)務(wù)外包。業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢(shì)的專業(yè)化資源，從而達(dá)到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)對(duì)環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機(jī)密性、安全性特點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)外包的提法還非常謹(jǐn)慎。雖然說(shuō)目前一些政府機(jī)關(guān)為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術(shù)含量低的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務(wù)人員或外部專業(yè)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理。具體應(yīng)使用何種形式外包，從目前看，人力資源派遣或打包式外送加工都是可選的外包模式。相比而言，機(jī)關(guān)辦公室更適合人力資源派遣，優(yōu)勢(shì)是與派遣業(yè)務(wù)人員溝通便利，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)糾正，更易于掌握和控制外包工作進(jìn)展情況，監(jiān)督指導(dǎo)外包業(yè)務(wù)的開展情況，可避免監(jiān)管盲區(qū)。而在實(shí)施方案中，首選大型、正規(guī)的檔案中介機(jī)構(gòu)、服務(wù)商，并與之簽訂外包合同，這較適合經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的企事業(yè)單位或?qū)W校機(jī)構(gòu)。其次，政府機(jī)關(guān)等部門更適合人力資源派遣至相關(guān)崗位提供專業(yè)服務(wù)。然后便是良好的溝通，包括雙方合作條件、檔案管理要求、檔案管理制度、工作考核辦法等。科學(xué)制作合同，明確雙方權(quán)利與義務(wù)，職責(zé)與權(quán)限。最終也是最重要的一環(huán)，與外包業(yè)務(wù)人員簽訂保密協(xié)議。定時(shí)開展檔案法制宣傳教育，檔案職業(yè)道德教育，提高檔案從業(yè)人員的自身修養(yǎng)、個(gè)人評(píng)價(jià)。

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